Personalmanagement zur Stärkung von Mitarbeitenden und Leistung

HR-Lösungen, die Ihre Personalprozesse revolutionieren

Wahrscheinlich sind Sie ständig auf der Suche nach Möglichkeiten, die Effizienz, das Engagement und die Beziehungen zu Ihren Mitarbeitenden zu verbessern. Der Schlüssel zum Erreichen dieser Geschäftsziele liegt in einer starken und fähigen Belegschaft, und genau hier können HR-Lösungen den entscheidenden Unterschied machen. Von der Rekrutierung und dem Onboarding bis hin zum Leistungsmanagement und der Entwicklung der Mitarbeitenden bieten HR-Lösungen Ihrem Unternehmen eine Vielzahl von Tools und Strategien, um das Humankapital effektiv zu verwalten.

Dieser Leitfaden bietet einen Überblick über die Vorteile und Funktionen von HR-Lösungen, Erfolgsgeschichten von Organisationen, die diese Lösungen eingesetzt haben, und Tipps zur Auswahl der richtigen HR-Software für Ihre Anforderungen.

Was sind HR-Lösungen und was sollten sie beinhalten?

HR-Lösungen sind Tools, Strategien und Prozesse, die Ihnen helfen, Ihre Mitarbeitenden effektiv zu managen. Traditionelle HR-Funktionen wurden durch Papierkram, Bürokratie und manuelle Prozesse belastet. Digitale HR-Lösungen haben sich jedoch weiterentwickelt, um diese Prozesse zu vereinfachen und in Organisationen aller Größen und Branchen effizienter zu gestalten.

Einige HR-Lösungen sind darauf ausgelegt, eine bestimmte Aufgabe wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zu verwalten; andere bieten eine All-in-one-Plattform, um mehrere Funktionen zu verwalten, ohne dass Daten in mehrere Systeme eingegeben werden müssen. Hier sind einige der HR-Bereiche, die Ihre Lösungen abdecken können:

Talentmanagement

Talentmanagement ist der Prozess, bei dem die besten Talente angezogen, entwickelt und gehalten werden – das Geheimnis für den Erfolg Ihres Unternehmens. HR-Lösungen können die folgenden Talentmanagement-Aktivitäten unterstützen:

• Rekrutierung und Onboarding von neuen Mitarbeitenden
• Leistungsmanagement und Zielsetzung für Mitarbeitende
• Nachfolgeplanung und Karriereentwicklung
• Strategien zur Bindung und Motivation der Mitarbeitenden
• Bereitstellung von Datenanalysen, um Top-Performer, Qualifikationslücken in der Organisation und Verbesserungspotenziale zu identifizieren.

Gehaltsabrechnung

Die genaue und pünktliche Bezahlung Ihrer Mitarbeitenden ist entscheidend für Ihren Geschäftsbetrieb. Dies kann durch die Automatisierung von Berechnungen, Lohnsteuerabzügen und Direktüberweisungsoptionen für Mitarbeitende erheblich vereinfacht werden. Entscheiden Sie sich für eine Gehaltsabrechnungslösung, die auch die Einhaltung der lokalen Arbeitsgesetze gewährleistet. Das gibt Ihnen die dringend benötigte Sicherheit, wenn Ihre Organisation an mehreren Standorten tätig ist.

Compliance

HR-Abteilungen sind dafür verantwortlich, dass ihre Organisationen die Arbeits- und Beschäftigungsgesetze einhalten, was in einer Ära ständiger regulatorischer Veränderungen leichter gesagt als getan ist. Effektive Compliance-Lösungen halten mit neuen Standards Schritt und optimieren Compliance-Prozesse, um Ihnen zu helfen, zukunftsfähige Richtlinien zu entwickeln. 

Personaleinsatzplanung

Flexible Arbeitszeiten ermöglichen es Ihren Mitarbeitenden, eine gesunde Work-Life-Balance zu finden. Ohne Technologie wäre es eine Herausforderung, den Überblick über die Urlaubsanträge und Schichtwechsel Ihrer Mitarbeitenden zu behalten. Lösungen für die Personaleinsatzplanung ermöglichen es den Mitarbeitenden, ihre Einsatzpläne digital zu verwalten, wodurch der Bedarf an Papierplänen reduziert und die Teamkommunikation verbessert wird. Darüber hinaus ermöglichen sie Führungskräften, fundierte Personalentscheidungen zu treffen. Mithilfe von Prognosefunktionen, die sicherstellen, dass die richtigen Mitarbeitenden zur richtigen Zeit am richtigen Ort sind.

