Transavia, eine Low-Budget Airline der Air France-KLM Group, ist für seine regelmäßigen, kostengünstigen Mittelstrecken- und Charterflüge ab Frankreich und den Niederlanden bekannt. Das Unternehmen beschäftigt rund 1.160 Mitarbeitende und stockt die Belegschaft jeden Sommer um rund 250 zusätzliche, saisonale Arbeitskräfte auf.
Mitarbeitende und Kunden genießen dasselbe Service-Niveau
Transavia hat angefangen die HR-Prozesse zu digitalisieren, um die Employee Experience an die Customer Experience anzugleichen. „Unser Unternehmen legt großen Wert auf Digitalisierung und unsere Kunden profitieren bereits jetzt von digitalen Services wie elektronische Bordkarten, FAQs usw.. Unsere Belegschaft verdient das gleiche Maß an Komfort wie unsere Kunden“, so Laetitia Joly, Managerin Gehaltsabrechnung & HR-Administration bei Transavia.
Die Führungsebene von Transavia musste nicht lange von den Vorteilen der Digitalisierung überzeugt werden. Die Angleichung der Employee Experience an die Customer Experience ist heute eine wichtige Prioritäten des Unternehmens. Die Mitarbeitenden sollen sich genauso wohlfühlen wie die Kunden. Das Projekt wurde durch das HR-Management initiiert, die von Anfang an bemüht waren, alle Mitarbeitenden ins Boot zu holen. Laetitia Joly betont, wie wichtig positive Kommunikation und Unterstützung seitens der Belegschaft für ein derartiges Projekt sind: „Ich war von den Vorteilen der Digitalisierung absolut überzeugt und sicher, dass das Projekt großen Anklang finden würde. Es ist wichtig, die Mitarbeitenden einzubinden. So habe ich es zumindest geschafft, meine Teammitglieder von dem Projekt zu überzeugen.“
Herausforderungen für die HR: Produktivität und Datenschutz
Das Unternehmen beschäftigt regulär ca. 1.160 Mitarbeitende und ergänzt das Team jeden Sommer um 250 zusätzliche, saisonale Arbeitskräfte. Laetitia Joly verantwortet die Personalabteilung und wird durch fünf festangestellte Mitarbeitende und 2 Auszubildende tatkräftig unterstützt. Dem Unternehmen waren bei der Einführung einer digitalen HR-Lösung vor allem zwei Aspekte wichtig:
Datenschutz:
„Wir wollten einen datenschutzkonformen Prozess für den Versand unserer Gehaltszettel schaffen. Bisher wurde der Versand von Mitarbeitenden der HR-Abteilung manuell abgewickelt (Gehaltszettel ausdrucken, in einen Umschlag stecken und frankieren). Vor allem im Hinblick auf vertrauliche Informationen wie steuerliche oder sonstige Abzüge und Gehälter war uns die datenschutzkonforme Gestaltung dieses Prozesses wichtig“, erklärt Laetitia Joly.
Eine größere Belegschaft bedeutet neue administrative HR-Abläufe:
„Wir freuen uns darüber, dass sich unsere Belegschaft jährlich um rund 17 % vergrößert. Dennoch soll die Größe unserer Personalabteilung nicht andepasst werden. Stattdessen setzten wir auf Digitalisierung, um uns von zeitintensiven Routineaufgaben zu befreien. Nun können wir uns auf wertschöpfendere, strategische Aufgaben konzentrieren“, fügt sie hinzu.
Wir fokussieren uns nun auf Aufgaben, welche die Zusammenarbeit mit Mitarbeitenden nachhaltig fördern. Das Digitalisierungsprojekt hat den positiven Nebeneffekt, dass die Belegschaft die Arbeit unseres Teams stärker respektiert. Laetitia Joly, Managerin Gehaltsabrechnung & HR-Administration
Transavia profitiert von der Zusammenarbeit zwischen Cegid und UKG
Transavia verwendet seit 1. Januar 2015 die HRPI-Software von Cegid. „Als wir uns für die Digitalisierung unserer HR-Abläufe entschieden haben, hat uns Cegid sofort UKG empfohlen. Die Lösung von UKG ist in das Cegid-Portal integriert, weshalb die Wahl schon rein aus praktischen und technischen Gründen auf diese beiden Unternehmen fiel.
Nach sorgfältiger Prüfung aller verfügbaren Lösungen am Markt hat sich auch die Muttergesellschaft Air France für UKG entschieden. Das hat uns in unserer Entscheidung bestärkt. Für uns galt das als Qualitätsgarantie“, erklärt Laetitia Joly.
