ERP vs. HCM: Warum HR niemals nur ein Zusatz sein sollte

HR-Teams in großen Unternehmen benötigen die passende Software, um ihre Talente zu fördern und die Produktivität im gesamten Unternehmen zu steigern. Aber bei der Vielzahl an Optionen auf dem Markt: Woher wissen Sie, welches HR-System am besten zu Ihnen passt?

Obwohl Enterprise-Resource-Planning-Systeme (ERP) umfassende Funktionen für das gesamte Unternehmen bieten, behandeln sie die Mitarbeitenden oft nur als eine Position in der Bilanz. Im Gegensatz dazu stellt eine echte Human-Capital-Management-Lösung (HCM) den Menschen in den Mittelpunkt: Sie hilft Ihnen, Ihre Mitarbeitenden besser zu verstehen, zu motivieren und gezielt zu fördern, um nachhaltigen Geschäftswert zu schaffen.

Dieser Leitfaden untersucht ausführlich den Vergleich zwischen ERP und HCM, sodass Sie eine fundierte und selbstbewusste Entscheidung bei der Auswahl Ihrer HR-Software treffen können. Wir erläutern die wesentlichen Unterschiede zwischen ERP und HCM. Was zählt wirklich und worauf sollten Sie achten? Sie sollen in der Lage sein, eine Lösung zu wählen, die sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Ihre Mitarbeitenden einen Gewinn darstellt.

Was ist ein ERP-System?

Ein ERP-System ist eine Softwareplattform, die entwickelt wurde, um zentrale Geschäftsprozesse wie Finanzen, Lieferkette, Beschaffung und Lagerverwaltung in einem einzigen System zu verwalten und zu integrieren. Stellen Sie sich dies als das operationale Rückgrat eines Unternehmens vor, das Abteilungen dabei unterstützt, Daten zu teilen und effizienter zusammenzuarbeiten.

Viele ERP-Systeme enthalten auch einige Funktionen für das Personalwesen, aber das Personalwesen ist nicht ihr Hauptaugenmerk. Stattdessen ist das Personalwesen üblicherweise ein einzelnes Modul des Hauptprodukts. Und oft mangelt es diesem Ansatz an der Tiefe, Flexibilität und mitarbeitendenorientierten Funktionen, die Ihr Team benötigt, um sich angemessen unterstützt zu fühlen.

Wenn Sie Ihre Mitarbeitenden stärken und fundiertere Personalentscheidungen treffen möchten, werden Sie wahrscheinlich feststellen, dass ERP-Systeme im Vergleich zu speziell entwickelten HCM-Lösungen nicht ausreichen.

Was ist ein echtes HCM?

Ein speziell entwickeltes HCM-System ist darauf ausgelegt, Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen und zu verstehen – nicht nur zu verwalten. Echte HCM-Plattformen wurden gezielt entwickelt, um Unternehmen dabei zu unterstützen, ihre Belegschaft auf intelligente und menschenorientierte Weise zu planen, einzubinden, einzusetzen und zu entlohnen. Sie schaffen Verbindungen zwischen Ihren Mitarbeitenden und Ihrem Unternehmen und liefern Einblicke, die Ihnen helfen zu verstehen, was in Ihrer Belegschaft geschieht, warum es geschieht und welche Maßnahmen Sie ergreifen können.

Moderne HCM-Lösungen gehen über die grundlegende Personalverwaltung hinaus und bieten:

• Gehaltsabrechnung, Arbeitszeitmanagement und Personalverwaltung für festangestellte, Frontline- und Mitarbeitende auf Stundenbasis.
• Länderübergreifende Gehaltsabrechnung
• Steuer- und Zahlungsdienste
• Managed Services, Einführungsdienste usw.
• HR-Servicebereitstellung
• Kommunikationstools für Frontline-Personal
• Punktbasiertes Anwesenheitssystem
• Forecasting, Einsatzplanung und Aktivitäten
• Personalplanung

Wie kann ich ERP- und HCM-Lösungen integrieren?

Wenn Sie bereits ein ERP-System für die zentralen Geschäftsprozesse verwenden, sich jedoch erweiterte HR-Funktionen wünschen, können Sie Ihre Plattform mit einer separaten HCM-Lösung verbinden, um die Vorteile beider Welten zu vereinen.

Die Integration umfasst in der Regel die Synchronisation Ihrer HCM-Plattform mit Ihrem ERP-System, sodass Daten wie Mitarbeitendendatensätze, Gehaltsabrechnungen und Kostenstelleninformationen zwischen den beiden Systemen ausgetauscht werden können. Dieser Ansatz reduziert manuelle Arbeit, verhindert Datensilos und erleichtert die Zusammenarbeit zwischen den Teams für Personalwesen und Finanzen. Aber es ist immer noch nicht ganz einfach, sich von Anfang an für eine vollständige HCM-Suite zu entscheiden.

