KI am Arbeitsplatz: Intelligentere, menschenorientierte Entscheidungen

KI am Arbeitsplatz: Wo Intelligenz zu Verständnis wird

92% der Organisationen planen, ihre Investitionen in künstliche Intelligenz (KI) in den nächsten drei Jahren zu erhöhen, aber nur 1 % der Führungskräfte sind laut einem McKinsey-Bericht KI-reif. Es ist klar, dass KI nicht mehr wegzudenken ist. Aber wie genau sollten wir sie nutzen?

Von einzelnen Mitarbeitern bis hin zur Geschäftsleitung kann jeder Wege finden, KI in seine Arbeitsabläufe zu integrieren. HR-Teams sind jedoch in einer einzigartigen Position, um jeden Aspekt des Arbeitslebens zu verbessern, von der Stärkung der Organisationskultur über die Schließung von Qualifikationslücken bis hin zur Optimierung der Gehaltsabrechnung und der Verbesserung der Personaleinsatzplanung. KI gibt HR-Teams die Möglichkeit, das Verständnis für die Mitarbeitenden in die Praxis umzusetzen.

Was heißt KI am Arbeitsplatz?

KI ist bereits ein fester Bestandteil Ihres persönlichen Lebens. Wenn Sie personalisierte Playlists auf Spotify hören, Erinnerungen von Alexa erhalten oder beim Online-Shopping intelligentere Vorschläge bekommen, dann ist KI die Technologie hinter all diesen Funktionen.

KI am Arbeitsplatz ist nicht weniger magisch. Verantwortungsvoll eingesetzt, arbeitet KI Seite an Seite mit den Mitarbeitenden in Ihrer Organisation, um die Produktivität zu steigern und ein echtes Verständnis für die Belegschaft zu entwickeln. Sie werden wissen, was Ihre Mitarbeitenden brauchen, wie sie auf bestimmte Situationen reagieren und können Strategien entwickeln, um die Arbeitserlebnisse jedes Einzelnen zu verbessern. 

Wie wird KI am Arbeitsplatz eingesetzt?

Intelligente Technologien wie generative KI beantworten wichtige Fragen und erstellen Inhaltsentwürfe, um die Produktivität Ihrer Mitarbeitenden zu steigern. In der Zwischenzeit analysieren maschinelles Lernen und große Sprachmodelle Ihre Daten, erkennen darin Muster und nutzen diese, um schneller fundierte Entscheidungen zu treffen.

Für HR-Teams ist KI ein vertrauenswürdiger Berater. In Ihr HCM-System integriert, bietet KI wesentliche Unterstützung und intelligente Impulse für alle Aspekte Ihres Workforce Managements.

• Personalrekrutierung: Finden Sie qualifizierte Kandidatinnen und Kandidaten schneller, schreiben Sie inklusivere Stellenbeschreibungen und optimieren Sie Ihre Einstellungsentscheidungen mit KI-gestützten Empfehlungen.
• Onboarding: Passen Sie das Onboarding-Erlebnis an jede Rolle oder Region an, damit sich neue Mitarbeitende vom ersten Tag an unterstützt fühlen.
• Employee Engagement: Erkennen Sie Stimmungsschwankungen, identifizieren Sie frühe Warnsignale für Desinteresse und unterstützen Sie die Führungskräfte dabei, die richtigen Maßnahmen zur richtigen Zeit zu ergreifen.
• Personalplanung: Prognostizieren Sie die Fluktuation, schließen Sie Qualifikationslücken und planen Sie proaktiv mit vorausschauenden Erkenntnissen.
• Personaleinsatzplanung: Erstellen Sie intelligentere, gerechtere Personaleinsatzpläne, die den Arbeitsbedarf mit den Präferenzen der Mitarbeitenden in Einklang bringen. Damit stellen Sie sicher, dass Sie immer die richtigen Leute zur richtigen Zeit am richtigen Ort haben.
• Zeit und Anwesenheit: Reduzieren Sie manuelle Arbeit und Fehler mit KI-gestützter Nachverfolgung und Ausnahmebehandlung.
• Optimierung der Arbeitskräfte: Passen Sie die Personalbesetzung an die organisatorischen Anforderungen an, indem Sie die Nachfrage vorhersagen und die Ressourcen in Echtzeit anpassen.
• Erkennung von Fehlern in der Gehaltsabrechnung: Erkennen Sie Anomalien und potenzielle Probleme, bevor die Gehaltsabrechnung ausgeführt wird.
• Kostenprognose: Nutzen Sie KI, um die Personalkosten zu antizipieren und die Auswirkungen von Änderungen zu modellieren.
• Compliance-Unterstützung: Bleiben Sie mit intelligenter Risikoerkennung und Warnungen immer einen Schritt voraus, wenn es um die sich ständig ändernden Arbeitsvorschriften geht.

