Datenschutzerklärung zu unserer Webseite

Schutz Ihrer personenbezogenen Daten

UKG Inc. und seine Tochterunternehmen (gemeinsam „UKG“, „wir“), verpflichtet sich dafür, die Daten von Besuchern („Besucher“ und/oder „Sie“) unserer Webseite und deren Unterseiten auf https://www.ukg.com/ (die „Webseite“) zu schützen.

GELTUNGSBEREICH

Diese Datenschutzerklärung zu unserer Webseite („Datenschutzerklärung“) beschreibt die Datenschutzmaßnahmen von UKG im Zusammenhang mit Ihrer Nutzung der Webseite. Wir informieren darin über die Optionen, die Sie bezüglich der Erfassung und Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten haben, sowie über Ihre Rechte, einschließlich der Möglichkeit, auf Ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen und sie zu aktualisieren. Diese Datenschutzerklärung gilt nicht für die Datenschutzmaßnahmen von UKG für:

• Produkte und Services von UKG, die über die Webseite oder anderweitig zugänglich sind, unabhängig davon, ob sie von Kunden, Partnern oder Endnutzern von UKG genutzt werden
• eVAULT; für eVAULT existiert eine eigene Datenschutzerklärung.
• Informationen zu biometrischen Daten und den Zeiterfassungsvorrichtungen von UKG finden Sie hier.
• Kinder bzw. Minderjährige. Unsere Webseite ist für Besucher unter 18 Jahren weder gestaltet noch vorgesehen. Sollten Sie Grund zu der Annahme haben, dass ein Besucher unserer Webseite unter 18 Jahre alt ist, kontaktieren Sie uns unter [email protected]. Wir werden uns sodann bemühen, die entsprechenden Informationen aus unseren Datenbanken zu löschen.

Weitere Informationen zu den Datenschutzmaßnahmen von UKG finden Sie auf unserer Seite zum ESG-Programm – Schutz der Privatsphäre und Datenschutz.

Was sind personenbezogene Daten?

Die Datenschutzerklärung bezieht sich auf personenbezogene Daten, die wir von Besuchern unserer Website erfassen. Im Sinne dieser Datenschutzerklärung sind unter „personenbezogenen Daten“ Informationen zu verstehen, die UKG von einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person erfasst. Gemeint sind auch entsprechende Bezeichnungen anderer Gerichtsbarkeiten.

Links zu Webseiten von Drittanbietern

Die Webseite kann Links zu Webseiten und/oder Informationen Dritter enthalten. Wenn Sie auf diese Links zugreifen, verlassen Sie die Webseite von UKG und werden auf die Webseite eines Drittanbieters weitergeleitet. UKG hat keine Kontrolle über diese Drittanbieter-Webseiten, sodass deren Datenschutzmaßnahmen von UKG's Datenschutzmaßnahmen abweichen können. Wir geben keine Empfehlung von Drittanbieter-Webseiten ab noch machen wir Zusicherungen in Bezug auf Drittanbieter-Webseiten. Wenn Sie personenbezogene Daten an Drittanbieter-Webseiten weitergeben, wird die Verarbeitung durch diese Dritten nicht von dieser Datenschutzerklärung abgedeckt. Wir empfehlen Ihnen, die Datenschutzerklärung von allen Webseiten und Unternehmen zu prüfen, bevor Sie ihnen personenbezogene Daten weitergeben.

ERFASSUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN DURCH UKG

Quellen personenbezogener Daten und personenbezogene Daten, die wir erfassen:

UKG erfasst personenbezogene Daten aus verschiedenen Quellen, z.B.:

• direkt von Besuchern der Webseite, darunter auch Bewerber;
• von Dienstleistern oder anderen Drittanbietern; und
• automatisch durch den Seitenaufruf oder eine Aktivität auf unserer Webseite durch einen Besucher der Webseite.

In den untenstehenden Abschnitten erfahren Sie mehr dazu, wie UKG personenbezogene Daten erfasst und welche personenbezogenen Daten erfasst werden.

Vorgehensweise bei der Erfassung personenbezogener Daten

UKG erfasst personenbezogene Daten, wenn Sie unsere Webseite besuchen und wenn Sie sich dafür entscheiden, uns personenbezogene Daten mitzuteilen. Wir erfassen zum Beispiel Daten, wenn Sie uns über unsere Webseite kontaktieren, wenn Sie Ihre E-Mail-Adresse, Telefonnummer oder ähnliche Daten angeben, z.B. wenn Sie sich bei einem Webinar anmelden. Bewerber, die ein Bewerbungsformular für eine Stelle bei UKG ausfüllen oder ein Profil auf dieser Webseite erstellen, können auch Referenzen und andere für die Bewerbung relevante Informationen angeben.