Berichterstattung und Analytics

Berichts- und Analytics-Lösungen bieten Echtzeit-Dashboards, anpassbare Berichte und vorausschauende Analysen, um den Fortschritt bei der Erreichung Ihrer Ziele zu messen und Verbesserungspotenziale zu identifizieren. Business-Intelligence-Berichte verfolgen auch wichtige HR-Kennzahlen wie die Fluktuation der Mitarbeitenden, den Erfolg bei der Personalrekrutierung und die Produktivitätsniveaus. Mit diesen Daten in der Hand können Sie fundierte Entscheidungen treffen, um Ihre Organisation voranzubringen.

Zeit- und Anwesenheitserfassung

Arbeitgeber müssen die geleisteten Arbeitsstunden der Mitarbeitenden, einschließlich Pausen, Überstunden und Abwesenheiten, genau dokumentieren. Manuelle Zeiterfassungsmethoden können fehleranfällig und zeitaufwendig sein, was zu ungenauen Daten und potenziell kostspieligen Compliance-Problemen führt. Zeit- und Anwesenheitslösungen automatisieren diese Prozesse, erleichtern es den Mitarbeitenden, ihre Arbeitsstunden zu erfassen, und liefern den Führungskräften präzise Daten für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sowie für die Planung.

HR Service Delivery

HR-Service-Delivery-Lösungen bieten Self-Service-Funktionen für Mitarbeitende für gängige HR-Aufgaben wie die Beantragung von Freistellungen, die Aktualisierung persönlicher Informationen und den Zugriff auf wichtige Dokumente. Der Zugang zu diesen Tools ermöglicht es den Mitarbeitenden, ihre HR-Bedürfnisse selbst zu steuern.

Was sollte eine Personalmanagement-Software beinhalten?

Personalmanagement-Software liefert Ihnen Tools, die Ihnen helfen, sich auf Ihre Mitarbeitenden zu konzentrieren, Arbeitsprozesse effizienter zu gestalten und so das Wachstum Ihres Unternehmens fördert. Hier sehen Sie, was eine Personalmanagement-Software beinhalten sollte:

Zentralisierte Personaldaten

Mit Personaldaten können Sie alle Ihre Personalprozesse in einem einzigen Mitarbeiterdatensatz verwalten, ohne die gleichen Daten wiederholt eingeben zu müssen. Verfolgen Sie alle personalbezogenen Informationen Ihrer Mitarbeitenden an einem praktischen Ort, einschließlich persönlicher Daten, Beschäftigungsverlauf, Leistungsbeurteilungen, Leistungsauswahl sowie Zeit- und Arbeitsdaten. Dies minimiert das Compliance-Risiko und erleichtert Ihren Mitarbeitenden den Alltag.

Flexible Arbeitsabläufe

Flexible, integrierte Arbeitsabläufe automatisieren mühelos Ihre Geschäftsprozesse und Richtlinien, sodass Sie Routineaufgaben wie Genehmigungen, Richtlinienaktualisierungen und zeitnahe Änderungen in Ihrer Belegschaft optimieren können.

Berichterstattung und Analysen

Wenn es in Ihrer Organisation Datenlücken gibt, kann es manchmal so aussehen, als ob Entscheidungen zu sehr von Bauchgefühlen oder Intuition abhängen. Intelligente Berichts- und Analytics-Tools bieten lösungsweite Transparenz und geben Ihnen Einblicke in kritische Geschäftsbereiche, damit Sie potenziellen Problemen einen Schritt voraus sind.

Self Service für Mitarbeitende

Mitarbeitende müssen nicht mehr bei jeder Frage an die Tür der HR-Abteilung klopfen. Mit HRM-Lösungen haben Ihre Mitarbeitenden Zugriff auf moderne, benutzerfreundliche Self-Service-Tools, mit denen sie persönliche Informationen aktualisieren, ihre Leistungen überprüfen, Freistellungen beantragen und sich sogar für Schulungsprogramme anmelden können – alles mit nur wenigen Klicks.

Compliance

Compliance fördert das Vertrauen, das Wohlbefinden der Mitarbeitenden und den Erfolg des Unternehmens. Integrierte Regel-Engines können Ihnen helfen, alle relevanten Arbeitsgesetze einzuhalten und Sie warnen, wenn Sie es nicht tun. Dies wird durch den Zugriff auf eine zentrale Informationsquelle unterstützt, die zuverlässige und aktuelle Daten, die neuesten behördlichen Formulare sowie automatisierte Tools zum Abwesenheitsmanagement jederzeit und von überall bereitstellt.

