Customer Story

Datenmanagement in Echtzeit und 100 % papierlos mit UKG HR Service Delivery

  • Hohe Nutzerfreundlichkeit durch vereinfachten Zugriff auf Personalakten

  • Datenverwaltung in Echtzeit bei der Generierung von Personalakten

  • Sichere Integration durch zertifizierten SAP-App-Center-Konnektor

Hohe Nutzerfreundlichkeit, Datenverwaltung in Echzeit und schnelle Installation dank UKG HR Service Delivery und UKG for SAP SuccessFactors Integration

Bureau Veritas ist ein weltweit führender Anbieter von Compliance-Bewertungen und -Zertifizierungen in 15 Schlüsselbereichen (unter anderem Landwirtschaft und Lebensmittel, Schifffahrt, Bauwesen, Logistik, Behörden usw.). Das 1828 gegründete Unternehmen verzeichnete in den letzten Jahren einen massiven Zuwachs an Mitarbeitern, von 5.000 im Jahr 1992 auf 76.000 im Jahr 2019. Diese Entwicklung ist hauptsächlich auf mehrere Übernahmen zurückzuführen. Das Unternehmen hat mehr als 1.500 Büros und Forschungszentren in 140 Ländern. Durch dieses Wachstum ist die Personalabteilung eine der wichtigsten Abteilungen des Unternehmens geworden.

Wir haben mit Fernanda Ribeiro, Vizepräsidentin der Personalabteilung, Pauline Seibel, Group HRIS Project Manager und Nicolas Vandeven, Group HR Digital Transformation Manager, über die digitale HR-Transformation von Bureau Veritas gesprochen, die zu mehr Produktivität, optimiertem Datenmanagement, Prozessautomatisierung, einer besseren Employee Experience und Sensibilisierung für neue HR-Kompetenzen geführt hat.

“Durch die Integration von SAP SuccessFactors mit der UKG HRSD Plattform können wir alle Prozesse verschlanken und erhalten umgehend alle relevanten Informationen.”

Pauline Seibel

HRIS-Projeektleiterin

Die Herausforderung
Was führte zur digitalen HR-Transformation bei Bureau Veritas?

Bureau Veritas erlebte in den letzten Jahren einen explosionsartigen Zuwachs an Mitarbeitern, von 5.000 im Jahr 1992 auf 76.000 im Jahr 2019. Gründe für diesen Anstieg der Mitarbeiterzahlen sind zum einen das organische Wachstum und zum anderen mehrere Übernahmen. Diese Entwicklung hat die Digitalisierung der Personalabteilung zu einem Kernziel des Unternehmens gemacht. 2013 beschloss das Unternehmen, dass “es für einen Konzern dieser Größe an der Zeit war, ein globales HR-Informationssystem einzuführen”. (Fernanda Ribeiro)

Für die HR-Teams von Bureau Veritas war die Umstellung und Optimierung ihrer Organisation unumgänglich. Bis zu diesem Zeitpunkt arbeiteten die verschiedenen regionalen Standorte unabhängig voneinander, mit jeweils eigenen Tools und Prozessen.

Dies war für die Unternehmensgruppe hinsichtlich Konsolidierung, Verwaltung und Wiederherstellung ihrer Daten problematisch.

Das Unternehmen benötigte viel Zeit, Energie und Ressourcen, um die grundlegenden Anforderungen zu erfüllen und die gesetzlichen Verpflichtungen einhalten zu können.

Wie konnte die Geschäftsleitung überzeugt werden?

Nachdem die passenden Lösungen zur Verbesserung der Situation identifiziert werden konnten, musste der Vorstand davon überzeugt werden, in ein globales HRIS für alle 140 Länder zu investieren. Dabei galt es folgende Fragen zu klären:

  • Wie kann eine einheitliche Lösung die vorhandenen verschiedenen Personalsysteme ersetzen?
  • Wie können die Prozesse vereinfacht werden?
  • Wie können Synergien geschaffen und die Zusammenarbeit zwischen den Teams ermöglicht werden?

Um das Management zu überzeugen, unterstrichen die HR-Teams die veränderte Rolle der Personalabteilung. Personalabteilungen konzentrieren sich heute vor allem auf die Mitarbeiterentwicklung, darauf, ihr Wissen über die Belegschaft auszubauen, geschäftsorientiert zu agieren und sich als eigenständige Business Unit im Unternehmen zu etablieren. Weitere wichtige Aufgaben der Personalabteilungen sind, den Wandel voranzutreiben, neue Arbeits- und Lernmethoden zu identifizieren und Führungskräfte und Mitarbeiter bei der globalen digitalen Transformation zu unterstützen.