Beispiele für personenbezogene Daten, die wir erfassen

Quelle	Datenelemente	Art der Erfassung/Zweck/Gesetzliche Grundlage
Zu den von einem Besucher der Website erfassten personenbezogenen Daten gehören beispielsweise:	Name Unternehmen Stellenbezeichnung Adresse Telefonnummer E-Mail-Adresse	Ziel ist es, die Zwecke der Erfassung oder Bereitstellung von Informationen zu erfüllen. Dazu gehören auch die Kommunikation mit Ihnen und die Beantwortung von Anfragen und Anträgen.         Gesetzliche Grundlage: Berechtigtes Interesse
Dritte oder öffentlich zugängliche Quellen (einschließlich gekaufter geschäftlicher Kontaktdaten)	Vorname Nachname Geschäftliche E-Mail-Adresse Telefonnummer Name des Unternehmens Position Funktion Adresse des Unternehmens Online-Kennung Beruflicher Werdegang	Marketingmöglichkeiten für potenzielle Kunden und zur Verbesserung der Relevanz der Inhalte auf unserer Website und unserer Werbung.         Wir können personenbezogene Daten von Dritten erfassen oder erhalten, unter anderem von unseren Tochterunternehmen, Marketingunternehmen, Websites mit Stellenausschreibungen und Personalvermittlungsfirmen. Diese Daten können von Dritten lizenziert oder öffentlich zugänglich sein.            Wir erfassen geschäftliche Kontaktdaten zur Kundenverwaltung im Zusammenhang mit der Nutzung von Software-as-a-Service-Anwendungen oder professionellen Services von UKG.            Gesetzliche Grundlage: Berechtigtes Interesse
Daten auf der Website	Vorname Nachname Geschäftliche E-Mail-Adresse Telefonnummer Name des Unternehmens Position Funktion Adresse Foto* Social-Media-Profile* Fachgebiete*            * In einigen Bereichen der Website, einschließlich der UKG Community, ist die Erstellung eines Benutzerkontos erforderlich. Im Rahmen dieses Benutzerkontos können Sie uns zusätzliche Informationen zur Verfügung stellen.	Analysedaten            Gesetzliche Grundlage: Berechtigtes Interesse
Daten bei UKG-Veranstaltungen	Vorname Nachname Geschäftliche E-Mail-Adresse Telefonnummer Name des Unternehmens Notfallkontakt (in einigen Fällen) Ernährungsspezifische Präferenzen (in einigen Fällen) Informationen zu Gesundheit und Sicherheit (in einigen Fällen) Rechnungsdaten (z. B. Name und Anschrift des Rechnungsempfängers und Kreditkartennummer)	Wenn Sie sich für eine von UKG gesponserte Veranstaltung anmelden, benötigen wir unter Umständen bestimmte Daten.            Gesetzliche Grundlage: Vertragserfüllung und berechtigtes Interesse
Direkt über Social-Media-Funktionen erfasste Daten	IP-Adresse	Unsere Website kann Social-Media-Funktionen wie Videoverknüpfungen und andere Funktionen enthalten, um Ihr Interesse an unserer Website und anderen Materialien abzubilden. Zur Aktivierung dieser Funktionalität werden möglicherweise Cookies gespeichert. Diese Funktionalität kann von Drittanbietern oder direkt auf unserer Webseite gehostet werden. Die Nutzung dieser von Drittanbietern bereitgestellten oder gehosteten Funktionen und die Interaktion damit liegen in Ihrem eigenen Ermessen und unterliegen den Datenschutzrichtlinien der bereitstellenden Unternehmen.            Gesetzliche Grundlage: Berechtigtes Interesse
Kundendaten zur Kontoverwaltung	Vorname Nachname Geschäftliche E-Mail-Adresse Telefonnummer Name des Unternehmens Position Funktion Adresse des Unternehmens Online-Kennung	Wir erfassen geschäftliche Kontaktdaten zur Kundenverwaltung im Zusammenhang mit der Nutzung von Software-as-a-Service-Anwendungen oder professionellen Services von UKG.         Gesetzliche Grundlage: Berechtigtes Interesse
Analysedaten	IP-Adresse Mobiltelefonnummer Eindeutige Identifikationsnummer zur Verifizierung E-Mail-Adresse	Unsere Website kann Daten zur Nutzungshäufigkeit der Anwendung, den Ereignissen innerhalb der Anwendung, zusammengefasste Nutzungs- und Leistungsdaten sowie Ihre IP-Adresse aufzeichnen. Wir verknüpfen die Daten, die wir in der Analysesoftware speichern, nicht mit personenbezogenen Daten, die Sie auf der Website eingeben.          Wenn Sie bestimmte von UKG zur Verfügung gestellte Systeme nutzen, werden wir Daten von Ihnen erfassen, um eine mehrstufige Authentifizierung zu ermöglichen, z. B. Ihre Mobiltelefonnummer, Ihre E-Mail-Adresse oder eine eindeutige ID zur Verifizierung.          Gesetzliche Grundlage: Berechtigtes Interesse

Cookies und ähnliche Technologien 

Wie viele andere Webseiten verwendet UKG Cookies und ähnliche Tracking-Technologien (u. a. für Analysen, Funktionalität, Werbung und andere Zwecke). Weitere Informationen über die von uns verwendeten Technologien und darüber, wie Sie diese steuern können, finden Sie in unserer Cookie-Richtlinie.

Sonstige Daten 

Wenn UKG andere personenbezogene Daten von Ihnen erfasst, werden wir Ihnen mitteilen, um welche Art von Daten es sich handelt und warum wir diese erfassen.

NUTZUNG IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN DURCH UKG

Gründe für die Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten:

UKG handhabt personenbezogene Daten in Einklang mit gesetzlichen Grundlagen wie Vertragserfüllung oder berechtigtes Interesse. Darüber hinaus können wir personenbezogene Daten für folgende Zwecke verarbeiten:

• zur Erfüllung des Zwecks der Erfassung oder Bereitstellung von Informationen, einschließlich der Kommunikation mit Ihnen und der Beantwortung Ihrer Anfragen und Anträge;
• zur Optimierung unserer Webseite, Produkte und Dienstleistungen durch Tests, Forschung, Analyse und Produktentwicklung;
• zur Vermarktung, Werbung und Förderung unserer Produkte und Dienstleistungen, z.B um Ihnen Vorschläge und Empfehlungen zu Produkten oder Dienstleistungen zu machen, die für Sie von Interesse sein könnten;
• zur Bereitstellung von Support und Informationen zu unseren Produkten und Dienstleistungen über einen virtuellen Assistenten, auch bekannt als Chatbot, der rund um die Uhr auf unseren Webseiten verfügbar ist;
• zum Angebot von Schulungen für die Produkte und Dienstleistungen, wie z.B. die Bereitstellung von Schulungsmaterialien oder Veranstaltungen (persönlich oder online), für die wir Ihre personenbezogenen Daten verwenden können, um Hinweise und Informationen zu solchen Schulungen und Veranstaltungen bereitzustellen;
• zur Überprüfung und Verifizierung der Informationen von Bewerbern;
• für Sicherheits-, Prüfungs-, interne Ermittlungs- und Betrugspräventionszwecke, z.B. um unbefugten Zugriff oder unbefugte Weitergabe zu verhindern, die Datengenauigkeit aufrechtzuerhalten, die Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit Ihrer personenbezogenen Daten zu schützen, nur die geeignete Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten zuzulassen und um betrügerische, schädliche, unbefugte, unethische oder illegale Handlungen zu erkennen;
• zur Bewältigung rechtlicher Auseinandersetzungen, z.B. in Verbindung mit der Begründung, Ausübung oder Verteidigung unserer Rechtsansprüche, wenn dies für unser berechtigtes Interesse oder das berechtigte Interesse anderer erforderlich ist;
• zur Verbesserung des Inhalts und Formats unserer Webseite durch die Verwendung von Cookies und ähnlichen Technologien, z.B. um die Präferenzen unserer Besucher der Webseite zu ermitteln, Trends zu analysieren, die Webseite zu verwalten, die Nutzung der Webseite zu analysieren und demografische Daten über die Besucher der Webseite einzuholen;
• zum besseren Verständnis der Funktionalität unserer mobilen Anwendungen, wobei wir die über die mobilen Anwendungen erfassten Nutzungsdaten nicht mit personenbezogenen Daten verknüpfen, die Sie in der mobilen Anwendung angeben;
• für andere Zwecke, für die Sie Ihre Zustimmung erteilt haben;
• zur Zusammenfassung oder Unkenntlichmachung Ihrer personenbezogenen Daten, sodass die Daten nicht mehr mit Ihnen oder Ihrem Gerät in Verbindung gebracht werden können, und zur Verwendung und Weitergabe dieser Daten für alle Geschäftszwecke in Übereinstimmung mit dem geltenden Recht; und
• zur Erfüllung aller geltenden rechtlichen Verpflichtungen, z.B. Vorladungen und andere gerichtliche Anordnungen zur Datenverarbeitung, wenn wir der Ansicht sind, dass eine rechtliche Verpflichtung dazu besteht.

WEITERGABE IHRER PERSONENBEZOGENEN DATEN DURCH UKG

Bitte beachten Sie, dass UKG keine personenbezogenen Daten an Dritte verkauft oder willkürlich Dritten zukommen lässt. Der Begriff „verkaufen“, dessen Definition in den geltenden Gesetzen festgehalten ist, bedeutet die Weitergabe personenbezogener Daten an Dritte gegen eine finanzielle oder andere Vergütung.

In den nachfolgenden Abschnitten erhalten Sie Informationen darüber, wie wir Ihre personenbezogenen Daten unter Umständen weitergeben.

Verbundene Unternehmen:

Wir können Ihre personenbezogenen Daten an unsere verbundenen Unternehmen weitergeben, um die Bereitstellung von Produkten oder Services zu vereinfachen oder eine Aufgabe zu erfüllen, die Sie angefordert haben.

Dritte (Zulieferer/Dienstleister):

Wir können Dritte (Zulieferer und/oder Dienstleister) engagieren, um die Bereitstellung von Produkten oder Dienstleistungen zu vereinfachen (oder bestimmte Funktionen wie z.B. die Optimierung oder Bereitstellung von Produkt- und Dienstleistungsangeboten durchzuführen); eine Aufgabe zu erfüllen, die Sie angefordert haben; Schulungen anzubieten, Marketing und Werbung zu betreiben, die Webseite zu betreiben, zu sichern und zu optimieren und die Zusammenarbeit mit unseren Partnern zu koordinieren.  

Wir haben Verträge mit solchen Drittanbietern abgeschlossen, um bestimmte Funktionen in unserem Auftrag und auf unsere Anweisung hin auszuführen. Diese Drittanbieter sind an Vereinbarungen gebunden, die Vertraulichkeits- und andere Datenschutzbestimmungen enthalten, die sicherstellen sollen, dass die Drittanbieter Ihre personenbezogenen Daten nur in dem Umfang verwenden, der erforderlich ist, um diese vertraglich vereinbarten Dienstleistungen gemäß unseren Anweisungen (und für die von uns genannten Zwecke) zu erbringen. 

UKG kann den Leistungen Dritter für Marketingzwecke nutzen, beispielsweise für die Durchführung von E-Mail-Kampagnen. In solchen Fällen fungiert UKG als Datenverantwortlicher und ein virtueller Assistent (Chatbot) als Datenverarbeiter. Es bestehen Datenschutzvereinbarungen, die den Schutz und die Verwendung Ihrer Daten gemäß dieser Datenschutzerklärung sicherstellen.

