Erst kürzlich haben wir mit unserem Partner Great Place to Work Österreich ein Webinar zum Thema KI in der HR gehalten. Gemeinsam mit Nico Lind von possibly.at und Ulrike Pfiel von Learn & Grow haben Christian Trübenbach von Great Place to Work und Alexander Zeilner von UKG unterschiedliche Perspektiven auf den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Personalwesen beleuchtet und diskutiert. Eigentlich ist die künstliche Intelligenz im Unternehmenskontext auch kein neues Thema. Bei der Digitalisierung der HR hatten bisher jedoch andere Thematiken, wie die Digitalisierung von Dokumenten oder die Compliance-Konformität und der Datenschutz Priorität. Konkret beschäftigt uns nun besonders eine Frage: Brauchen wir künstliche Intelligenz, um die Arbeit der Personalabteilung endlich verändern zu wollen?
Weg von der Negativität
Wenn es um den Einsatz von künstlicher Intelligenz im Unternehmensumfeld geht, ist die Meinung auf Mitarbeiterseite häufig negativ behaftet. Wir haben uns im Laufe des Webinars gefragt, ob das ein allgemeiner Zustand oder eher ein kulturelles Problem ist. Andere Länder sind häufig schon deutlich weiter in der Digitalisierung von Unternehmensprozessen. Es gibt weniger manifestierte Ängste, den eigenen Arbeitsplatz durch nicht kontrollierbare Umwelteinflüsse zu verlieren. Besonders in der DACH-Region ist die Betriebszugehörigkeit überdurchschnittlich hoch, in anderen Ländern gibt es einfach mehr Volatilität im Arbeitsleben. Durch den immer größer werdenden Anteil von Millennials, Gen Z- und Y-lern verändert sich auch die Arbeitseinstellung und die Angst vor technischen Neuerungen. Ist die Resistenz vor KI also einfach eine Generationsfrage, die sich von selbst lösen wird?
Aber welche Ängste haben Mitarbeitende genau? Geht es hier nur darum, den Arbeitsplatz nicht verlieren zu wollen? Ersetzbarkeit spielt eine entscheidende Rolle, aber auch die Bedenken gegenüber möglichen Sicherheitslücken, Angst vor dem Ungewissen und Neuen oder aber ganz egoistisch die Sorge, dass eine Technologie eventuell Mängel in der eigenen Arbeitsweise aufdecken könnte.
Auch die technische Affinität scheint in anderen Ländern, zum Beispiel den Niederlanden oder der USA bedeutend höher zu sein. Besonders im Deutschen Mittelstand herrscht noch eine recht hohe Resilienz vor dem Wandel. Abgesehen von der DACH-Region scheint EMEA grundlegend sensibler an den Einsatz von künstlicher Intelligenz in Personalfragen heranzugehen. Dies liegt nicht zuletzt daran, dass eine besondere Sorgfaltspflicht gilt, wenn es um den Umgang mit personenbezogenen Daten und dem Wohlbefinden der Mitarbeitenden geht. Die Konsequenz ist vor allem weniger Experimentierfreude, wenn es um Neuerung aus dem Bereich Digitalisierung geht.
One size fits all: Was kann KI eigentlich?
Grundsätzlich geht es darum den Spagat zwischen den technischen Möglichkeiten und den bestehenden Unsicherheiten im Unternehmen zu schaffen, sagt Christian Trübenbach. Das sei wichtig, um eine Grundlage für die Akzeptanz einer solchen Neuerung zu schaffen. Im Gespräch wird zudem deutlich, dass es weiter erklärungsbedürftig bleibt, was künstliche Intelligenz eigentlich ist. Christian Trübenbach erwähnt hier unter anderem die Notwendigkeit, die Thematik von ChatGPT abzugrenzen und zu erklären, was intelligente Algorithmen sind. Unser Kollege Alexander Zeilner weist zudem darauf hin, dass Unternehmen nicht den Fehler machen sollten, Machine Learning und KI gleichzusetzen.
