STADA ist ein führender Hersteller hochwertiger Arzneimittel. Mit einer langjährigen Tradition, die im Apothekengewerbe verwurzelt ist, ist das Unternehmen seit mehr als 125 Jahren als zuverlässiger und vertrauenswürdiger Partner anerkannt.
Mit seinen Produkten unterstützt STADA die Menschen dabei, gesund und fit zu bleiben bzw. wieder zu werden. Die bewährten Generika des Unternehmens sorgen dafür, dass eine gute Gesundheit für alle erschwinglich und preiswert bleibt. Doch auch für seine Mitarbeitenden schafft STADA ein attraktives Arbeitsumfeld, in dem sie sich persönlich weiterentwickeln können.
2022 hat STADA eine unternehmensweite HR-Suite eingeführt, die den Umstieg von ortsabhängigen auf weltweit einheitliche Dokumentenmanagement-Prozesse ermöglichen sollte. Dieser Umstieg, der auf einer effektiven Change-Management-Kampagne basierte, konnte in nur 7 Monaten an allen Standorten abgeschlossen werden.
Die Werte von STADA:
- Integrity
- Entrepreneurship
- Agility
- One STADA
"Nun da unser Dokumentenmanagement über eine einzige Informationsquelle gebündelt wird und von allen Standorten aus erreichbar ist, können wir als Unternehmen über alle STADA-Märkte hinweg noch enger zusammenwachsen und weltweit Compliance-Regelungen problemlos einhalten "
Aleksa Brboric
Global Project Manager
Gleichzeitige Einführung von UKG HRSD in fast 40 Ländern
1. Beschreiben Sie bitte, weshalb Sie sich zusätzlich zur neuen HR-Suite für eine HR Service Delivery-Lösung entschieden haben.
Thomas Mattes: STADA legt großen Wert auf seine Unternehmenswerte. Ganz im Sinne unseres Mottos „One STADA“ etablieren wir Lösungen unternehmensweit an allen Standorten gleichzeitig. Das haben wir bereits bei der Einführung der Basis-HR-Suite (SuccessFactors, intern auch als „HERO“ bekannt) und anderen Lösungen so gehandhabt. Nach der Einführung der HR-Suite mussten wir einen Schritt weiter gehen, um unseren Unternehmenswerten treu zu bleiben. Die Einführung von Document Manager („HERO FILE“) war der nächste logische Schritt und gleichzeitig revolutionär für das gesamte Unternehmen. Dank des Document Managers können wir nun beispielsweise proaktiv Compliance-Verstößen im HR-Dokumentenmanagement vorbeugen.
2. Was waren die Hauptziele bei der Implementierung?
Thomas Mattes: Aufgrund unseres „One STADA“-Mottos sind wir bereits bei der Einführung des SF-Tools (HERO) einer Big Bang-Strategie gefolgt (die Lösung wurde an allen Standorten gleichzeitig eingeführt). Von diesem Ansatz haben wir erneut leiten lassen – alle Märkte sollten gleichzeitig Zugriff auf die neue Lösung haben. Unser ehrgeiziges Ziel war es, fast die gesamte UKG-Suite in mehr als 40 Unternehmen des STADA-Konzerns einzuführen. Einige Wochen nach der globalen Einführung konnten wir den Erfolg dieses Großprojekts bestätigen.
3. Wie lange dauerte die Implementation?
Aleksa Brboric: Der Startschuss für die Einführung fiel im Sommer 2022 und der gesamte Prozess hat 7 Monate gedauert. Der Big Bang Go-Live erfolgte im Februar 2023.
4. Welche Strategie haben Sie bei der Einführung verfolgt?
Aleksa Brboric: Wir haben die Lösung mittels der Big Bang-Strategie in fast 40 Ländern gleichzeitig eingeführt – in erster Linie, weil wir ein uferloses Projekt vermeiden wollten. Stattdessen wollten wir, dass alle Standorte gleichzeitig von der Digitalisierung profitieren.
Die Frage, die uns während des gesamten Projekts beschäftigt hat, ist folgende: „Kann eine globale Einführung mit einem einzigen Go-Live-Termin wirklich funktionieren?“ Nach unserem Big Bang können wir diese Frage bejahen. Heute können wir unseren HR-Kollegen und Mitarbeitenden eine globale Lösung zur Verfügung stellen, die dennoch voll und ganz ihren lokalen Bedürfnissen und Vorschriften entspricht.
5. Beschreiben Sie bitte die größten Herausforderungen bei der Softwareeinführung.
Aleksa Brboric: Ich würde sagen, dass uns zunächst einmal das Change Management vor die größte Herausforderung gestellt hat. Ein Projekt mit einem einzigen Go-Live-Termin für über 40 Unternehmen zu planen, war nicht leicht. Doch wir ließen uns stets von einem Ziel leiten: eine globale Lösung zu schaffen, die gleichzeitig die Anforderungen und Bedürfnisse der einzelnene Länder berücksichtigt. Wir freuen uns, dass wir Compliance-Verstößen im Bereich HR trotz der unterschiedlichen Vorschriften und Regelungen in den einzelnen Ländern mithilfe eines einzigen, regelkonformen Tools vorbeugen können.