Die 5 wichtigsten Vorteile von KI am Arbeitsplatz

Organisationen haben bisher nur die Oberfläche dessen angekratzt, wie KI zur Verbesserung der Arbeit eingesetzt werden kann. Ihr Potenzial ist grenzenlos. Doch schon heute zeigen sich die unglaublichen Vorteile dieser Technologie: von der Unterstützung alltäglicher Aufgaben bis hin zur langfristigen strategischen Planung. Dazu gehören:

Verbesserte Employee Experience

KI zeigt uns bisher unbekannte Wege, um die Arbeitswelt für Ihre Mitarbeitenden zu verbessern. KI könnte Ihre Daten analysieren, um Reibungspunkte in der Employee Journey zu identifizieren, wie z. B. langsame Onboarding-Prozesse oder Burnout-Risiken. So gestalten Sie personalisierte und nachhaltigere Erlebnisse.

Sie ist außerdem inklusiv. Wenn jeder Mitarbeitende mit einem KI-Assistenten sprechen kann, stehen Wissen und Antworten allen zur Verfügung.

Mehr Produktivität

Ihre Mitarbeitenden müssen nicht mehr vor Ort sein, um jeden Knopf zu drücken oder jede Zeile eines Berichts zu lesen. Menschenzentrierte KI übernimmt ressourcenintensive Aufgaben, automatisiert wiederholende manuelle Tätigkeiten und schafft dadurch mehr Kapazitäten für das, was wirklich wichtig ist.

Verbesserte Entscheidungsfindung

Ein Mangel an Berichten und Erkenntnissen belastet alle Mitarbeitende, vom Frontoffice bis zur Frontline. Mit KI haben Sie jederzeit Zugriff auf die Informationen, die Sie benötigen. Ob es darum geht, die beste nächste Einstellung zu empfehlen, potenzielle Compliance-Risiken zu markieren oder den Arbeitsbedarf vorherzusagen, KI unterstützt Sie dabei, Intuition in datengestützte Maßnahmen zu übersetzen.

Stärkere Personalplanung

KI hilft Ihnen, vorauszusehen, was als Nächstes kommt. Sie kann Fluktuation prognostizieren, Qualifikationslücken aufzeigen oder die Auswirkungen sich verändernder Personalkosten modellieren, damit Sie immer bereit sind, zu reagieren. Mit dieser Art von Personalintelligenz können HR- und Betriebsleiter präzise und agil planen.

Sichere Compliance

Compliance sollte Ihnen keine schlaflosen Nächte bereiten, und mit KI wird es auch nicht passieren. Die Technologie behält die sich ändernden Arbeitsgesetze im Auge und benachrichtigt Sie über wichtige Updates oder Fristen, damit Sie nichts Wichtiges verpassen. Sie warnt Sie auch, wenn Sie sich wichtigen Schwellenwerten nähern, wie Überstundenlimits oder Teilzeitstundenobergrenzen, damit Sie Probleme ruhig und in Echtzeit lösen können.

Was sind die Herausforderungen, wenn KI am Arbeitsplatz eingesetzt wird?