Grundsätzlich sind die Anwendungsfelder von künstlicher Intelligenz in der Personalabteilung vielfältig. Je nach Bedarf und Einsatz variiert der Aufwand zur Implementierung jedoch stark zwischen niedrig und hoch. Populärere Einsatzgebiete sind unter anderem die Datenanalyse, das Wissensmanagement oder auch Kommunikationsbereiche. Künstliche Intelligenz findet jedoch auch bei Talentthemen, wie dem Recruiting oder der Karriereentwicklung, Weiterbildungen, im Performance Management oder der Arbeitszeitplanung Anwendung. Häufig kristallisieren sich Bedürfnisse auf Unternehmensseite auch erst mit Implementierungsstart heraus. Frei nach dem Motto „Learning by Doing“ sollte immer eine Lösung bevorzugt werden, die flexibel an die dynamischen Bedürfnisse eines Unternehmens angepasst werden kann. „Jede Minute, die durch KI gewonnen werden kann, ist eine gute Minute“, damit fasst Alexander Zeilner in einfachen Worten zusammen, was das Ziel vom Einsatz von KI in der HR sein sollte. Letztendlich sollen die Anwender so wenig Zeit wie möglich mit der Lösung verbringen, da sie bestimmte Handlungsbereiche intelligent automatisiert.
Im Umkehrschluss ist die Frage „Was kann KI eigentlich alles?“ zwar wichtig, entscheidend ist jedoch, welche Bedürfnisse im Unternehmen vorherrschen. Und hier sind sich alle Speaker unserer Session einig: Die Bedürfnisse nach der richtigen technischen Lösung variieren stark, je nach Branchenzugehörigkeit, Größe des Unternehmens oder HR-Teams oder Internationalität des Unternehmens. Vielmehr sollte der Fokus bei der Wahl einer geeigneten Lösung auf dem vorherrschenden Problem im Unternehmen als der Technologie selbst liegen.
Ready Set KI: Die richtige Vorbereitung treffen
Vorbereitung ist die halbe Miete. Das haben viele Menschen schon zu Schulzeiten oder spätestens im Studium oder der Ausbildung gehört. Auch für Unternehmen gilt, je mehr Vorkehrungen getroffen werden können, desto resilienter und krisensicherer kann gehandelt werden.
Zuerst sollten Sie sich bewusst machen, dass es immer wieder Phasen der Veränderung geben wird. Ähnlich wie in der Volkswirtschaft ist auch die Entwicklung eingesetzter Technologien und Verfahrensweisen ein ewig währender Kreislauf. In den letzten Jahrhunderten haben die Einführung der Elektrizität, die industrielle Revolution und jetzt die Digitalisierung unseren Arbeitsalltag und Fertigungsprozesse beeinflusst und positiv verändert. Zu Beginn jeder dieser neuen Veränderungen stand Skepsis.
Es ist wichtig zu verstehen, dass es nicht um das Tempo in der Einführung von KI-basierten Tools in der Personalabteilung geht. Digitalisierung ist kein Sprint, es ist ein Marathon. Analysieren Sie Ihre Ausgangslage kritisch und legen Sie ganz individuell fest, welches Ziel Sie eigentlich befolgen. Daraufhin kann dann entschieden werden, inwieweit der Einsatz von KI in Ihrer Personalabteilung sinnvoll unterstützt.
Nach der Entscheidung für ein oder mehrere Anwendungsbereiche, der Auswahl des passenden Anbieters und mit Start der Implementierung sollten Sie aktiv in die Kommunikation mit Ihrer Belegschaft gehen. Nur so nehmen Sie vorherrschenden Ängsten den Wind aus den Segeln. Schaffen Sie ein Bewusstsein für die bestehenden Bedürfnisse und die Vorteile von KI im Arbeitsalltag. Überzeugen Sie durch die positiven Eigenschaften von KI, z. B. schnelle Anpassungsfähigkeit an die Aufgabenbereiche, mehr Selbstständigkeit im Arbeitsalltag und vor allem mehr Zeit durch weniger manuelle, administrative Aufgaben. Nicht zuletzt sollten Sie auf ein offenes Mindset setzen, indem Sie Feedback aktiv fördern, denn nur so erkennen Sie mögliche Frustrationen oder unpassende Umsetzungen frühzeitig.
Ulrike Pfiel von Learn & Grow fasste die Leitlinien zur Nutzung von KI passend zusammen: Künstliche Intelligenz ist nur so gut oder effizient wie dessen Anwender, die Nutzung muss auf klaren Regeln basieren, der Fokus sollte immer auf den Menschen im Unternehmen liegen, bestehende Prozesse sollten optimiert und keine neuen im Zuge der technischen Implementierung geschaffen werden, und es braucht eine umfangreiche Wissensdatenbank, die den Austausch im Team fördert.
Ein einstimmiges Fazit zum Schluss: Mithilfe von KI lassen sich in der Personalabteilung wichtige strategische Vorteile für den Unternehmenserfolg erzielen. Sollte das Thema noch nicht auf der Prioritätenliste Ihrer HR-Investitionen stehen sollte dies spätestens 2024 der Fall werden.
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