Transavia hat weiterhin direkten Zugriff auf Kontakte und nutzt ein gleichbleibendes Gateway. Währenddessen profitiert das Unternehmen von einem eigener Projektmanager von UKG. „Meine Kontaktpunkte haben sich seit Projektbeginn nicht verändert, das gibt mir Sicherheit. Die Zusammenarbeit zwischen Cegid und UKG läuft wirklich reibungslos und effizient“, bestätigt Laetitia.
Projektimplementierung: 3 Module für eine transformierte HR
„Wir können endlich HR Services anbieten, die den Erwartungen unserer Mitarbeitenden gerecht werden“, sagt Laetitia Joly. Innerhalb weniger Monate wurden noch weitere Module hinzugefügt:
1. Digitale Gehaltszettel & Employee Vault:
Die Mitarbeitenden haben Zugriff auf ein persönliches digitales Schließfach, über das sie jederzeit Gehaltszettel und andere HR-Dokumente wie Verträge und Vertragsänderungen einsehen können. Darüber hinaus können sie – kostenlos – 10 GB für die sichere Speicherung von persönlichen Dokumenten nutzen.
2. eSignature:
Die elektronische Signatur für Verträge und Vertragsänderungen wurde von Transavia als zweites Modul hinzugefügt. „Die Mitarbeitenden müssen ihre Dokumente nun nicht mehr vorort am Unternehmenshauptsitz unterschreiben, sondern nutzen dazu die elektronische Signatur. Etwa 80 % unserer Mitarbeitenden zählen zur Besatzung und sind viel unterwegs. Sie können ihre Dokumente jetzt überall und jederzeit unterschreiben. Dasselbe gilt für die Personalabteilung: Heute gebe ich dieses Interview außerhalb unserer Büros und könnte trotzdem wichtige Dokumente unterschreiben, wenn es nötig ist. Fristen werden daher stets eingehalten.
Heute sind wir soweit, dass wir elektronische Unterschriften auch für unsere anderen HR-Prozesse sowie Arbeitszeugnisse nutzen können“, sagt Laetitia.
3. UKG Document Manager:
Personalakten und Einstellungsunterlagen werden bei Transavia nun ausschließlich in digitaler Form innerhalb der UKG-Plattform aufbewahrt. „Wir sind jetzt in der Lage, den Mitarbeiterlebenszyklus vom Eintritts- bis hin zum Austrittsdatum digital nachzuverfolgen“, erklärt Laetitia Joly.
Kommunikation: Der Schlüssel zu nachhaltigen Veränderungen
Ein Monat: So lange hat der Arbeitgeber Zeit, um die Mitarbeitenden über die Digitalisierung der Gehaltszettel zu informieren. Und genau diesen einen Monat haben die Teams von UKG und Cegid an der Einführung der Lösungen bei Transavia gearbeitet. „Das Projekt selbst konnte unfassbar schnell durchgeführt werden.“
Transavia hat sich dafür entschieden, alle Mitarbeitenden mit einer Kommunikationskampagne über den Digitalisierungsprozess regelmäßig zu informieren. Mit Hilfe von UKG hat das HR Team umfassende Updates für die Mitarbeitenden bereit gestellt. „Wir haben unter anderem Informationsblätter versendet und Meetings mit der Belegschaft am Unternehmenshauptsitz und an Flughäfen organisiert. UKG hat uns in unserem Vorhaben tatkräftig unterstützt und an Workshops für das "Economic and Social Committee" und unsere Mitarbeitenden teilgenommen, um Fragen zu beantworten. Die Fragen der Mitarbeitenden waren leicht zu beantworten und durchaus legitim: Was ist ein digitales Vault? Ist eine elektronische Signatur genauso belastbar, wie eine echte Unterschrift?“, erklärt Laetitia Joly.
Die Veränderungen wurden erfolgreich umgesetzt. „Manche Mitarbeitende mussten deutlich intensiver abgeholt werden, denn manchmal wird die Macht der Gewohnheit zum Hindernis. Es ging uns darum, die Mitarbeitenden zu beruhigen und deutlich zu machen, dass die Digitalisierung nicht das Ende der menschlichen Interaktion bedeutet. Ganz im Gegenteil!“, sagt Laetitia Joly.
Es ist absolut erfolgsentscheidend, die Mitarbeitenden richtig einzubinden. So habe ich es geschafft, meine Teammitglieder von dem Projekt zu überzeugen. Laetitia Joly, Managerin Gehaltsabrechnung & HR-Administration
Das Ergebnis
Erste Erfolge
Transavia konnte sofort erste Erfolge verzeichnen. Die HR Teams konnten das Unternehmenswachstum ohne zusätzliche Mitarbeitende stemmen. „Wir haben nun sogar mehr Zeit für andere Projekte“, sagt Laetitia Joly.