Sonstige Weitergabe

Wir können Ihre personenbezogenen Daten bei Bedarf aus folgenden Gründen weitergeben:

• zur Bereitstellung von Kundenservice oder technischem Support für Schulungen oder Webinare, für die Sie sich anmelden oder an denen Sie teilnehmen;
• für unsere Verwaltungs- und Geschäftsbetriebszwecke und um Aufzeichnungen über Ihr Verhältnis zu uns zu führen;
• zur Einhaltung von Gesetzen oder rechtlichen Verpflichtungen, z.B. gegenüber Strafverfolgungsbehörden, Regierungsbehörden oder anderen Dritten als Reaktion auf eine rechtmäßige Anforderung von Daten einer zuständigen Behörde, wenn wir der Ansicht sind, dass die Weitergabe dem geltenden Recht oder sonstigen Vorschriften bzw. rechtlichen Verfahren entspricht oder anderweitig erforderlich ist, einschließlich um Anforderungen der nationalen Sicherheit oder Strafverfolgung nachzukommen;
• zur Bewältigung rechtlicher Auseinandersetzungen und zur Durchführung interner Prüfungen und Untersuchungen, z.B. zum Schutz und zur Verteidigung unserer Rechtsansprüche und unseres Eigentums, zur Untersuchung betrügerischer oder illegaler Handlungen und zur Durchführung interner Prüfungen der Finanzen, Sicherheit oder anderer Bereiche;
• zum Schutz unserer Webseite, Produkte und Dienstleistungen gegen Missbrauch oder unbefugte Nutzung;
• zum Schutz der persönlichen Sicherheit oder des Eigentums unserer Benutzer oder der Öffentlichkeit (das bedeutet u. a., dass bei der Angabe falscher Daten oder bei dem Versuch, eine andere Identität als die eigene auszugeben, Daten über Sie im Rahmen der Untersuchung der Vorgänge weitergegeben werden können);
• im Zusammenhang mit oder während der Verhandlung über eine Fusion, den Verkauf von Unternehmensaktiva, eine Konsolidierung oder Umstrukturierung, die Finanzierung oder den Erwerb des gesamten Unternehmens oder eines Teils davon durch oder an ein anderes Unternehmen, einschließlich der Übertragung von Kontaktdaten und Daten von Kunden, Partnern und Endnutzern;
• in zusammengefasster und unkenntlich gemachter oder anonymisierter Form; und
• voraussetzung ist, dass Sie Ihre Zustimmung zur Weitergabe der Informationen erteilt haben.

Abgesehen von den in dieser Datenschutzerklärung genannten Fällen werden wir Ihre personenbezogenen Daten nach Möglichkeit nicht an unbekannte oder selbstständige Dritte weitergeben oder mit personenbezogenen Daten von anderen Kunden oder Unternehmen abgleichen .

ÜBERMITTLUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

Übermittlung auf internationaler Ebene

UKG wird bei Übermittlungen an Unterverarbeiter die Standardvertragsklauseln oder das „International Data Transfer Agreement“ (Abkommen zur internationalen Datenübermittlung) des Vereinigten Königreichs zum Einsatz bringen , vorbehaltlich von grenzüberschreitenden Mechanismen für Übermittlungen zwischen Unternehmen der UKG-Gruppe.

Diese Vorgehensweise entspricht den europäischen Vorschriften für die Übermittlung oder Verarbeitung personenbezogener Daten durch UKG außerhalb des EWR, der Schweiz und des Vereinigten Königreichs oder in einem anderen Rechtsraum als dem des EWR, der Schweiz, des Vereinigten Königreichs oder anderer von der Europäischen Kommission anerkannter Länder, die einen „angemessenen“ Datenschutz gewährleisten.

Weitere Informationen darüber, wie UKG den Anforderungen aus der Schrems-II-Rechtsprechung gerecht wird, finden Sie in der  Erklärung zu Risiken und Auswirkungen der Datenübermittlung.

Datenschutzschild

UKG hält die vom US-Handelsministerium (U.S. Department of Commerce) festgelegten Bestimmungen des Datenschutzrahmens EU-USA, des Datenschutzrahmens CH-USA sowie des Datenschutzrahmens GB-USA (kollektiv „Datenschutzrahmen“) zur Erfassung, Nutzung und Speicherung von personenbezogenen Daten, die aus der Europäischen Union, der Schweiz bzw. aus Großbritannien übermittelt werden, ein. UKG hat gegenüber dem US-Handelsministerium nachgewiesen, dass es die Grundsätze des Datenschutzrahmens einhält. Im Falle eines Widerspruchs zwischen den Bestimmungen der vorliegenden Datenschutzerklärung und den Grundsätzen des Datenschutzrahmens gelten die Grundsätze des Datenschutzrahmens. Weitere Informationen zum Datenschutzrahmen-Programm und unsere entsprechende Zertifizierung finden Sie auf der Webseite zum Datenschutzrahmen.

Verarbeitete Daten: UKG stellt HR-Managementtools bereit, die unsere Kunden für ihre Mitarbeiter nutzen. Im Rahmen der Bereitstellung dieser Tools verarbeitet UKG Daten, die unsere Kunden an unsere Services übermitteln oder die wir in ihrem Namen verarbeiten. Wenngleich unsere Kunden selbst entscheiden, welche Daten verarbeitet werden, gehören dazu in der Regel Informationen über ihre Mitarbeiter, darunter Kontaktinformationen, Zeitpläne und Gehaltsabrechnungen. Zwecke der Datenverarbeitung: UKG verarbeitet die von Kunden übermittelten Daten zur Bereitstellung der Online-Services von UKG für den Kunden. Zur Erfüllung dieser Zwecke kann es erforderlich werden, dass UKG auf die Daten zugreift, etwa um die jeweiligen Services zu erbringen, technische oder servicebezogene Probleme zu beheben, auf Supportanfragen des Kunden zu reagieren oder Anweisungen des Kunden zu befolgen, der die Daten übermittelt hat, etwa um Vertragsanforderungen zu erfüllen oder die Sicherheit zu überwachen.

