Ornua ist eine Molkereigenossenschaft, die Molkereiprodukte für ihre Mitglieder, die irischen Milchverarbeiter und damit die irischen Milchbauern, vertreibt. Sie ist Irlands größter Exporteur von irischen Molkereiprodukten und exportiert in 110 Länder weltweit. Das Unternehmen hat seinen Hauptsitz in Dublin und beschäftigt global 2.400 Mitarbeiter. Ornua ist weltweit in 10 Geschäftsbereichen und 12 Produktionsstätten aktiv und unterhält Vertriebs- und Marketingteams in allen Teilen der Welt.
“Früher waren Informationen auf unterschiedliche Standorte verteilt, was den Zugriff auf Dokumente und deren Aktualisierung erschwerte. Heute weiß jeder, wo sich die Daten im UKG-System befinden und dass sie auf dem neuesten Stand sind.”
Susan Mitchell
Leiterin der Personaldienste
Die Herausforderung
Struktur der HR-Funktion
Ornua verfügt über ein globales HR-Team von 50 Mitarbeitern in Großbritannien, Irland, den USA, Saudi-Arabien, China, Spanien, Deutschland, Dubai, Südafrika und Nigeria. Das HR-Betriebsmodell besteht aus lokalen Geschäftsbereichen, HR-Geschäftspartnern, globalen Centers of Excellence-Teams, z. B. Talent, Reward und den kürzlich implementierten People Services (Shared-Service-Team). Das People Services Team ist in Dublin angesiedelt, wo Susan Mitchell, Head of People Services, ein achtköpfiges Team leitet.
Als weltweit verteiltes HR-Team bestand eine der größten Herausforderungen darin, Verfahren und Prozesse zu standardisieren und die Einhaltung von Vorschriften sicherzustellen. Das Unternehmen ist im Laufe der Zeit durch verschiedene Fusionen und Übernahmen stark gewachsen, und der alltägliche Druck bei der Betreuung der Mitarbeiter machte es der Personalabteilung schwer, die Effizienz zu steigern.
Papierbasierte Mitarbeiterakten und Personalunterlagen wurden an unterschiedlichen Standorten Hauptsitz: Dublin, Irland HRM-System: SAP SuccessFactors Mitarbeiter: 2.400 UKG-Produkt: UKG HR Service Delivery aufbewahrt, was die Prüfung, Aktualisierung und Verwaltung erschwerte. Es gab kein Case-Management-System, daher wandten sich die Mitarbeiter bei Problemen oder Fragen an ihre lokalen HR-Ansprechpartner.
Die Lösung
Das HR-Team brauchte eine Lösung, die sich in das HRM-System SAP SuccessFactors integrieren ließ, vor allem aber die Standardisierung und Automatisierung von Prozessen sowie eine effiziente Verwaltung von Personalakten und Fällen für eine weltweit verteilte Belegschaft ermöglichte. Des Weiteren wünschte sich das Team eine elektronische Unterschriftsfunktion.
Auf der Grundlage von Recherchen und Analysen, u. a. durch die Analyse- und Beratungsgesellschaft Gartner, wurde die komplette HR-Service-Delivery-Plattform von UKG als bevorzugte Lösung ausgewählt. Sie umfasst Document Manager (UKGs Lösung für die Verwaltung von Personalakten) und People Assist (UKGs Anwendung für das Fallmanagement) sowie fortschrittliche Analysefunktionen. „UKG hat uns buchstäblich alles was wir brauchten in einem einzigen HRSD-Paket bereitgestellt“, erklärt Mitchell.
Implementation
Ornua konzentrierte sich bei der Einführung zunächst auf das Vereinigte Königreich und Irland und plante einen schrittweisen und lokalisierten Ansatz für seine weiteren globalen Niederlassungen. Das Unternehmen begann im August 2019 mit der Durchführung von Workshops; vor der Einführung mussten dann noch einige Anpassungen und Integrationsarbeiten mit dem SAP SuccessFactors-System durchgeführt werden.