Mehr als 95 % der Mitarbeitenden haben ihr digitales Schließfach bereits aktiviert. „Wir haben zudem im Jahr 2018 über 1.500 Verträge und Vertragsänderungen elektronisch unterzeichnet. Diese Zahlen können sich sehen lassen!“, so Laetitia Joly.
Insgesamt konnte die HR-Abteilung bereits eine Effizienzsteigerung von über 33 % verzeichnen und Kosten im Umgang mit Personaldokumenten einsparen. Doch damit nicht genug: Die HR-Prozesse des Unternehmens sind nun datenschutzkonform, wodurch effektiver Datenschutz in Bezug auf personenbezogene Daten und die Aufbewahrung von Dokumenten gewährleistet wird. „Wir konnten bestehende Prozesse dank der Einführung des digitalen Dokumentenmanagements problemlos an die DSGVO anpassen und so wertvolle Zeit einsparen“, bestätigt Laetitia.
Transavia widmet diese "neu gewonnene", wertvolle Zeit nun seinen Mitarbeitenden und deren Prioritäten. Laetitia Joly erklärt: „Wir können uns jetzt auf Aufgaben mit hohem Mehrwert konzentrieren, die für unsere Zusammenarbeit mit den Mitarbeitenden förderlich sind. Durch das Digitalisierungsprojekt respektiert die Belegschaft die Arbeit unseres Teams deutlich mehr.“ »
Die elektronische Signatur in der Praxis
„Eines Tages rief uns jemand aus dem operativen Management völlig aufgelöst an. Ein Besatzungsmitglied wurde sehr kurzfristig einbestellt, damit ein Flug stattfinden konnte. Leider musste unbedingt ein Vertrag erstellt und unterzeichnet werden, damit dieses Besatzungsmitglied am darauffolgenden Tag bei Tagesanbruch arbeiten durfte ... Zu diesem Zeitpunkt war es bereits 17:00. Einige Wochen zuvor wäre das noch ein Ding der Unmöglichkeit gewesen. Wir würden natürlich nie einen Mitarbeitenden ohne Arbeitsvertrag fliegen lassen. Damals hätte das HR Team wohl Überstunden leisten müssen und der Mitarbeitende hätte den Vertrag im Morgengrauen auf dem Rollfeld unterschrieben.
Dank der Digitalisierung unserer Personalprozesse sind Fälle wie dieser ein Kinderspiel! Der Vertrag wird erstellt und validiert, wir unterzeichnen ihn elektronisch und laden ihn im UKG-Portal hoch. Dann rufen wir – um den persönlichen Austausch zu pflegen – den Mitarbeitenden an, der eine E-Mail und den Zugangscode auf sein Mobiltelefon erhält. Zwei Klicks später ist der Vertrag unterzeichnet und unsere Sorgen gehören der Vergangenheit an. Das Besatzungsmitglied kann am nächsten Tag problemlos den Flug antreten!“, erklärt Laetitia.
Nächster Halt: Umfassende Digitalisierung
Transavia ist sich sicher: Die Digitalisierung spielt eine zentrale Rolle im Personalwesen. Aus diesem Grund will das Unternehmen nun noch mehr Prozesse im Bereich HR digitalisieren. Auf die Einführung zahlreicher UKG-Lösungen folgen nun andere Digitalisierungsprojekte. Laetitia Joly erklärt die nächsten Schritte: „Wir werden mit Unterstützung von Cegid weitere interne Abläufe automatisieren und all unsere administrativen Personalprozesse weiterentwickeln. Beispielsweise werden wir in Zukunft auf digitale Zertifikate umsteigen, um den Bedürfnissen unserer Mitarbeitenden noch schneller und einfacher gerecht zu werden. Darüber hinaus werden wir auch unsere internen Leistungskennzahlen in Angriff nehmen. Wir wollen unsere Daten, Aktivitäten und Leistungen sowie die Eindrücke unserer Mitarbeitenden analysieren. Das Ziel ist die umfassende Digitalisierung aller HR-Prozesse.“ »
Wir konnten bestehende Prozesse dank der Einführung des digitalen Dokumentenmanagements problemlos an die DSGVO anpassen und so wertvolle Zeit sparen. Laetitia Joly, Managerin Gehaltsabrechnung & HR-Administration
- Effizienzsteigerung in der HR-Abteilung von über 33 %
- Kostensenkung dank HR-Dokumentenmanagement
- Sichere und datenschutzkonforme HR-Prozesse