Anfragen und Beschwerden: Wenn Sie der Auffassung sind, dass UKG Ihre personenbezogenen Daten in einem der Services innerhalb unserer Datenschutzrahmen-Zertifizierung speichert, können Sie Anfragen oder Beschwerden bezüglich der Einhaltung des Datenschutzrahmens an [email protected] richten. Sie erhalten innerhalb von 45 Tagen eine Antwort von UKG. Wenn Sie ungelöste Bedenken zu Datenschutz oder Datennutzung haben, mit denen wir uns nicht zufriedenstellend befasst haben, wenden Sie sich bitte (kostenlos) an unseren externen Schlichter in den USA unter https://feedback-form.truste.com/watchdog/request. Wenn weder UKG noch unser Schlichter Abhilfe bezüglich Ihrer Beschwerde schaffen kann, besteht mitunter die Möglichkeit, ein verbindliches Schiedsverfahren über das Data Privacy Framework Panel einzuleiten. Weitere Informationen zu dieser Option finden Sie in Anhang I der Grundsätze des Datenschutzrahmens EU-USA.

Dritte, die personenbezogene Daten erhalten können: UKG arbeitet mit einer begrenzten Anzahl von Drittanbietern zusammen, die uns bei der Erbringung unserer Services für unsere Kunden unterstützen. Diese Drittanbieter bieten verschiedene Dienste an, darunter auch Datenspeicherdienste. Es ist daher möglich, dass diese Dritte im Rahmen der Erbringung ihrer Dienstleistungen auf personenbezogene Daten zugreifen, diese verarbeiten oder speichern. UKG hat Verträge mit diesen Dritten abgeschlossen, die deren Zugriff, Verwendung und Weitergabe personenbezogener Daten einschränken, sodass wir unsere Verpflichtungen aus dem Datenschutzrahmen weiterhin erfüllen. Dazu gehören auch Bestimmungen über die Weiterleitung von Daten. UKG ist dafür verantwortlich und haftbar, wenn Dritte diesen Verpflichtungen nicht nachkommen, und haftet insbesondere für daraus entstandene Schäden.

Ihre Rechte auf Zugang, Einschränkung der Nutzung und Einschränkung der Weitergabe: EU-Bürgern und Bürgern der Schweiz stehen Rechte zu, die es ihnen ermöglichen, auf ihre personenbezogenen Daten zuzugreifen sowie deren Nutzung und Weitergabe einzuschränken. Mit der Selbstzertifizierung für den Datenschutzrahmen hat sich UKG dazu verpflichtet, diese Rechte zu wahren. Mit Ausnahme von MyPeopleDoc Employee Vault und Immedis Tax Services haben die Mitarbeiter von UKG nur begrenzte Möglichkeiten, auf die Daten zuzugreifen, die unsere Kunden an unsere Services übermitteln. Wenn Sie den Zugang zu Ihren Daten oder die Einschränkung ihrer Nutzung oder Weitergabe beantragen möchten, nennen Sie uns bitte den Namen des Kunden, der Ihre Daten an unsere Services übermittelt hat. Wir werden Ihre Anfrage an diesen Kunden weiterleiten und ihn bei Bedarf bei der Beantwortung Ihrer Anfrage unterstützen.

Durchsetzung durch die U.S. Federal Trade Commission: Die Verpflichtungen von UKG innerhalb des Datenschutzrahmens unterliegen den Untersuchungs- und Vollstreckungsbefugnissen der U.S. Federal Trade Commission.

Pflicht zur Offenlegung: UKG kann verpflichtet sein, personenbezogene Daten auf rechtmäßige behördliche Aufforderung offenzulegen, etwa zur Erfüllung von Anforderungen zur nationalen Sicherheit oder zur Strafverfolgung. UKG führt darüber entsprechende Transparenzberichte.

APEC

Die in dieser Datenschutzerklärung beschriebenen Datenschutzmaßnahmen von UKG halten das „APEC Cross Border Privacy Rules System“ (Grenzübergreifendes Datenschutzregelsystem der APEC, CBPR) ein.  Das CBPR-System der APEC bietet Unternehmen einen Rahmen, um den Schutz von personenbezogenen Daten, die innerhalb der teilnehmenden APEC-Staaten übermittelt werden, sicherzustellen.  Weitere Informationen zum APEC-System finden Sie hier.

SPEICHERUNG PERSONENBEZOGENER DATEN

UKG speichert personenbezogene Daten nur für den Zeitraum, der für die Erfüllung der Zwecke notwendig ist, für die die Daten erfasst wurden, oder der gemäß geltendem Recht notwendig oder zulässig ist (einschließlich Lösung von Streitfällen), und in Einklang mit unseren Kundenverträgen.

Bei der Festlegung der angemessenen Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten berücksichtigen wir die Menge, Art und Sensibilität der personenbezogenen Daten, das potenzielle Risiko einer Schädigung durch unbefugte Nutzung oder Weitergabe der personenbezogenen Daten, die Zwecke, für die wir Ihre personenbezogenen Daten verarbeiten und ob wir diese Zwecke mit anderen Mitteln erreichen können, sowie die geltenden gesetzlichen Bestimmungen.

Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten nicht mehr benötigen, werden wir sie entweder löschen oder unkenntlich machen oder, falls dies nicht möglich ist, sie in Übereinstimmung mit dieser Datenschutzerklärung sicher aufbewahren und die Daten nicht mehr verwenden, bis sie gelöscht werden können. Wenn wir Ihre personenbezogenen Daten unkenntlich machen (sodass sie nicht mehr mit Ihnen in Verbindung gebracht werden können), speichern wir diese Daten unter Umständen für längere Zeit.