Ornua entschied sich für die Standard-API-Integration mit SAP SuccessFactors, obwohl UKG seinen Kunden eine zusätzliche Integrationsebene anbietet, über die die HR-Fachkräfte von SAP SuccessFactors aus auf Document Manager zugreifen können.
Zentrales Mitarbeiterportal
Das ICT-Team war von Anfang an entscheidend an der Einführung beteiligt, aber der Aufbau des Systems ermöglichte auch die Einbeziehung der Abteilungen für Gehaltsabrechnung, Vergütung, Personalbeschaffung sowie Schulung und Entwicklung. „Alle diese Abteilungen würden das Case-Management System täglich nutzen, weshalb wir Informationen zu ihren Arbeitsabläufen und Prozessen benötigten“, kommentiert Jennifer O’Brien, Projektleiterin People Services.
Die Personalabteilung arbeitete auch eng mit dem Rechts- und Compliance-Team zusammen, vor allem bei der Verwaltung der Mitarbeiterakten.
Das System wurde der Personalabteilung Ende April 2020 bereitgestellt. Die Einführung für die Endnutzer begann im Juni und dauerte bis Oktober 2020. O’Brien erklärt, dass man sich vor der Einführung zwar mit den lokalen Teams austauschte, man die Prozesse aber erst in der Praxis richtig gestalten und an die tatsächlichen Anforderungen anpassen konnte. „Solange das System nicht in der Praxis läuft, beschäftigt man sich nur theoretisch damit“, sagt sie und fügt hinzu, dass es eine echte Herausforderung sein kann, Akzeptanz für ein neues System zu erreichen. „Es ist ein kontinuierlicher Prozess.“
Die Covid-19-Pandemie hatte Auswirkungen auf die Einführung des Systems, aber das Unternehmen entwickelte ein digitales Modul, um virtuelle Schulungen für das neue Tool zu ermöglichen.
Die Mitarbeiter in den Fabriken, die 50 Prozent der weltweiten Belegschaft ausmachen, und die Möglichkeit, ihnen Zugang zum System zu ermöglichen, stellten eine weitere Herausforderung für die Einführung dar.
Das HR-Team nutzte ein Microsoft-Authentifizierungstool, über das die Mitarbeiter eine digitale Identität (Benutzername und Passwort) erhielten, mit der sie dann über ein Smartphone oder Tablet auf das System zugreifen konnten. In der Kantine wurden gemeinsam genutzte Tablets installiert, um den Zugang für diejenigen zu erweitern, die zu Hause kein Smartphone oder ähnliche digitale Geräte haben.
Das Unternehmen hatte eine enorme Menge an HR-Dokumenten in Papierform. Um das Scannen dieser Dokumente besser zu organisieren, entwickelten UKG und das HR-Team in Zusammenarbeit mit dem Datenmanagement-Partner Scan-Optics ein System zur Anwendung von Metadaten und Regeln für jedes Dokument.
Der Schwerpunkt von Phase drei lag auf China, Saudi-Arabien, Deutschland und Spanien, was eine umfangreiche Lokalisierung erforderte.
Verwendung des Systems
Bislang wurden in einem Zeitraum von 9 Monaten 40 Dokumentvorlagen erstellt und daraus 705 Dokumente für verschiedene HR-Prozesse erzeugt.
Das Unternehmen nutzt eine Prozessautomatisierung für den Einstellungsprozess, die Vertrags- und Angebotserstellung sowie das Onboarding und den Austritt. Darüber hinaus wurde ein interner Umzugsprozess entwickelt, der gerade umgesetzt wird, und die Prozesse für Mutterschafts-, Vaterschafts- und Elternurlaub befinden sich in der Genehmigungsphase. Die Vorgesetzten haben positiv auf die Aufforderungen zur Erledigung von Aufgaben reagiert, und die Personalabteilung begrüßt die große Transparenz und dass sie sehen kann, in welcher Phase sich ein Prozess befindet.