Bei Bureau Veritas war auch die Entwicklung der Arbeitgebermarke ein zentrales Thema. Durch den Digitalisierungsprozess bot sich eine echte Chance für die HR, das Wachstum und die Entwicklung des Unternehmens voranzutreiben.

Was waren die Herausforderungen bei diesem Projekt?

Die erste Herausforderung für Bureau Veritas bei der Umgestaltung des Personalwesens bestand darin, alle von den Tochtergesellschaften genutzten Systeme und Prozesse zusammenzuführen und zu standardisieren. Ein zentrales Problem der Gruppe war das Abrufen und Verwalten von Daten aus allen Ländern.

Bis zu diesem Zeitpunkt hatte das SSP [Shared Services Center] große Schwierigkeiten, in diesem Bereich compliance-konform zu agieren. Eine weitere Herausforderung war die Personalbeschaffung: Jedes Jahr werden ca. 15.000 neue Mitarbeiter eingestellt und das Recruiting muss immer schneller erfolgen. Der Recruiting-Prozess stellte daher eine enorme Arbeitsbelastung für die zuständigen Teams dar.

Bureau Veritas wollte diese Veränderungen ermöglichen, ohne die Personalabteilung zu vergrößern oder die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter zu steigern. Ziel war es daher, eine Lösung zu finden, die es dem Unternehmen ermöglicht, effizienter, schneller und produktiver zu arbeiten.

Vor dem Hintergrund dynamischer Anforderungen und einer sich wandelnden Personalfunktion wollte Bureau Veritas auch die strategische Rolle der Personalabteilung innerhalb des Unternehmens überdenken.

Solutions
Wie ist das Projekt der digitalen HR-Transformation verlaufen?

Die digitale HR-Transformation wurde in drei Phasen umgesetzt:

  1. Ab 2013: Analyse der optimalen Umsetzungsmöglichkeiten einer HR-Digitalisierung und welche der damit verbundenen Prozesse verändert werden müssten
  2. Von 2014 bis 2017: Implementierung von SAP SuccessFactors
  3. Ab 2017: Integration der UKG-Lösungen und Mitentwicklung von UKG for SAP SuccessFactors

Die verschiedenen regionalen Standorte von Bureau Veritas waren von Anfang an in das Projekt eingebunden. Ziel war es, ihnen den Mehrwert aufzuzeigen, den sie durch den Einsatz der Lösung erzielen können. Sechs Pilotländer wurden für die Implementierung von SAP SuccessFactors ausgewählt und bis Ende 2017 konnte die Plattform in allen 140 Ländern implementiert und in mehr als 30 Sprachen übersetzt werden.

Wie ist die Integration von UKG HR Service Delivery verlaufen?

Nach der Implementierung von SAP SuccessFactors war Bureau Veritas überzeugt, dass es an der Zeit ist, den nächsten Schritt zu wagen. Fernanda, und ihr Team haben sich daher an UKG gewandt.

Die ersten Schritte mit der neuen UKG HR-Service-Delivery-Lösung erfolgten 2017. Zunächst mit der Digitalisierung von Verzehrgutscheinen gefolgt von elektronischen Schließfächern und digitalen Gehaltsabrechnungen. Im Jahr 2018 wurden zwei weitere UKG-Lösungen integriert: die elektronische Unterschrift und das Case Management.

Case Management ermöglicht der Personalabteilung alle Personalakten und -dokumente zu digitalisieren und die sogenannten “nicht wertschöpfenden” Aufgaben zu reduzieren, während sie den Mitarbeitern gleichzeitig ermöglicht, selbständig nach Antworten auf ihre HR-Fragen zu suchen.

Die größte Herausforderung stellte die Schnittstelle zwischen den beiden Lösungen dar. In den ersten Workshops mit UKG ging es vor allem um die Präsentation der Plattform. Hier wurden unter anderem die Metadaten und Daten, die das Unternehmen als Grundlage für die Konfiguration aller Lösungen verwenden wollte, festgelegt.

Nachdem diese Daten erfolgreich identifiziert worden waren, konnte das Unternehmen die Plattform übernehmen und die Konfiguration testen. Durch den Einsatz von UKG HR Service Delivery for SuccessFactors konnte die Datenqualität und -verfügbarkeit deutlich verbessert werden.

Welchen Einfluss hat das Projekt auf die Employee Experience?