Lernen und Entwicklung

HRM-Lösungen bieten Lern- und Entwicklungsinhalte und informieren Mitarbeitende über verfügbare Kurse, die sie jederzeit und auf jedem Gerät absolvieren können. Es ist so konzipiert, dass es Ihre Mitarbeitenden überall auf ihrem Lernweg begleitet. Sie können auch den Fortschritt der Mitarbeitenden verfolgen, Schulungslücken identifizieren und Entwicklungspläne anpassen, um alle weiterzuentwickeln.

Was sind die Vorteile der Nutzung von HR-Lösungen für Mitarbeitende?

Eine moderne Personalmanagement-Software optimiert HR-Prozesse, indem sie Aufgaben automatisiert, was zu mehr Effizienz und Zeitersparnis für die Mitarbeitenden führt. Sie stellt sicher, dass Sie die Arbeitsgesetze und -vorschriften einhalten und einen fairen Arbeitsplatz schaffen. Außerdem steigert es das Employee Engagement durch personalisierte Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten, befähigt Mitarbeitende, selbstständig zu sein, stärkt die Kommunikation und schafft eine starke Unternehmenskultur. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile, die Sie erwarten können, wenn Sie eine hochwertige HR-Lösung einsetzen: 

Optimierte Prozesse

HR-Lösungen bieten Geschwindigkeit, Effizienz und Genauigkeit, indem sie manuelle Prozesse automatisieren. Dies gibt Ihren erfahrenen Mitarbeitenden wertvolle Zeit, um sich auf strategischere Initiativen zu konzentrieren, und verbessert die allgemeine Employee Experience.

Fallstudie: Die Orthopädiepraxis EmergeOrtho hat auf die UKG Ready® HCM-Suite umgestellt, um die Belastung der Mitarbeitenden beim Onboarding zu verringern. Durch automatisierte Prozesse zur Begrüßung und Einarbeitung von neuen Mitarbeitenden hat das Unternehmen jede Woche einen ganzen Tag eingespart, was einer geschätzten jährlichen Kosteneinsparung von 26.000 US-Dollar entspricht.

Vereinfachte Gehaltsabrechnung

HR-Lösungen automatisieren komplexe Gehaltsabrechnungen und Steuerabzüge, um Genauigkeit und Rechtskonformität zu gewährleisten. Anstatt Daten in mehrere Systeme einzugeben, werden sie einmal eingegeben und abteilungsübergreifend geteilt. Diese Automatisierung reduziert das Fehlerrisiko und spart den HR-Mitarbeitenden Zeit, um sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.

Schnelleres Onboarding

Das Onboarding von Mitarbeitenden kann sich in die Länge ziehen, da durchschnittlich 54 separate Aufgaben in dieser entscheidenden Phase zu bewältigen sind. HR-Lösungen optimieren den Prozess, indem sie den Papierkram, die Unterzeichnung von Dokumenten und die Schulung von neuen Mitarbeitenden automatisieren. Dieser verbesserte Ansatz ermöglicht es den Mitarbeitenden, sofort durchzustarten und entlastet die HR-Teams.

Optimierte Employee Experience

Technologie gibt Ihren Teammitgliedern die Transparenz, die sie benötigen, um ihre Employee Journeys zu verwalten. HR-Lösungen ermöglichen es der gesamten Belegschaft, bei Bedarf auf ihre individuellen Informationen zuzugreifen und Aufgaben zu erledigen, ohne dass die HR-Abteilung zur Unterstützung benötigt wird. Das Ergebnis ist weniger Frustration bei den Mitarbeitenden, eine verbesserte Kommunikation und stärkere Beziehungen zwischen Arbeitgeber und Mitarbeitenden, die durch eine Kultur des Vertrauens ermöglicht werden.

Fallstudie: Leslie's Pool and Spa Services begann mit der Nutzung von UKG Pro, um die Mitarbeitenden während ihrer gesamten Arbeitsreise zu unterstützen, damit sie sich auf eine außergewöhnliche Kundenbetreuung konzentrieren können. Mit unserer HR Service Delivery haben Mitarbeitende jetzt jederzeit Zugriff auf eine Bibliothek von Self-Service-Tools, einschließlich Informationen zu Rekrutierung und Onboarding, Echtzeit-Gehaltsdaten, Verwaltung von Leistungen, Terminplanung, Lerntools und Leistungsbeurteilungen.

Eine stärkere Unternehmenskultur

Nahtlose Kommunikationskanäle schließen die Lücken zwischen den Abteilungen. Wenn alle Mitarbeitenden auf derselben Seite sind, können Sie die betriebliche Effizienz steigern und eine kollaborative Unternehmenskultur fördern, in der sich jeder frei fühlt, seine Ideen und Meinungen zu äußern.