Wie bei jeder leistungsstarken Technologie sollten Sie bei der Einführung am Arbeitsplatz sorgfältig vorgehen. Hier sind einige häufige Herausforderungen, denen Ihre Mitarbeitenden begegnen könnten.

Ihre Mitarbeitenden beruhigen

Ihre Mitarbeitenden könnten verständlicherweise nervös sein, dass KI ihre Arbeitsplätze ersetzen könnte. Seit der Einführung von Tools wie ChatGPT glauben mehr als 70 % aller Mitarbeitenden, dass generative KI innerhalb von zwei Jahren 30 % oder mehr ihrer Arbeit verändern wird.

Ängstliche Mitarbeitende könnten zögern, die Tools zu nutzen, die sie als Bedrohung wahrnehmen. Klare und einfühlsame Kommunikation von Führungskräften sollte sich darauf konzentrieren, wie KI die Mitarbeitenden unterstützt, anstatt sie zu ersetzen. Erklären Sie den Sinn hinter der Technologie: Reibungsverluste beseitigen, repetitive Aufgaben reduzieren und Zeit für sinnvollere Arbeit freisetzen.

Binden Sie Ihre Mitarbeitenden frühzeitig ein. Lassen Sie sie Tools testen, Feedback geben und sehen, wie KI ihre Arbeit erleichtern kann, ohne sie zu ersetzen.

Entscheiden, wann man delegieren sollte

Wann sollten Sie bei der Erledigung Ihrer Arbeit eher auf KI als auf Mitarbeitende vertrauen? Kein Handbuch kann diese Entscheidung für Sie treffen, aber es gibt ein paar gute Faustregeln.

Nutzen Sie KI für Aufgaben, die wiederholbar, datenbasiert und risikoarm sind, wie das Zusammenfassen von Umfrage-Feedback, das Markieren von Anomalien in Arbeitszeittabellen oder das Erstellen von Inhaltsentwürfen. Wenn die Arbeit Empathie, Urteilsvermögen oder einen sensiblen Kontext erfordert, ist es besser, sie den Mitarbeitenden zu überlassen.

Beginnen Sie damit, KI zur Unterstützung von Entscheidungen zu nutzen, nicht um sie zu treffen. Lassen Sie es Empfehlungen geben oder die Grundlagen automatisieren, während Ihr Team die Aufsicht und die endgültige Genehmigung übernimmt. Mit wachsendem Vertrauen können Sie die Bereiche und Methoden der Delegierung erweitern, ohne die menschliche Verantwortung zu verlieren.

Kontrolle des Zugangs zur Technologie

Sobald Sie KI in Ihrem Unternehmen eingeführt haben, kann sie sich schnell verbreiten, und das nicht immer so, wie Sie es beabsichtigt haben. McKinsey berichtet, dass Mitarbeitende dreimal häufiger KI nutzen, als ihre Führungskräfte erwarten.

Überwinden Sie dieses Risiko, indem Sie klare Richtlinien für die Nutzung von KI durch Ihre Mitarbeitenden festlegen. Stellen Sie sicher, dass die von Ihnen bereitgestellten Tools vertrauenswürdig und auf die Bedürfnisse Ihrer Belegschaft zugeschnitten sind. Ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitenden, Neues zu entdecken, aber innerhalb von Leitlinien, die Ihre Daten, Ihre Mitarbeitenden und Ihre Marke schützen.

Bereitstellung einer angemessenen Schulung für Mitarbeitende

Fast die Hälfte der Mitarbeitenden gibt an, dass sie nur mäßige oder minimale Unterstützung im Bereich KI erhalten. Dennoch betonen 48 %, dass Schulungen der wichtigste Faktor sind, um ihnen bei der Einführung generativer Tools zu helfen.

Die Schulung muss nicht technisch sein. Sie muss relevant sein. Konzentrieren Sie sich auf reale Anwendungsfälle, nicht nur auf Funktionen. Zeigen Sie den Mitarbeitenden, wie KI ihre Arbeit erleichtern kann, sei es beim Erstellen einer Richtlinie, beim Erstellen eines Personaleinsatzplans oder beim Erkennen von Trends in der Belegschaft.

