UKG, ein führender Anbieter von Lösungen für das Personalwesen, die Gehaltsabrechnung und das Workforce Management, gab heute bekannt, dass Costa Coffee, eine der weltweit größten und bekanntesten Coffee-Shop-Ketten, die Personalbesetzung in den Filialen optimiert und langfristige Personalentscheidungen mit den KI-gestützten UKG-Lösungen zur Personalplanung und -prognose für Frontline- und Stundenkräfte strategisch plant.
Costa Coffee mit Hauptsitz in Buckinghamshire beschäftigt in seinen unternehmenseigenen Filialen an 1.600 Standorten in ganz Großbritannien Tausende von Vollzeit-, Teilzeit- und befristeten Mitarbeitende. Der Kaffeegigant entschied sich für UKG, da dies der effektivste Weg sei, die Arbeitskräfte an die Nachfrage anzupassen. Außerdem lässt sich so der Personalbestand optimieren, um sicherzustellen, dass die Filialen immer angemessen besetzt sind, insbesondere während der geschäftigen Urlaubssaison. Nach dem Einsatz der strategischen Personalplanung von UKG konnte Costa Coffee die Personaleffizienz während der Weihnachtszeit um fast 50 % und unmittelbar danach um 65 % steigern.
„Die Ergebnisse, die wir mit UKG erzielt haben, sind beeindruckend“, sagt Katie Little, Labor Operations Manager bei Costa Coffee. „Die Filialleiter können ihren Personalbedarf im Voraus genau planen und datengestützte Entscheidungen treffen, so dass unsere Filialen immer die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort haben. Dies trägt nicht nur dazu bei, dass die Kunden zufrieden sind, sondern stellt auch sicher, dass wir das ideale Zusammenspiel von Mitarbeitenden haben, die ein besseres Erlebnis für die Kunden schaffen, während wir gleichzeitig unser Budget einhalten.“
Die Umstellung auf die KI-Lösung stellt für das Einzelhandelsunternehmen eine bedeutende Veränderung dar. Vorher verließen sich die Manager auf Tabellenkalkulationen und schätzten auf der Grundlage des Budgets die Anzahl der Mitarbeitenden, die sie an jedem Standort benötigen würden. Dadurch ergaben sich häufig Unter- oder Überbesetzungen in den Filialen, was dazu führte, dass einige Mitarbeitende Überstunden machten und andere von einer Filiale in eine andere versetzt werden mussten, um Schichten abzudecken. Das Problem verschärfte sich in der Weihnachtszeit - einer der betriebsamsten Zeiten des Jahres bei Costa Coffee -, in der es besonders wichtig ist, die richtige Anzahl von Mitarbeitenden für die Bedienung der Kunden bereitzustellen.
„Das war eine ungenaue Wissenschaft und ineffiziente Arbeitsweise. Da wir keinen Zugang zu Personaldaten in Echtzeit oder die Möglichkeit hatten, unseren Bedarf richtig zu prognostizieren, planten wir immer mit veralteten Informationen“, so Matt Smith, Retail Operations Standards Manager bei Costa Coffee. „Wir hatten auch keinen Überblick über die ausstehenden Urlaubstage der Mitarbeitenden, so dass wir vor den Weihnachtsferien unterbesetzt waren - wegen der vielen Urlaubstage, die unsere Mitarbeitenden am Jahresende genommen haben - und danach überbesetzt waren. Das war sowohl für die Filialleiter als auch für die Mitarbeitenden unangenehm und kostete uns Geld, und wir wussten, dass wir etwas ändern mussten."
Der Wendepunkt kam während der Weihnachtssaison 2021, als Costa Coffee UKG Strategic Workforce Planning als zentrale Lösung für die Personalbudgetierung, Personalbeschaffungsplanung und Produktivität in Betrieb nahm. Durch die Nutzung von Personalmanagement-Informationen und Personalanalysen aus den einzelnen Filialen konnte der Kaffeegigant seinen Personalbedarf für die Weihnachtszeit 2022 präziser vorhersagen und so seine bestehende Belegschaft optimieren und aktivieren, während er gleichzeitig seine Budgetvorgaben einhielt.
„Zu einem bestimmten Zeitpunkt hatten wir mehr als 300 verschiedene Vertragsarten für unsere Mitarbeitenden. UKG hat uns geholfen, diesen Prozess zu standardisieren, und wir konnten feststellen, dass die Gesamtzahl der Verträge erheblich gesunken ist“, so Little. „Da wir nun den Personalbedarf Monate im Voraus planen, können wir uns besser um unsere Mitarbeitenden kümmern, indem wir unseren Voll- und Teilzeitbeschäftigten mehr Stunden anbieten und weniger befristete Mitarbeitende einstellen. Das senkt die Kosten für die Personalbeschaffung und hilft uns, Lücken zu schließen und rechtzeitig Einstellungen vorzunehmen, wenn und wo sie gebraucht werden.“
Ein weiterer wichtiger Vorteil der Partnerschaft mit UKG waren die allgemeinen Auswirkungen auf die Filialleiter.
„Die Manager sind jetzt in der Lage, ihr Geschäft effektiv und effizient zu führen. Da die Arbeitsdaten auf einen Blick verfügbar sind, können unsere Filialleiter schnellere und intelligentere Personalentscheidungen treffen und müssen selbst weniger Überstunden machen“, so Little. „Wir wissen auch, dass die Personalbesetzung einen erheblichen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat, und neue Technologien wie UKG werden unsere Fähigkeit, ein außergewöhnliches Kundenerlebnis zu bieten, noch weiter verbessern.“
„KI-gestützte Technologie soll Arbeitgebenden das Leben erleichtern und ihnen helfen, sich besser um ihre Mitarbeitenden zu kümmern“, sagt Hugo Sarrazin, Chief Product and Technology Officer bei UKG. „Das gilt für jede Branche, ist aber besonders relevant für Bereiche wie den Einzelhandel, der auf dem angespannten Arbeitsmarkt weiterhin mit Personalproblemen zu kämpfen hat. Mit der strategischen Personalplanung von UKG können Unternehmen intelligente Geschäftsentscheidungen treffen, die nicht nur ein großartiges Arbeitsplatzerlebnis schaffen und den Mitarbeitenden helfen, sich zu entfalten, sondern auch einen positiven Effekt auf die Kundenbindung haben, was sich letztendlich auf das Ergebnis auswirkt.“
Unterstützende Ressourcen
- Über Costa Coffee.
- Zuversicht im Angesicht der Ungewissheit: Lesen Sie, wie die strategische Personalplanung von UKG Einzelhändlern dabei helfen kann, sich weiterzuentwickeln und auf potenzielle Herausforderungen in der Zukunft vorzubereiten.
- Sehen Sie, wie UKG-Technologie den globalen Geschäftserfolg fördert.
- Erfahren Sie, warum UKG-Kunden Partner fürs Leben sind.
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