So hat die Personalabteilung beispielsweise für die Personalbeschaffung im System eine Checkliste angelegt, die von den HR-Geschäftspartnern ausgefüllt wird. Diese geht direkt an das Rekrutierungsteam, das die Stellenausschreibung erzeugt und die verschiedenen Schritte des Rekrutierungsprozesses durchläuft. Bei der Planung von Vorstellungsgesprächen wird der Prozess automatisch an die Personalabteilung zurückgegeben
Ein weiteres Beispiel für die Prozessautomatisierung in der Praxis ist ein automatisiertes Formular, das direkt an die IT-Abteilung weitergeleitet wird und sie darüber informiert, welche Hardware und Software ein neuer Mitarbeiter benötigt, aber auch darüber, wenn Konten deaktiviert und Hardware zurückgerufen werden müssen, weil ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt.
Die Ergebnisse
Das Unternehmen verzeichnet bereits Effizienzsteigerungen und eine verbesserte Employee Experience durch die Prozessautomatisierung. Normalerweise dauerte die Einstellung eines neuen Mitarbeiters 10 bis 14 Tage. Mit dem System hat ein neuer Mitarbeiter in nur 18 Minuten einen Vertrag unterschrieben.
Die HR-Service-Delivery-Lösung von UKG ermöglicht es der Personalabteilung auch, standardisierte Berichte für das Unternehmen zu erstellen. „Wir können aufzeigen, welche die 10 häufigsten Mitarbeiteranfragen pro Monat sind und wie wir unsere Service Level Agreements (SLA) erfüllen”, sagt Mitchell.
Ein weiterer großer Vorteil ist, dass Mitarbeiter und Vorgesetzte nun über die Wissensdatenbank im Modul UKG People Assist eine zentrale Informationsquelle für Richtlinien und Verfahren haben. „Früher wurden die Informationen an verschiedenen Orten aufbewahrt, was den Zugriff auf die Dokumente und ihre Aktualisierung erschwerte. Heute weiß jeder, dass alle Informationen im System vorliegen und immer auf dem neuesten Stand sind“, kommentiert Mitchell. „Die Employee Experience wurde dadurch entscheidend verbessert, und die Vorgesetzten schätzen das System, weil sie die Mitarbeiter zu einer zentralen Anlaufstelle leiten können.“
Auch das von Ornua angebotene Pensionskonzept wird seit seiner Einführung in UKG People Assist deutlich besser angenommen. Die Informationen sind jetzt leichter zugänglich. Bis heute wurden fast 4.000 Anträge über People Assist gestellt.
Nächste Schritte und Tipps für andere Unternehmen
UKG HR Service Delivery befindet sich noch in der Einführungsphase und erfordert noch einen gewissen Kulturwandel. Neben der Digitalisierung von Prozessen und Dokumenten hat Ornua vor kurzem ein gemeinsames Servicemodell für die Personalabteilung eingeführt, und die HR-ServiceDelivery-Lösung wird eine wichtige Rolle dabei spielen, Mitarbeiter und Manager bei der Umstellung auf das neue Modell zu unterstützen. Die Möglichkeit, über Personalprozesse Bericht zu erstatten und genaue Metriken zu liefern, bedeutet auch, dass die Personalabteilung das Unternehmen bei der Umsetzung seiner Wachstumsstrategie besser unterstützen kann.
Das Hauptaugenmerk liegt nun auf der zukünftigen globalen Einführung, dem weiteren Ausbau der Wissensdatenbank sowie der Prozessautomatisierung. Außerdem ist geplant, die Homepage der Wissensdatenbank als Medium zur Veröffentlichung von Newslettern für lokale Standorte zu nutzen.
„Unser Rat ist, zu Beginn des Prozesses genau zu prüfen und zu verstehen, wie das System von den Mitarbeitern genutzt werden soll. Die Anforderungen aller Standorte weltweit müssen klar verstanden werden. Es ist nicht immer möglich, die Prozesse exakt zu definieren, bevor der Endnutzer das System verwendet. Daher sollte man sich darauf einstellen, dass in den ersten Monaten nach der Einführung kontinuierliche Verbesserungen und Optimierungen notwendig sind.“
Der abschließende Rat von O’Brien und Mitchell ist: „Machen Sie den Sprung in Richtung Digitalisierung und beseitigen Sie die Komplexität dezentraler und nicht-digitaler Prozesse.“”
