Das französische Unternehmen Decathlon verkauft seit 1976 Sport- und Freizeitartikel für die breite Masse. Heute betreibt das Unternehmen mehr als 1.700 Filialen in 70 Ländern weltweit.
Die Herausforderung
Bei Decathlon stieg der HR-Verwaltungsaufwand Jahr für Jahr stetig an. Um weiterhin produktiv agieren zu können, benötigte das Unternehmen eine Lösung, mit der HR-Dokumente digitalisiert und einige der Prozesse automatisiert werden konnten.
Decathlon erstellt jährlich tausende Gehaltszettel, Stakeholder-Berichte und obligatorische Stellungnahmen zur Gewinnbeteiligung. Das HR Management investierte unnötig viel Zeit und Ressourcen in den Druck, das Sortieren und Versenden von Dokumenten. Eine effizientere Verwaltung sensibler HR-Dokumente sollte diese Kosten senken und eine kontrollierte Verteilung gewährleisten.
Als Vorreiter suchte Decathlon eine besonders effiziente und anwenderfreundliche Lösung, um den Informationsaustausch und -fluss zwischen unterschiedlichen Unternehmensbereichen zu erleichtern. Diese Lösung sollte zudem die Zusammenarbeit fördern und von einem einzigen Anbieter abgewickelt werden. Damit die speziell für Decathlon konfigurierte Lösung möglichst schnell einsatzbereit sein konnte, fokussierte sich das Projekt auf die Anliegen der Mitarbeitenden und die Automatisierung technischer Prozesse.
“Ein Projekt dieser Größenordnung beschränkt sich nicht bloß auf die HR-Abteilung. Im Gegenteil, ein derartiges Projekt zielt auf die Unternehmensentwicklung ab und setzt auf effektives Change Management. Um die Arbeitsabläufe wirklich nachhaltig zu verändern, ist es wichtig, die Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen. Dank der Fachkompetenz der UKG-Teams verlief alles reibungslos”
Fabrice PennequinDie Lösung
Die Lösung
Decathlon nutzt die Lösung von UKG zur Digitalisierung, Verteilung und Archivierung sensibler HR-Dokumente sowie zur Bereitstellung innovativer Services für die Mitarbeitenden. Die Tatsache, dass alle Prozesse von einem einzigen Anbieter abgewickelt werden können, beeinflusste die Entscheidung für diese Lösung maßgeblich.
In einem ersten Schritt wurden die Gehaltszettel für die Mitarbeitenden vollständig digitalisiert. Die Digitalisierung der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung folgte im direkten Anschluss. Dank des elektronischen Schließfachs (Employee Vault) können Mitarbeitende ihre HR-Dokumente über eine sichere und anwenderfreundliche Plattform einsehen und speichern. Durch das zentrale Dokumentenmanagement ist die Informationssuche heute deutlich schneller.
Decathlon entschied sich nicht nur wegen der innovativen Funktionen für UKG. Auch die eingesetzten Projektteams waren ausschlaggebend und ermöglichten eine partnerschaftliche Zusammenarbeit ab dem ersten Tag. Als kompetenter Anbieter und Vorreiter im Bereich HR-Digitalisierung unterstützte UKG Decathlon bestmöglich und eliminierte erfolgreich unerwünschte Produktivitätskiller.
„Ein Projekt dieser Größenordnung beschränkt sich nicht bloß auf die HR-Abteilung. Im Gegenteil, ein derartiges Projekt zielt auf die Unternehmensentwicklung ab und setzt auf effektives Change Management. Um die Arbeitsabläufe wirklich nachhaltig zu verändern, ist es wichtig, die Mitarbeitenden aktiv einzubeziehen. Dank der Fachkompetenz der UKG-Teams verlief alles reibungslos“, erklärt Fabrice Pennequin.
Das Ergebnis
Produktivitätsgewinne
Die UKG-Plattform reduziert zeitraubende Aufgaben auf ein Minimum, wodurch Decathlon wertvolle Produktivitätsgewinne in der Verteilung und Archivierung von HR-Dokumenten verzeichnen konnte. Dank der Automatisierung dieser Prozesse können sich HR Manager nun auf wichtige strategische Aufgaben konzentrieren, die einen echten Mehrwert für das Unternehmen bringen.
„Papierlose“ Dokumentation
Durch die Digitalisierung der HR-Dokumente konnte Decathlon den Papier- und Tonerverbrauch deutlich senken. Die neuen umweltfreundlichen Prozesse korrespondieren nun mit der Nachhaltigkeitsstrategie des Unternehmens. Die Hr-Digitalisierung erfolgte in Rekordzeit: Die Archivbestände der letzten 25 Jahre und damit mehr als eine Million Dokumente wurden in die Plattform integriert. Dank UKG senkte die HR-Abteilung die Kosten für das Dokumentenmanagement um 43 %.
Vertrauliche Kommunikation
Dank der Zentralisierung der gesamten Lohn- und Gehaltsabrechnung auf der geschützten UKG-Plattform muss Decathlon nicht länger sensible Dokumente in Umlauf bringen. Jegliche Kommunikation erfolgt über effiziente Anfrage-Tools sowie per E-Mail.
Innovativer Service für Mitarbeitende
Decathlon trägt nun schon seit einigen Jahren die Auszeichnung Great Place to Work, die das Unternehmen als erstklassigen Arbeitgeber ausweist. Mit der Bereitstellung des modernen, benutzerfreundlichen und digitalen Employee Vault stellt Decathlon einmal mehr den Innovationswillen unter Beweis. Dank dieser Lösung können die Mitarbeitenden ihre persönlichen und beruflichen Informationen und Dokumente für eine Dauer von 50 Jahren sicher speichern. Und dieses Angebot stößt bei der Belegschaft auf große Resonanz: Nach Ablauf der ersten sechs Monate liegt die Akzeptanz bereits bei über 50 %.
