Software zur Personaleinsatzplanung für ein effizienteres Schichtmanagement

Software zur Personaleinsatzplanung: Ihr Team im Blick, alles im Griff

Haben Sie die richtigen Mitarbeitenden mit den passenden Kompetenzen für heute eingeplant? Wie sieht es morgen aus? Nächste Woche? Den Rest des Monats? Das Schichtmanagement muss nicht kompliziert sein. Wenn Ihr Personaleinsatzplan reibungslos läuft, spürt das gesamte Team die Vorteile – bessere Abdeckung, weniger kurzfristige Änderungen und mehr Zeit, sich auf die wirklich wichtigen Aufgaben zu konzentrieren.

Software zur Personaleinsatzplanung bietet eine klare Übersicht über Ihre aktuellen und zukünftigen Besetzungsbedarfe und gleicht diese mit der Verfügbarkeit und den Fähigkeiten Ihrer Mitarbeitenden ab. Statt auf Glück zu vertrauen, wird jede Schicht sicher und klar geplant. Das ist Mitarbeitendenverständnis, das Wirkung zeigt.

Was ist Software zur Personaleinsatzplanung?

Software zur Personaleinsatzplanung ist ein digitales Tool, das Unternehmen dabei unterstützt, Personaleinsatzpläne zu erstellen, zu verwalten und anzupassen. Stellen Sie sich ein praktisches Dashboard vor, das Ihnen anzeigt, dass Sie für einen ruhigen Mittwochmorgen zu viele Mitarbeitende eingeplant haben, jedoch nicht genügend Unterstützung für einen geschäftigen Freitagabend vorhanden ist. Oder schlimmer noch: dass vor Ort eine zertifizierte Fachkraft für Arbeitssicherheit fehlt – ein absolutes Muss für die Compliance.

Software zur Personaleinsatzplanung unterstützt Sie dabei, Ihre Belegschaft optimal zu verwalten:

• Automatisierung Ihrer Personaleinsatzplanung, unabhängig von deren Komplexität.
• Detaillierte Einblicke in Ihre Belegschaft, damit Sie Ihre Schichten optimal managen können.
• Mühelose vollständige Personaleinsatzpläne mithilfe von KI, ohne dass Sie einen Finger rühren müssen.
• Machen Sie es Ihren Mitarbeitenden leicht, ihre Verfügbarkeit und Schichtpräferenzen mitzuteilen.

5 unverzichtbare Funktionen für Ihre Software zur Personaleinsatzplanung

Die besten Tools zur Einsatzplanung sollten sich an die Arbeitsweise Ihres Unternehmens und Ihrer Mitarbeitenden anpassen. Um die richtige Plattform zu finden, achten Sie auf Funktionen wie:

Automatisierung für intelligentere Personaleinsatzplanung

Verabschieden Sie sich von Tabellen, endlosen E-Mail-Threads und Gedächtnisstützen. Software zur Personaleinsatzplanung mit integrierter Automatisierung ermöglicht es Ihnen, intelligente Personaleinsatzpläne zu erstellen, die auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens und die Verfügbarkeit Ihrer Mitarbeitenden zugeschnitten sind. Die Software erkennt, wann Ihre geschäftigste Zeit bevorsteht oder wann Mitarbeitende fast ihre wöchentliche Stundenobergrenze erreicht haben, und passt sich entsprechend an.

Integrationen mit dem Rest Ihres Technologie-Stacks

Arbeiten Ihre Mitarbeitenden mit anderen Tools, ist eine  Integration möglich. Zum Beispiel ermöglicht eine nahtlose Integration zwischen Ihren Einsatzplanungs- und Gehaltsabrechnungssystemen, dass Ihre Mitarbeitenden pünktlich und korrekt bezahlt werden.

Mobiler Zugang für Mitarbeitende, jederzeit und überall

Sie müssen nicht bis zum Ende einer anstrengenden Schicht warten, um sich anzumelden und zu überprüfen, wann Sie morgen wieder im Einsatz sind. Von der Frontline-Belegschaft bis hin zu den Mitarbeitenden im Büro kann Ihr gesamtes Team Schichtpläne einsehen oder ändern sowie überprüfen, mit wem sie zusammenarbeiten – alles bequem von ihrem Smartphone aus. 

Schichttauschmöglichkeiten bei Planänderungen

Manchmal kommt es anders, und Pläne ändern sich. Eine gute Planungsplattform ermöglicht es den Mitarbeitenden, eine Schicht abzulehnen, eine zusätzliche zu übernehmen oder mit einem Teammitglied zu tauschen. Mit integrierten Regeln und Genehmigungen behalten Führungskräfte die Kontrolle, während Mitarbeitende die gewünschte Flexibilität genießen.