Olga Schneider: In Bezug auf die Softwareeinführung entpuppte sich die Vereinheitlichung der Dokumentenstruktur, Zugriffsbeschränkungen und Prozesse als große Herausforderung. Zunächst mussten wir länderspezifische Anforderungen auf technischer Ebene lösen und mit jenen der anderen Länder abstimmen. Darüber hinaus mussten alle Informationen in mehreren Sprachen verfügbar sein, was Übersetzungsarbeit und individuelle Konfigurationen erforderte.
Letztendlich hat jedoch alles wunderbar funktioniert, da wir unsere Prozesse durch automatisierte Abläufe optimieren und so Mehrwert für das Unternehmen schaffen konnten.
6. Warum haben Sie sich für UKG entschieden? Wodurch hat sich unsere Lösung von anderen abgehoben? Was war für Ihre Entscheidung ausschlaggebend?
Thomas Mattes: Wir haben uns eine Reihe von Tools angeschaut, die sich auf den ersten Blick nicht wirklich voneinander unterschieden. Schlussendlich haben wir uns für die UKG HRSD-Lösung entschieden. Die UKG-Lösung zeichnet sich durch ihre Benutzerfreundlichkeit und Möglichkeiten zur Prozessdigitalisierung aus. Es handelt sich also um mehr als nur eine Lösung für die Verwaltung von Personalakten. Dazu kam natürlich auch noch die beeindruckende Liste an bestehenden Unternehmenskunden.
7. Wie hat sich die Zusammenarbeit mit UKG gestaltet?
Aleksa Brboric: Wir sind davon überzeugt, dass eine enge Zusammenarbeit zwischen den Partnern ausschlaggebend für den Erfolg eines Projekts ist. Genau das hat sich in diesem Projekt bestätigt. UKG ist ein zuverlässiger Partner, der unsere Bedürfnisse genau versteht.
8. Welche neuen Möglichkeiten haben sich eröffnet?
Aleksa Brboric: Personalakten können nun gänzlich digital verwaltet werden. Wenn Mitarbeitende die benötigten Dokumente im System hochladen, werden sie automatisch einer Personalakte zugewiesen und dort gespeichert. Die HR-Führungskraft erhält im Anschluss eine Benachrichtigung über diesen Vorgang. So geht in der Dokumentenverwaltung nichts verloren und die HR-Prozesse sind für alle Beteiligten so transparent wie möglich. Darüber hinaus sind die HR-Prozesse und die digitalen Personalakten rechtskonform und sicher.
9. Worin besteht der Mehrwert für die lokalen HR-Abteilungen?
Giulia Lantero: Unsere Arbeitsweise ändert sich ständig. Aufgrund dieses dynamischen Arbeitsumfelds ist es besonders wichtig, agil zu bleiben und gleichzeitig unsere Integrität zu wahren. Die UKG-Suite bringt uns diesen Zielen einen Schritt näher. Besonders im Hinblick auf das Homeoffice ist es für uns in den HR-Abteilungen entscheidend, über eine einheitliche Quelle zur Erfassung der digitalen Personaldokumente zu verfügen. So haben wir auf alle Informationen rund um die Uhr und von überall Zugriff. Dank dieser Lösung können wir einige Aufgaben vereinfachen und optimieren. Beispielsweise können Mitarbeitende Dokumente direkt in ihre Ordner hochladen. Darüber hinaus haben wir durch die neuen Abläufe stets die Kontrolle über die Dokumentation und können Compliance-Verstößen vorbeugen.
10. Was gefällt Ihnen an der Lösung am besten?
Aleksa Brboric: Nun da unser Dokumentenmanagement über eine einzige Informationsquelle gebündelt wird und von allen Standorten aus erreichbar ist, können wir als Unternehmen über alle STADA-Märkte hinweg noch enger zusammenwachsen und weltweit Compliance-Verstößen vorbeugen.
Antonio Damas: Wir sind ein lokales Unternehmen mit begrenzten Ressourcen. Mit der Dokumentenmanagement-Lösung konnten wir das analoge Zeitalter endlich hinter uns lassen, unsere Prozesse optimieren, den Verwaltungsaufwand reduzieren und für Compliance sorgen.
Das Arbeiten im Homeoffice hat das analoge Dokumentenmanagement obsolet gemacht. Dieses System eröffnet uns eine Vielzahl von Möglichkeiten. Dokumente, die zuvor per E-Mail versendet wurden, können nun in einem einzigen Schritt geteilt und archiviert werden.
Und auch die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften hat sich verbessert. So können wir den Fokus verstärkt auf unsere Belegschaft und das Unternehmenswachstum legen, was im Einklang mit einem unserer Grundpfeiler, der Wachstumskultur, steht. Doch auch bei der Nachhaltigkeit können wir punkten. Das Unternehmen verbraucht deutlich weniger Papier und reduziert seinen Abfall.
11. Was sind Ihre zukünftigen Pläne? Möchten Sie die Lösung weiter ausbauen?
Thomas Mattes: Ja. Wir planen, alle Möglichkeiten, die diese Lösung in Bezug auf Arbeitsabläufe, Wissensdatenbank etc. bietet, weiter zu sondieren. Unser neues Ziel ist es, die Lösung an lokale Bedürfnisse anzupassen und die Prozesse der jeweiligen HR-Teams in Bezug auf das Dokumentenmanagement zu verbessern. Dank UKG HRSD können wir unseren Mitarbeitenden schnellere, reibungslosere und benutzerfreundlichere Abläufe bieten.