RECHTE BETROFFENER PERSONEN

Im Einklang mit geltendem Recht und abhängig von Ihrem Standort können Sie einige oder alle der folgenden Rechte bezüglich der Erfassung, Nutzung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten ausüben:

• Zugriff auf die personenbezogenen Daten, die wir über Sie vorhalten;
• Aktualisierung und Berichtigung ungenauer oder unvollständiger personenbezogener Daten über Sie;
• Anforderung zur Löschung Ihrer personenbezogenen Daten;
• Widerspruch oder Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten;
• Erhalt der personenbezogenen Daten, die Sie zu einem früheren Zeitpunkt an UKG übermittelt haben, in einem maschinenlesbaren Format, mit dem Sie die personenbezogenen Daten nach eigenem Ermessen an ein anderes Unternehmen übermitteln können;
• das Recht, nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung – einschließlich Profiling – beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Ihnen gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Sie in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt; und
• Beschweren Sie sich direkt bei Ihrem zuständigen Regierungsvertreter (z.B. bei Ihrer Aufsichtsbehörde) über die Art und Weise der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten.
• Schlichtung

Geltendmachung von Rechten

Zum Schutz Ihrer Daten und Sicherheit unternehmen wir angemessene Schritte zur Prüfung Ihrer Identität, bevor wir Ihnen Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten gewähren. Befolgen Sie die untenstehenden Anweisungen je nachdem, in welchem Verhältnis Sie zu UKG stehen, und geben Sie die geforderten Daten an, damit wir Ihre Anfrage entsprechend bearbeiten können.  Wir beantworten Ihre Anfrage in einem angemessenen zeitlichen Rahmen und entsprechend des an Ihrem Standort geltenden Rechts.

Wenn Sie außerhalb von Kalifornien wohnen und Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten oder die Löschung von bereits zur Verfügung gestellten personenbezogenen Daten (Recht auf Vergessen) anfordern möchten, wenden Sie sich an [email protected].

EINWOHNER VON KALIFORNIEN – DATENSCHUTZERKLÄRUNG FÜR KALIFORNIEN

Das kalifornische Verbraucherdatenschutzgesetz (California Consumer Privacy Act, „CCPA“) gewährt Einwohnern von Kalifornien bestimmte Rechte in Bezug auf den Datenschutz. Wenn Sie ein Einwohner Kaliforniens sind, klicken Sie hier, um mehr über die Datenschutzmaßnahmen von UKG unter der Einhaltung des CCPA zu erfahren.

„Do Not Track“

Einige Internet-Browser können so konfiguriert sein, dass sie „Do Not Track“-Signale an die von Ihnen besuchten Webseiten senden.  Wir reagieren derzeit nicht auf „Do Not Track“- oder ähnliche Signale.  Klicken Sie hier, um weitere Informationen über „Do Not Track“-Signale zu erhalten.

BEWERBER UND KANDIDATEN VON UKG

Wenn Sie UKG-Bewerber sind und mehr darüber erfahren möchten, wie UKG personenbezogene Daten von Bewerbern verarbeitet, lesen Sie bitte diesen Abschnitt.

Dieser Abschnitt gilt für die Verarbeitung personenbezogener Daten durch UKG, die wir im Zusammenhang mit unserem Rekrutierungsverfahren und Ihrer Bewerbung für eine Beschäftigung bei UKG erheben. Dieser Abschnitt gilt für Personen, die sich um eine Stelle bei UKG bewerben oder Dienstleistungen für UKG erbringen (einschließlich derzeitiger Mitarbeiter, die sich um neue Stellen bei uns bewerben) („Sie“ oder „Personen“).

In diesem Abschnitt werden die Kategorien personenbezogener Daten beschrieben, die wir in Verbindung mit dem Rekrutierungs- und Onboarding-Prozess zu Mitarbeitern erfassen. Er führt außerdem die Zwecke auf, für die wir diese personenbezogenen Daten erfassen, die Parteien, denen wir die personenbezogenen Daten mitunter zur Verfügung stellen, und wie UKG die personenbezogenen Daten schützt. Nachfolgend finden Sie zudem Informationen über Ihre Rechte und Wahlmöglichkeiten in Bezug auf Ihre personenbezogenen Daten sowie darüber, wie Sie uns kontaktieren können, um Ihre personenbezogenen Daten zu aktualisieren oder sich über unsere Datenschutzmaßnahmen zu informieren.

1. Personenbezogene Daten, die wir erfassen

Im Zusammenhang mit Ihrer Bewerbung und im Rahmen unseres Rekrutierungsverfahrens erheben wir, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist, folgende personenbezogene Daten über Sie:

Datenkategorie	Grund für die Verarbeitung*
Einwanderungsstatus und Arbeitserlaubnis (falls zutreffend)	Prüfung der Ordnungsmäßigkeit Ihres Beschäftigungsstatus
Kontaktinformationen (wie E-Mail-Adresse, Telefon, Adresse, Stadt, Bundesland, Postleitzahl, Land)	Kontaktaufnahme
Angaben zur Person (z. B. Vorname, Nachname) Geschlecht	Identifizierung
Lebenslauf/Profil Gehaltswunsch (falls zutreffend) Ausbildungsverlauf Ergebnisse des Auswahlverfahrens Online-Kennungen und die Nutzung von Websites, Geräten und mobilen Apps sowie vergleichbare Informationen, die mit automatischen Mitteln wie Cookies und ähnlichen Technologien erfasst werden Gehaltsentwicklung (soweit nach den örtlichen Gesetzen zulässig)	Bearbeitung der Bewerbung
Alle anderen Informationen, die Sie uns freiwillig mitteilen, z. B. in Ihrem Lebenslauf/Profil und/oder während eines Vorstellungsgesprächs Steueridentifikationsnummer (länderspezifisch)	Bearbeitung der Bewerbung und Überprüfung Ihrer Eignung für derzeitige und zukünftige potenzielle Funktionen
Zeitliche Verfügbarkeit	Planung
Beruflicher Werdegang URL Ihres LinkedIn-Profils, öffentlich zugängliche Bereiche Ihres LinkedIn-Profils, falls Sie uns diese zur Verfügung gestellt haben, und andere fachliche Websites, die Sie uns zur Verfügung gestellt haben Ergebnisse von Tests vor der Einstellung (z. B. psychometrische Tests, Kreditwürdigkeitsprüfungen und andere, strengen Auflagen unterliegende Screenings, soweit gesetzlich zulässig) Bestandsaufnahme Ihrer Fähigkeiten (einschließlich der aus Assessments, die Sie eventuell im Rahmen des Bewerbungsverfahrens durchlaufen) Video-/Fotomaterial oder Tonaufzeichnungen (z. B. über virtuelle Interviews und/oder Videoüberwachung, falls zutreffend)	Überprüfung Ihrer Eignung für derzeitige und zukünftige potenzielle Funktionen

* Rechtmäßige Grundlage für alle oben genannten Punkte: Die Verarbeitung ist für die Anfertigung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich und es besteht ein berechtigtes Interesse an den Daten. Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe geltender Gesetze und Vorschriften.