Berichte und Analysen, um Daten in Entscheidungen zu verwandeln

Überprüfen Sie die Abdeckung des letzten Monats, um zu verstehen, was Ihre Überstundenausgaben verursacht hat. Oder planen Sie im Voraus für die Feiertage, indem Sie vergangene Trends nutzen, um die Nachfrage vorherzusagen und den Personaleinsatz anzupassen, bevor es hektisch wird. Mit integrierten Berichten und Echtzeit-Dashboards können Sie Muster erkennen, fundiertere Entscheidungen treffen und alles reibungslos Schicht für Schicht am Laufen halten.

Wie beeinflusst künstliche Intelligenz die Personaleinsatzplanung?

Anstatt sich den Kopf über Terminüberschneidungen zu zerbrechen und wertvolle Zeit zu verlieren, ist KI Ihr intelligenter Assistent. Er arbeitet unauffällig im Hintergrund, um Schichtmuster zu erkennen, Probleme zu vermeiden und schneller bessere Entscheidungen zu treffen.

Ausgestattet mit KI, bietet die Software zur Personaleinsatzplanung von UKG folgende Vorteile:

• Generiert automatisch Personaleinsatzpläne, die Verfügbarkeit, Fähigkeiten, Vorlieben und betriebliche Anforderungen berücksichtigen.
• Bietet Vorschläge, um kurzfristige Lücken zu schließen oder Arbeitslasten auszugleichen.
• Ermittelt die prognostizierte Arbeitsnachfrage basierend auf Trends, Saisonalität oder historischen Daten.
• Vermeidet Compliance-Probleme, indem Terminüberschneidungen erkannt werden, bevor sie auftreten.

Die 5 wichtigsten Vorteile moderner Software für die Personaleinsatzplanung

Die Vorteile von Software für die Personaleinsatzplanung sprechen für sich. Wenn Sie in die richtige Technologie investieren, können Sie Ihre Mitarbeitenden besser verstehen und wissen genau, wie Sie sie optimal unterstützen können. Darauf können Sie sich freuen:

Motivierte Mitarbeitende

Wenn Mitarbeitende ihre Verfügbarkeit selbst festlegen, Schichten tauschen und ihre Personaleinsatzpläne im Voraus einsehen können, fühlen sie sich besser in der Lage, ihr Arbeitsleben zu gestalten. Die Flexibilität, das Kind zum Zahnarzt zu bringen oder am eigenen Geburtstag freizunehmen, schafft Vertrauen und zeigt, dass Sie aufmerksam sind. Und wenn sich Mitarbeitende unterstützt fühlen, bleiben sie länger im Unternehmen und tragen mehr bei.

Höhere Produktivität

Die richtigen Mitarbeitenden, am richtigen Ort, zur richtigen Zeit. Mit intelligenterer Personaleinsatzplanung verbringen Teams weniger Zeit mit der Suche nach einer Vertretung oder dem Ausgleichen von Engpässen und mehr Zeit damit, das Unternehmen voranzutreiben. Durch diese Maßnahme konnte Costa Coffee die Personaleffizienz während der Weihnachtszeit dank fortschrittlicher Personaleinsatzplanung um fast 50 % sowie unmittelbar danach um 65 % erhöhen.

Geringerer Verwaltungsaufwand

Alle Informationen im Blick und keine Lücken im Personaleinsatzplan. Anstelle von Schichtproblemen können sich Führungskräfte darauf konzentrieren, ihre Teams zu leiten, und mehr Zeit darauf verwenden, das Unternehmen in Richtung seiner Mission voranzubringen – sei es, Kunden, Patienten oder Gemeinschaften zu dienen. 

Bessere Kommunikation

Alle bleiben auf dem Laufenden. Automatisierte Personaleinsatzplanung bedeutet, dass Schichten und Aktualisierungen sofort kommuniziert werden, sodass keine Unklarheit entsteht, wer wann arbeitet. Es erleichtert den Mitarbeitenden das Leben und sorgt für einen reibungslosen Ablauf der Vorgänge.

Optimierte Personalkosten

Investieren Sie dort, wo es wirklich wichtig ist. Software für die Personaleinsatzplanung bringt Ihre Personalplanung mit der tatsächlichen Nachfrage in Einklang und verhindert sowohl Überbesetzung als auch kostspielige Überstunden. Sie sorgt dafür, dass Sie stets die Arbeitszeitregelungen einhalten, und ermöglicht Ihnen die Echtzeit-Überwachung Ihrer Personalausgaben, sodass Sie stets den Überblick behalten.

Wie Sie einen Arbeitsplan erstellen, der für alle Mitarbeitenden funktioniert

Ein gut gestalteter Personaleinsatzplan berücksichtigt die Bedürfnisse Ihrer Mitarbeitenden und sorgt gleichzeitig für einen reibungslosen Betriebsablauf. So erstellen Sie eine Lösung, die Einfühlungsvermögen mit Ihren Betriebsabläufen in Einklang bringt.

Ihr Team im Blick

Je mehr Sie wissen, desto besser passt Ihr Einsatzplan. Verstehen Sie, wer Teil Ihres Teams ist – nicht nur die Rollen, sondern auch Arbeitspräferenzen, Qualifikationen und Einsatzgrenzen. Sind sie in Vollzeit oder Teilzeit tätig? Können sie Überstunden leisten? Bevorzugen sie Frühschichten? Vielleicht ist jemand hervorragend im Umgang mit Kunden, während eine andere Person ihre besten Leistungen allein erbringt.