“Von Beginn an haben wir uns besonders auf die Bedürfnisse unserer internen Kunden konzentriert. Unser Ziel: Einen hochmodernen Service und eine benutzerfreundliche Lösung zu präsentieren”, erklärt Nicolas Vandeven.

Der Prozess startete in Frankreich, dem ersten “Pilotkunden”, mit 7.000 Mitarbeitern. “Wir haben mit der lokalen HR-Abteilung eng zusammengearbeitet, um schlussendlich die Prozesse weltweit neu gestalten zu können. Es ging vor allem darum, wie die Prozesse bisher aussahen und wie wir sie zukünftig verbessern und effizienter gestalten können”.

Auf Grundlage dieser Bewertung entstand die neue Unternehmensorganisation, unterstützt durch die Einführung von UKG HR Service Delivery und SAP SuccessFactors. “Wir wollten eine vollständig integrierte Lösung anbieten, bei der SAP SuccessFactors das Portal ist, über das die Personalabteilung Zugang zu all ihren Instrumenten erhält. Und genau das haben wir umgesetzt.”

Zur Verbesserung der Employee Experience sollte vor allem die Beziehung zwischen den Mitarbeitern und der Personalabteilung gestärkt werden.

„Was uns besonders gut gefallen hat, ist die dynamische Schnittstelle. Wenn ich beispielsweise Manager bin, sehe ich People Assist für Manager. Der Inhalt ist ebenfalls dynamisch, ich kann je nach Entität oder anderen Kriterien unterschiedliche Inhalte ansehen. So habe ich etwa einen Einblick in die genaue Anzahl der Urlaubstage, auf die ich Anspruch habe, nicht aber in die der anderen Kollegen.“

Die HR-Teams arbeiteten zusätzlich an der HR-Dokumentenbasis und erstellten vorkonfigurierte Formulare für Manager und Mitarbeiter.

Dabei entspricht die angebotene Nutzererfahrung dem Web-Standard. “Wir arbeiten an der Experience sowohl auf Plattform- als auch auf inhaltlicher Ebene, indem wir das Angebot für die Mitarbeiter ausbauen. Uns kommt es hauptsächlich darauf an, die Arbeit für alle so einfach wie möglich zu gestalten”, sagt Nicolas Vandeven.

Ergebnisse
Vereinfachte Abläufe

„Wir sind nicht daran interessiert, eine fertige Lösung einfach in unser Unternehmen zu integrieren, ohne uns zu fragen, wie es tatsächlich für die Vereinfachung der Abläufe genutzt werden kann.“ sagt Fernanda. Die Personalteams sind daher aktiv geworden, um die Funktionalitäten von UKG genauer zu untersuchen und zu sehen, welche Vorteile die Lösung de facto bieten könnten. Sie stellten alle bestehenden Prozesse in Frage, dachten über mögliche Änderungen nach und lernten, die Plattform zur Vereinfachung all ihrer Prozesse zu nutzen.

Verbesserte HR-Produktivität

Durch UKG und SAP SuccessFactors konnten die Unternehmensprozesse vereinfacht und harmonisiert werden. Informationen sind schneller verfügbar. Dadurch konnte eine völlig neue, produktivere HR-Organisationsstruktur geschaffen werden, die es ermöglicht, sich von “nicht wertschöpfenden” Aufgaben zu befreien. Die HR-Teams konnten dank der Digitalisierung, erhebliche Einsparungen nicht nur an Zeit, sondern auch an Platz feststellen. Die gesamte Klassifizierung und Ablage von (Papier-)Akten sind verschwunden, ebenso die Schränke. Der Zugriff auf die Personalakten ist jetzt schnell und sicher, die Verwaltung von Mitarbeiteranfragen stark vereinfacht.

Verbesserte Employee Experience

Die Mitarbeiter sind bei Informationsrecherchen, Entscheidungen und Anfragen viel selbstständiger. So haben sie mehr Zeit für ihre eigentlichen Aufgaben und agieren produktiver. Sie können sich mehr auf die externen Kunden des Unternehmens konzentrieren.

Auch werden die Mitarbeiter der Personalabteilung nun anders wahrgenommen: modern und innovativ!

Unmittelbare Informationen und bessere Kenntnis der Mitarbeiter

Die Datenqualität hat sich deutlich verbessert, so dass alle Funktionalitäten der UKG Lösungen optimal genutzt werden können. Darüber hinaus ermöglichen diese Daten dem Unternehmen, die Mitarbeiter noch besser kennen zu lernen.