Und betrachten Sie Schulungen nicht als einmalige Veranstaltung. Machen Sie es kontinuierlich, zugänglich und auf verschiedene Rollen zugeschnitten. Je selbstbewusster Ihre Mitarbeitenden sind, desto mehr Wert schöpfen Sie aus der Technologie.

Daten sauber halten

Echte Workforce Intelligence ist nur möglich, wenn KI mit präzisen Daten arbeitet. Selbst kleine Probleme, wie falsch beschriftete Schichten oder unvollständige Mitarbeiterdaten, können die Ergebnisse verzerren und das Vertrauen in die gewonnenen Erkenntnisse schwächen.

Bevor Sie KI skalieren, nehmen Sie sich die Zeit, die Daten zu überprüfen, auf denen sie basiert. Verpflichten Sie sich, wichtige Felder zu standardisieren und Dateninkonsistenzen zu beseitigen, um sicherzustellen, dass Ihre Systeme die gleiche Sprache sprechen. Diese Grundlage macht alles andere zuverlässiger, von Vorhersagen bis hin zu Empfehlungen.

Welche KI-Software-Funktionen sollten HR-Mitarbeitende im Blick haben?

Die richtige KI-Lösung versteht Ihre Organisation bis ins kleinste Detail. Sie basiert auf einer soliden Grundlage zuverlässiger Daten über Ihre Mitarbeitenden: wie sie arbeiten und was sie benötigen, um erfolgreich zu sein. Dabei nutzt KI insbesondere Folgendes:

Integrierte Intelligenz

KI sollte dort arbeiten, wo Ihre Mitarbeitenden bereits tätig sind: in Ihren HCM-, Gehaltsabrechnungs- und Workforce-Management-Systemen. Eingebettete Funktionen machen es einfacher, auf Erkenntnisse zu reagieren, ohne zwischen Tools zu wechseln oder Daten zu kopieren. Deshalb ist UKG Bryte AI direkt in den Arbeitsablauf integriert und hilft Ihnen, in jeder Phase der Employee Journey klügere Entscheidungen zu treffen.

Vertrauenswürdige Erkenntnisse über Ihre Mitarbeitenden

Die Qualität der Erkenntnisse hängt von der Qualität der zugrunde liegenden Daten ab. Entscheiden Sie sich für eine KI, die auf tiefgreifenden, realen Erfahrungen der Mitarbeitenden basiert. UKG Bryte AI wird von über 30 Milliarden Interaktionen an vorderster Front pro Jahr, 700 Milliarden US-Dollar an monatlich verarbeiteten Gehaltsabrechnungen und dem Input von mehr als 20 Millionen Mitarbeitenden pro Jahr angetrieben. So bieten wir Orientierung, die auf der tatsächlichen Arbeitsweise der Mitarbeitenden basiert.

Transparente Entscheidungsfindung

Anstatt blind auf die Aussagen der KI zu vertrauen, arbeiten Sie mit einem KI-Tool, das seine Empfehlungen klar erklärt und faire Ergebnisse unterstützt. UKG setzt bei der KI auf einen ethischen Ansatz, der Ihnen hilft, Vertrauen unter Ihren Mitarbeitenden aufzubauen, sodass die Einführung immer sicher ist.

Skalierbarkeit für die Zukunft

Die KI, die Sie heute wählen, sollte mit Ihrem Unternehmen wachsen. Ob Sie generative Tools, Konversationsschnittstellen oder Vorschaumodule erkunden: Ihre Plattform muss flexibel genug sein, um sich anzupassen. UKG Bryte AI ist darauf ausgelegt, sich mit Ihnen weiterzuentwickeln und Innovationen ohne Unterbrechung zu liefern.

Häufig gestellte Fragen zur KI am Arbeitsplatz