Fallstudie: TravelBrands hat nach einer Fusion und Übernahme eine UKG-Lösung eingeführt. Diana Valler, Chief Human Resources Officer, sagte uns:

„Wir wollten mit einem Unternehmen zusammenarbeiten, das mit unseren Kernwerten Harmonie, Integrität und Erfolg übereinstimmt. UKG setzt auf Menschen, und genau das ist es, woran TravelBrands glaubt. Es war also eine perfekte Ergänzung. Wir wissen, dass wir unsere Ziele nicht allein erreichen können. Es braucht ein ganzes Dorf, und UKG arbeitet mit uns zusammen, sodass wir ständig gemeinsam innovativ sind.“

Begrenzte Fluktuation

Reibungslose interne Prozesse beseitigen Hürden für Mitarbeitende, was die Fluktuation reduziert, indem es die Einstellungszyklen verbessert, Entwicklungsmöglichkeiten schafft und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden steigert.

Fallstudie: Die Restaurantkette Portillo's verwöhnt ihre Gäste an 70 verschiedenen Standorten in neun Bundesstaaten. Der Gastgewerbebereich ist bekannt für seine hohe Fluktuation, die den Geschäftsbetrieb beeinträchtigen kann. Darüber hinaus ist es seit der Pandemie eine Herausforderung, Mitarbeitende für die Arbeit in diesem Sektor zu gewinnen. Portillo's ermöglicht seinen Mitarbeitenden über die mobile App UKG Pro den Zugriff auf wichtige Daten, wie z. B. Gehaltsabrechnungen, Schichtinformationen oder Informationen zu Leistungen. Mit detaillierten Analytics können Führungskräfte schnell auf Berichte zugreifen, um fundierte Personalentscheidungen zu treffen, die für die Bindung von Mitarbeitenden entscheidend sind.

Strengere Compliance-Standards

Die Verantwortung für die Einhaltung der Bundesvorschriften wird mit HR-Lösungen, die durch automatisierte Updates und Erinnerungen stets auf dem neuesten Stand der gesetzlichen Anforderungen der Bundesregierung oder der Bundesländer bleiben, erheblich vereinfacht. Dies reduziert das Risiko von Strafen für Nichteinhaltung und stellt sicher, dass die Richtlinien des Unternehmens mit den neuesten gesetzlichen Anforderungen, einschließlich derjenigen im Zusammenhang mit der Gehaltsabrechnung, übereinstimmen.

Fallstudie: Das Major-League-Baseball-Team Miami Marlins verfügt über eine dynamische Belegschaft, die sich während der Baseball-Saison verdoppelt. Diese schwankende Zahl an Mitarbeitenden erfordert, dass die Lohnbuchhaltung immer auf dem neuesten Stand ist und unterschiedliche Arbeitszeiten, Gehälter und Boni verwaltet. Chief Operating Officer Caroline O'Connor erklärt, wie wertvoll es ist, UKG Pro zu nutzen, um die komplexen Compliance-Anforderungen zu bewältigen.

„Die sofort einsatzbereiten Funktionen von Pro zur Verwaltung der Compliance ermöglichen es uns, interne Aufwände einzusparen. So kann unser Lohnbuchhaltungsteam unabhängig arbeiten.“

7 Schritte zur Entwicklung einer HR-Lösungsstrategie

Die Auswahl und Implementierung eines geeigneten HR-Tools für Ihre Organisation ist kein Prozess, der über Nacht abgeschlossen wird. Befolgen Sie die folgenden Schritte, um eine robuste Personalstrategie zu entwickeln, die es Ihnen ermöglicht, die richtige Lösung für Ihre Organisation Unternehmen zu recherchieren, zu testen und einzuführen:

1. Verstehen Sie die Ziele und Vorgaben Ihrer Organisation

Identifizieren Sie, was Ihre Organisation durch die Einführung einer HR-Lösung erreichen muss, die von Organisation zu Organisation unterschiedlich sein wird.

Überprüfen Sie Ihre ganzheitliche Geschäftsstrategie und wie die HR-Abteilung Ihre Ziele unterstützt. Wenn Sie beispielsweise in einen neuen Markt expandieren und Mitarbeitende mit bestimmten Fähigkeiten benötigen, könnten Sie sich auf Talentakquisesysteme konzentrieren.

Um Ihre wichtigsten Ziele und Vorgaben zu erreichen, sollten Sie mit den Mitarbeitenden in der gesamten Organisation zusammenarbeiten, um Erkenntnisse zu sammeln und Schwachstellen in Ihren aktuellen HR-Prozessen zu identifizieren.