In bestimmten Gerichtsbarkeiten und nur in dem nach geltendem Recht zulässigen Umfang kann UKG sensible personenbezogene Daten wie die ethnische Herkunft, gesundheitsbezogene Daten (z. B. Informationen über Behinderungen), Angaben zu religiösen Überzeugungen und zur Mitgliedschaft in einer Gewerkschaft für die in Abschnitt 2 unten genannten Zwecke verarbeiten.

Soweit nach geltendem Recht zulässig, kann UKG personenbezogene Daten direkt von Ihnen über unser Karriereportal und indirekt von Dritten erhalten (z. B. von ehemaligen Arbeitgebern, Bildungseinrichtungen, öffentlich zugänglichen Quellen und beruflichen Netzwerken wie LinkedIn, Online-Rekrutierungsplattformen, Personalvermittlungen und staatlichen Stellen).

2. Nutzung Ihrer personenbezogenen Daten

Wir können Ihre personenbezogenen Daten für folgende Zwecke verwenden:

Art der Verarbeitung

Identifizierung Ihrer Person und Kontaktaufnahme mit Ihnen Prüfung Ihrer Bewerbung Prüfung Ihrer Bewerbung Planung und Durchführung von Interviews Bestimmung Ihrer Eignung für derzeitige und zukünftige potenzielle Aufgaben bei uns Kontaktaufnahme mit Referenzgebern oder anderen Personen, die Auskunft über Ihren beruflichen Werdegang geben können Durchführung von Screenings und Tests vor der Einstellung Eventuelle Vorbereitung von Beschäftigungskonditionen oder eines Arbeitsvertrags Finanzplanung und Budgetierung Beteiligung an Initiativen zur Förderung von Vielfalt und Chancengleichheit (sofern nach geltendem Recht zulässig und/oder erforderlich)

Beteiligung an Initiativen zur Förderung von Vielfalt und Chancengleichheit (sofern nach geltendem Recht zulässig und/oder erforderlich) Treffen geeigneter Vorkehrungen für die Ausstattung und Sicherheit am Arbeitsplatz Treffen von Entscheidungen zur Personalbesetzung Durchsetzung unserer Richtlinien und gesetzlicher Vorgaben Verbesserung und Weiterentwicklung unserer Rekrutierungsprozesse   (einschließlich Umfragen) Sicherstellung von Sicherheit und Schutz unserer Systeme Prüfung, Untersuchung und Analyse unserer Rekrutierungserfahrung auf unseren Websites Beantwortung von Anfragen und Beschwerden und Beilegung von Streitigkeiten Durchführung von Datenanalysen zur Nutzung unserer Rekrutierungsseiten und -programme Einhaltung gesetzlicher und anderweitiger Anforderungen

*Rechtmäßige Grundlage für alle oben genannten Punkte: Die Verarbeitung ist für die Anfertigung eines Vertrags mit Ihnen erforderlich und es besteht ein berechtigtes Interesse an den Daten. Die Verarbeitung erfolgt nach Maßgabe geltender Gesetze und Vorschriften.

Im Rahmen der Überprüfung unserer Rekrutierungsaktivitäten und Implementierung geeigneter Verbesserungen sowie im Zuge der Einhaltung unserer Richtlinien (z. B. Initiativen für Chancengleichheit) verwenden wir aggregierte Daten.

UKG verarbeitet personenbezogene Daten für die oben genannten Zwecke nur im gesetzlich zulässigen Rahmen und wenn erforderlich nur dann, wenn eine Rechtsgrundlage dafür besteht. In bestimmten Fällen, etwa bei der Besetzung vakanter Stellen, können wir Ihre personenbezogenen Daten unter Hinzuziehung automatisierter Rekrutierungstools verarbeiten. Alle Entscheidungen unter Einsatz automatisierter Rekrutierungstools beinhalten jedoch auch eine menschliche Überprüfung und/oder Intervention.

3. Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten

Wir verkaufen die zu Ihnen erfassten personenbezogenen Daten nicht und geben sie ausschließlich wie hierin beschrieben weiter, sofern wir Ihnen zum Zeitpunkt der Datenerfassung nichts Anderslautendes mitteilen.

Die zu Ihnen erfassten personenbezogenen Daten geben wir möglicherweise weiter an:

• Unternehmen innerhalb der UKG-Gruppe, einschließlich der weltweiten verbundenen Unternehmen der UKG Inc., soweit sie in den Rekrutierungs- bzw. Einstellungsprozess involviert sind.
• Mitglieder unserer internen Abteilungen, soweit sie in den Rekrutierungs- bzw. Einstellungsprozess involviert sind. Mitarbeiter unseres Unternehmens, die Zugang zu personenbezogenen Daten haben, sind verpflichtet, diese vertraulich zu behandeln und in Übereinstimmung mit den gesetzlichen Vorschriften zu verarbeiten.
• Dritte, soweit dies für den Rekrutierungs- bzw. Einstellungsprozess erforderlich ist (z. B. HR-Hostingservices, Agenturen für Kandidatenmanagement, Personalvermittlungen und Anbieter von Hintergrundprüfungen). UKG verpflichtet seine Drittanbieter vertraglich zur Umsetzung von Maßnahmen, die einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.