Die Personalabteilungen werden zu einem einheitlichen Team

Die Beziehung zwischen den verschiedenen Teams – den lokalen Teams, den Lohnabrechnungsteams und der zentralen Personalabteilung – sind enger geworden. Die Abteilungen arbeiten gemeinsam an der Entwicklung neuer Prozesse. Die HR-Mitarbeiter verstehen ihre Rolle heute völlig neu: Sie begleiten die Mitarbeiter dabei, Verantwortung für den Digitalisierungsprozess zu übernehmen und ermöglichen ihnen eine optimale Employee Experience.

Wie hat sich die HR-Funktion nach Einschätzung der Mitarbeiter verändert?

Rückblickend haben die Mitarbeiter von Bureau Veritas die Rolle der Personalabteilung neu bewertet.

Wie bei jeder Einführung innovativer Projekte bestand die Rolle der Personalabteilung vor allem darin, die Teams zu motivieren und sie von der Notwendigkeit und den Vorteilen des Digitalisierungsprojektes zu überzeugen. Die alltäglichen Aufgaben der Personalabteilung von Bureau Veritas haben sich im Zuge der Entwicklungen verändert:

 

  • Sie unterstützen die Mitarbeiter, Verantwortung im Digitalisierungsprozess des Unternehmens zu übernehmen und sich neue, digitale Fähigkeiten anzueignen.
  • Sie spielen eine elementare Rolle bei der digitalen Umstellung ihrer eigenen Arbeit, um den Mitarbeitern das bestmögliche Arbeitserlebnis zu bieten.
  • Sie sind für die Überwachung und Vereinfachung der Prozesse und der damit verbundenen Einhaltung der Compliance-Vorgaben und gesetzlichen Regelungen zuständig.
  • Sie sind verantwortlich für die Überarbeitung traditioneller Arbeitsmethoden und sind der Schlüssel zur Modernisierung des Unternehmens.
Was kommt als nächstes?

Die Teams von Bureau Veritas waren nicht nur von der einfachen Handhabung der Plattform überrascht, sondern auch von der Flexibilität, mit der diese lokal individualisierbar ist. Besonders beeindruckte die Projektverantwortlichen, wie schnell ihre HR-Assistenten und -Leiter die Plattform angenommen und die neue Arbeitsweise in die Tat umgesetzt haben.

Frankreich ist das Pilotland für UKG HR Service Delivery for SuccessFactors. Das übergeordnete Ziel ist jedoch, die Lösung in allen Märkten, in denen das Unternehmen tätig ist, zu implementieren.

“Das Beispiel Frankreichs ist sehr überzeugend – viel besser als reines Reden oder theoretische Erklärungen.” Fernanda Ribeiro, Vizepräsidentin der Personalabteilung, Bureau Veritas

Erfolge
  • 90 % Aktivierung der elektronischen Schließfächer
  • 328.632 Dokumente sind zurzeit auf dem Server von UKG gespeichert
  • 213 bis dato veröffentlichte Artikel
  • 21.450 Aufrufe dieser Artikel
  • 8.912 gestellte Anfragen seit September 2018
  • Einsatz des Kernmoduls in 100 % der 470 Business Units
  • 0 Aktenschränke / 0 Papierakten
  • Bessere Datenqualität
Was sind die Vorteile der Plattform?

Für HR-Nutzer und Mitarbeiter bedeutet die Integration von SAP SuccessFactors und UKG:

  • Hohe Nutzerfreundlichkeit: Ein vereinfachter Zugriff auf die Personalakten und -dokumente für Personalmitarbeiter und Führungskräfte – ohne das Portal SAP SuccessFactors verlassen zu müssen.
  • Datenverwaltung in Echtzeit: Die Generierung von Personalakten und die Erstellung automatisierter Prozesse werden durch “Ereignisse” in SAP SuccessFactors ausgelöst (Registrierung eines neuen Mitarbeiters, neuer Status, etc.). UKG erhält und nutzt die gespeicherten Daten, um in Echtzeit das HR-Dienstleistungsangebot des Unternehmens zu personalisieren.
  • Sichere Integration: Die Lösung enthält einen zertifizierten SAP-App-Center-Konnektor, der auf der Cloud-Plattform von SAP gehostet und gesichert wird.
  • Schnelle Installation: Mit dieser Lösung profitieren SAP-SuccessFactors-Kunden von der schnellsten Implementierung unter den verfügbaren HRSD-Plattformen.
90
%
-ige Aktivierung der Mitarbeiterdepots
328.632
gespeicherte Mitarbeiterdokumente
auf dem UKG-Server
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