2. Analysieren Sie Ihre aktuellen HR-Fähigkeiten

Sofern Sie kein neues Unternehmen sind, haben Sie bereits einige HR-Funktionen wie Leistungsmanagement, Personalrekrutierung und Gehaltsabrechnung eingerichtet. Überprüfen Sie Ihre aktuellen Praktiken, Systeme und Technologien, um Bereiche zu identifizieren, die verbessert werden müssen. Zum Beispiel könnten Sie feststellen, dass die offene Anmeldephase für Ihre Teams immer ein großes Kopfzerbrechen ist, und sich entscheiden, einen besseren Weg zu finden, um die Kommunikation über Leistungen für Mitarbeitende zu verwalten.

3. Definieren Sie die Anforderungen an Ihr HR-System

Bestimmen Sie die technischen Anforderungen für Ihre HR-Lösungen, basierend auf Ihren bestehenden Systemen und Ihren zukünftigen Zielen.

• Wie viele HR-Mitarbeitende werden auf Ihre HR-Lösung zugreifen müssen?
• Wie viele Mitarbeitende wird es betreuen?
• Erwarten Sie, dass Ihr Unternehmen in naher Zukunft wachsen wird?
• Benötigen Sie Funktionen für den Mitarbeiterservice?
• Welche anderen Technologien, wie Buchhaltungs- oder ERP-Systeme, werden in Ihre HR-Lösung integriert?
• Werden die Mitarbeitenden, die Ihre HR-Lösung nutzen, eine Schulung benötigen?
• Benötigen Sie mobilen Zugriff?
• Welche Datensicherheitsanforderungen müssen Sie erfüllen? 

4. Entdecken Sie kompatible HR-Lösungen

Recherchieren Sie relevante Anbieter auf dem Markt und vergleichen Sie ihre Lösungen. Das Budget wird in dieser Phase eine große Rolle spielen, daher ist es wichtig, das Preismodell Ihrer bevorzugten Lösung zu verstehen. Bedenken Sie:

• Berechnet der Anbieter pro Benutzer oder eine feste Gebühr?
• Gibt es Rabatte, wenn Sie ein Jahresabonnement abschließen?
• Gibt es versteckte Kosten, wie z. B. Einrichtungs-, Schulungs- oder Wartungsgebühren?
• Ist es einfach, Ihren Plan zu ändern, wenn es nötig ist?

Eine weitere Überlegung ist, wie schnell sich Ihre Mitarbeitenden mit dem neuen System wohlfühlen. Überprüfen Sie Softwareplattformen von Drittanbietern wie G2 oder TrustRadius, um zu erfahren, wie andere Kunden ein bestimmtes Produkt erlebt haben. Sie erhalten detaillierte Einblicke in die Benutzerfreundlichkeit oder die fehlenden Funktionen einer Plattform. Und das Beste daran? Benutzerbewertungen zeigen, wie schnell und umfassend Unternehmen Kundenserviceprobleme lösen.

5. Entwickeln Sie einen Implementierungsplan

Skizzieren Sie, wie Sie Ihre neue HR-Lösung in Ihre Organisation integrieren und welche Schritte dafür erforderlich sind.

• Welche Teams werden am Implementierungsprozess beteiligt sein?
• Wie viel Zeit benötigen Sie, um bestehende Daten in das HR-System zu migrieren?
• Werden Sie vor der vollständigen Einführung ein Pilotprogramm durchführen?
• Wer ist für das Change Management und die Kommunikation verantwortlich, um einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten? 

6. Führen Sie Ihre HR-Software ein

Installieren Sie Ihre neue HR-Lösung in Ihrer gesamten Organisation. Denken Sie daran, dass das Change Management in dieser Phase entscheidend ist, da sich die Mitarbeitenden an eine neue Arbeitsweise anpassen müssen. Stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden der HR-Abteilung und die Endbenutzer angemessen geschult werden, und kommunizieren Sie die Vorteile des neuen Systems, um die Akzeptanz zu steigern.

7. Überwachen und anpassen

Sobald Ihre HR-Lösung live ist, behalten Sie die Leistung im Auge. Dies kann folgendermaßen erreicht werden:

• Erstellen Sie Mechanismen, um regelmäßig Feedback von Ihren Mitarbeitenden zu sammeln, damit Sie Probleme identifizieren können.
• Legen Sie Metriken und KPIs fest, um die Leistung der Personalsoftware im Vergleich zu den erwarteten Ergebnissen zu überwachen.
• Überprüfen und aktualisieren Sie regelmäßig die Strategie der HR-Lösung, um sich an die sich ändernden organisatorischen Anforderungen und technologischen Fortschritte anzupassen.

Häufig gestellte Fragen zu HR-Lösungen