Wenn Sie weitere Informationen zu unseren Dienstleistern erhalten möchten, nehmen Sie bitte Kontakt mit uns auf, wie im Abschnitt Kontaktaufnahme unten beschrieben.

In folgenden Situationen können wir personenbezogene Daten auch an Dienstleister weitergeben, die in unserem Auftrag und zur Erfüllung der hierin beschriebenen Zwecke Leistungen für uns erbringen:

• Mit Zustimmung oder Genehmigung der betroffenen Person
• Im Zusammenhang mit dem Verkauf oder der Übertragung des gesamten Unternehmens oder Geschäftsvermögens oder Teilen davon (einschließlich Umstrukturierung, Auflösung oder Liquidation)
• Als Reaktion auf Anfragen von Regierungsbehörden, z. B. Strafverfolgungsbehörden
• Zum Schutz der Rechte und des Eigentums des Unternehmens
• Wenn dies aufgrund von Gesetzen, Vorschriften oder Rechtsverfahren (z. B. Gerichtsbeschlüssen oder Vorladungen) erforderlich ist
• Wenn wir glauben, dass die Offenlegung notwendig oder angemessen ist, um eine Gefährdung von UKG-Mitarbeitern oder finanziellen Verlust abzuwenden
• Im Rahmen von Ermittlungen bei Verdacht auf illegale Aktivitäten

UKG verpflichtet seine Drittanbieter vertraglich zur Umsetzung von Maßnahmen, die einen angemessenen Schutz personenbezogener Daten gewährleisten.

Keine Bereitstellung personenbezogener Daten

Sie können sich gegen die Bereitstellung personenbezogener Daten entscheiden. Wenn Sie keine personenbezogenen Daten an uns übermitteln möchten (oder uns bitten, diese zu löschen), können wir Ihnen unsere Webseite möglicherweise nicht zur Verfügung stellen, die Funktionalität der Webseite kann eingeschränkt sein, oder wir sind unter Umständen nicht in der Lage, von Ihnen gestellte Anfragen zu bearbeiten. Wir teilen Ihnen mit, welche Daten wir zur Bearbeitung Ihrer Anfrage benötigen, indem wir sie zum Zeitpunkt der Erfassung oder durch andere geeignete Maßnahmen als erforderlich kennzeichnen.

Ablehnung von Anfragen

UKG kann eine in Übereinstimmung mit dem Vorstehenden eingereichte Anfrage ablehnen, soweit dies nach dem an Ihrem Standort geltenden Recht zulässig ist. UKG unternimmt alle Anstrengungen, Sie fristgerecht und in Übereinstimmung mit dem an Ihrem Standort geltenden Recht über jegliche Entscheidungen und die Gründe für eine Ablehnung zu informieren.

Schlichtung

Im Einklang mit dieser Datenschutzerklärung untersucht UKG Beschwerden und Streitfälle bezüglich der Nutzung und Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten und versucht, diese beizulegen. Darüber hinaus wird UKG auf Anfrage mit staatlichen Behörden zusammenarbeiten.

Alle Datenschutz-Streitfälle oder -Beschwerden, die nicht zu Ihrer Zufriedenheit gelöst werden, werden im Einklang mit geltenden Schlichtungsverfahren kostenlos durch TRUSTe, unserem externen Schlichter in den USA, gelöst.

Wir bitten Sie nachdrücklich, uns über alle Beschwerden bezüglich dieser Datenschutzerklärung bzw. unserer Datenschutzmaßnahmen zu informieren, bevor Sie das Schlichtungsverfahren gemäß dem obenstehenden Absatz einleiten.

SICHERHEIT

UKG nutzt physische, technische und verwaltungstechnische Kontrollen und Verfahren zum Schutz der von uns erfassten Daten, um den unbefugten Zugriff oder die unbefugte Weitergabe zu verhindern, die Datengenauigkeit aufrechtzuerhalten und die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten wie in dieser Datenschutzerklärung dargelegt einzuschränken.

Wir nutzen eine Vielzahl an physischen und logischen Zugriffssteuerungen, Firewalls, Systeme zur Angriffserkennung und -prävention, Netzwerk- und Datenbanküberwachung, Virenschutz und Sicherungssysteme. Wir nutzen verschlüsselte Sitzungen bei der Erfassung und Übermittlung von sensiblen Daten über unsere Webseite.

Wir schränken den Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten auf die Personen ein, die einen spezifischen Geschäftszweck zur Aufbewahrung und Verarbeitung dieser Daten haben. Unsere Mitarbeiter, die Zugriff auf Ihre personenbezogenen Daten erhalten haben, werden über ihre Verantwortung bezüglich des Schutzes der Vertraulichkeit, Integrität und Verfügbarkeit dieser Daten informiert und haben Schulungen und Anleitungen dazu erhalten.

Weitere Informationen zum Engagement von UKG im Bereich der Cybersicherheit finden Sie auf unserer Seite zum ESG-Programm – Cybersicherheit.

DURCHSETZUNG UND PRÜFUNG

UKG wird seinen Betrieb regelmäßig prüfen, um die Einhaltung dieser Datenschutzerklärung zu validieren.

Wir werden angemessene Schritte unternehmen, um eine unbefugte Nutzung oder Weitergabe Ihrer personenbezogenen Daten im Widerspruch zu dieser Datenschutzerklärung zu verhindern. Wir nehmen unsere Mitarbeiter und Drittanbieter in die Verantwortung, das Vertrauen, das Sie UKG entgegenbringen, aufrechtzuerhalten.

ÄNDERUNGEN DIESER DATENSCHUTZERKLÄRUNG

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