Teilen Sie Ihre Kommunikationsmethoden

Niemand sollte den Details seiner Schicht hinterherlaufen müssen. Berücksichtigen Sie, wie und wo Ihre Mitarbeitenden ihren Personaleinsatzplan erhalten. Wie können sie Änderungen beantragen oder Fragen stellen? Legen Sie frühzeitig klare Erwartungen fest und erleichtern Sie die Kommunikation – sei es über eine mobile App, Führungskräfte-Check-ins oder beides.

Planen Sie Schichten rund um Ihr Team

Die beste Abdeckung besteht nicht immer darin, die meisten Mitarbeitenden im Einsatz haben. Vielleicht kann ein kleineres, erfahrenes Team den Ansturm besser bewältigen als eine größere, weniger qualifizierte Gruppe. Nutzen Sie Ihr Wissen über die Stärken und Fähigkeiten Ihres Teams, um Arbeitszeiten zu gestalten, die sowohl den Anforderungen der Arbeit als auch den Bedürfnissen der Mitarbeitenden gerecht werden.

Teilen Sie den Personaleinsatzplan umgehend mit

Je früher Ihr Team weiß, wann es arbeitet, desto besser kann es entsprechend planen – Termine, Schulwege, Nebenjobs oder einfach Erholung. Ein im Voraus geteilter Personaleinsatzplan zeigt Respekt und schafft Vertrauen.

Schichtänderungsanfragen berücksichtigen

Wenn unerwartete Situationen auftreten, sollten Mitarbeitende eine einfache Möglichkeit haben, Änderungen anzufordern oder ihre Schichten anzubieten, ohne Ihnen zusätzliche Arbeit zu bereiten. Die richtigen Tools erleichtern das Management von Anfragen und gewährleisten gleichzeitig einen ausgewogenen und regelkonformen Personaleinsatzplan.

Wie kann ich Überstunden reduzieren und gleichzeitig die Einhaltung der Arbeitsgesetze bei der Personaleinsatzplanung sicherstellen?

Compliance und Arbeitsgesetze sind wahrscheinlich nicht das, was Sie morgens aus dem Bett treibt. Aber wenn Ihr Unternehmen über die richtigen Leitplanken verfügt, werden diese Ihnen auch keine schlaflosen Nächte bereiten. Moderne Software zur Personaleinsatzplanung hilft mit folgenden Funktionen:

• Automatische Zeiterfassung, damit Sie wissen, wer kurz davor ist, Überstunden zu leisten – bevor es passiert.
• Standardmäßige Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften, einschließlich Pausen, Ruhezeiten und lokaler oder branchenspezifischer Regelungen.
• Verwaltung von Zertifizierungen und Schichtbeschränkungen für bestimmte Rollen oder Standorte.
• Hervorheben potenzieller Terminüberschneidungen, bevor sie im Personaleinsatzplan auftreten.

Angenommen, einer Ihrer Teilzeit-Mitarbeitenden nähert sich der maximal erlaubten Wochenarbeitszeit. Oder Ihr Personaleinsatzplan weist versehentlich einer Person unter 18 Jahren eine Schicht zu, die über die zulässige Arbeitszeit hinausgeht. Anstatt solche Fälle erst später zu bemerken, verhindert das System sie von vornherein, sodass Sie regelkonform bleiben und unnötige Kosten vermeiden.

Die Software zur Personaleinsatzplanung von UKG enthält diese Überprüfungen, sodass Sie nicht bei jeder Schicht erneut darüber nachdenken müssen. Sie erhalten mehr Kontrolle über die Arbeitsausgaben, und Ihr Team kann sicher sein, dass es innerhalb der Regeln arbeitet.

Was ist der beste Weg für Mitarbeitende, ihre Verfügbarkeiten für Schichten mitzuteilen?

Ihre Mitarbeitenden werden es schätzen, ihre Verfügbarkeit einfach und eigenständig über ein Planungssystem zu teilen, das ihnen die Flexibilität bietet, dies jederzeit und von jedem Gerät aus zu tun.

Sie können ihre bevorzugten Arbeitszeiten, wiederkehrende Verfügbarkeiten oder einmalige Änderungen für eine bestimmte Woche festlegen. Einige Mitarbeitende bevorzugen die frühen Morgenstunden, andere arbeiten nur an Wochenenden, und manche müssen ihre Pläne wöchentlich anpassen, je nachdem, was sonst noch ansteht.

Mit der richtigen Planungssoftware wird alles zentral gebündelt – keine verstreuten Informationen, kein Papierkram und keine unangenehmen Überraschungen mehr. Und wenn die Verfügbarkeit von Anfang an klar ist, wird die Erstellung des Personaleinsatzplans deutlich einfacher.