Welche Methoden zur Integration von HCM-Daten gibt es?

Wenn Sie die Integration von ERP und HCM erkunden möchten, stehen Ihnen verschiedene Optionen zur Verfügung, um Ihre Systeme zu verknüpfen.

• Eingebaute Konnektoren: Einige HCM-Anbieter stellen vorgefertigte Integrationen mit beliebten ERP-Systemen bereit.
• APIs und Middleware: Anwendungsprogrammierschnittstellen (APIs) oder Integrationsplattformen können Systeme sicher und effektiv miteinander verbinden.
• Individuelle Integrationen: Für anspruchsvolle Anforderungen könnte eine individuelle Entwicklung erforderlich sein, um Arbeitsabläufe und Datenstrukturen zu verbinden.

Der Schlüssel liegt darin, einen HCM-Partner auszuwählen, der über umfassende Integrationserfahrung verfügt und die Nuancen des Personalmanagements sowie des Workforce Managements versteht, die ERP-Systeme oft übersehen.

Wie können die Integration von HCM-Daten und ERP-Systeme die Unternehmenstransformation vorantreiben?

Die Unternehmenstransformation wird erleichtert, wenn Systeme nahtlos zusammenarbeiten, um Ihre Mitarbeitenden zu unterstützen – ausgestattet mit den richtigen Tools, Erkenntnissen und der nötigen Klarheit, um erfolgreich zu sein. Integrierte ERP- und HCM-Systeme ermöglichen es Ihnen, Ihre Betriebsabläufe und Mitarbeitenden als vernetzte Motoren des Geschäftserfolgs zu steuern.

Anstelle verstreuter, fragmentierter Daten bietet die Integration eine einheitliche Sicht auf Ihr Unternehmen, indem finanzielle, betriebliche und Belegschaftseinblicke zu einer einzigen, nutzbaren Informationsquelle zusammengeführt werden. So profitieren Sie von Folgendem:

• Führungskräfte können den Arbeitskräftebedarf prognostizieren und Budgets präziser abstimmen.
• HR und Betriebsleitung können schneller auf Trends oder Lücken in der Belegschaft reagieren.
• Sie sehen, wie Entscheidungen über Mitarbeitende die Geschäftsergebnisse beeinflussen.

In Branchen wie Einzelhandel, Logistik, Gesundheitswesen und Fertigung, in denen Arbeitskräfte einen entscheidenden Kostenfaktor und Wettbewerbsvorteil darstellen, wird dieser integrierte Informationsaustausch zwischen ERP und HCM umso wertvoller. Es unterstützt eine intelligentere Personaleinsatzplanung, Compliance, Kostenkontrolle und letztendlich eine bessere Employee Experience.

Welche Vorteile bietet die Nutzung eines ERP-Systems?

ERP-Systeme umfassen unternehmensweite Funktionen wie Finanzen, Beschaffung, Lieferkettenmanagement und Bestandsverwaltung. Sie sind besonders nützlich für Unternehmen, die ein zentrales System zur Verwaltung von Daten und zur Optimierung interner Arbeitsabläufe suchen. Hier sind einige der wichtigsten Vorteile der Nutzung von ERP:

Starke finanzielle Überwachung

ERP-Systeme sind für die operative Steuerung konzipiert und unterstützen Sie dabei, Folgendes zu erreichen:

• Erstellen Sie Prognosen und Finanzpläne mit Echtzeit-Einblicken.
• Verfolgen Sie Budgets, Kosten und Abweichungen über verschiedene Abteilungen hinweg.
• Automatisieren Sie die Beschaffung und das Ausgabenmanagement, um den manuellen Aufwand zu minimieren.

Zentralisierte Daten

ERP-Systeme fungieren als zentrale Schnittstelle für Ihre Daten, die Folgendes ermöglichen:

• Beseitigt Datensilos und doppelte Eingaben.
• Standardisiert die Berichterstattung über alle Teams hinweg.
• Stärkt die Zusammenarbeit zwischen Abteilungen wie Finanzen, Betrieb und Lieferkette.

Automatisierung und Prozesseffizienz

ERP hilft Ihnen, Ihre Prozesse zu organisieren, indem es Folgendes ermöglicht:

• Automatisierung routinemäßiger Arbeitsabläufe wie Rechnungsstellung, Abstimmung und Genehmigungen.
• Reduzierung menschlicher Fehler und Steigerung der Konsistenz in der Dokumentation.
• Beschleunigung von Transaktionsverarbeitung und Berichtszyklen.

Unterstützung bei Compliance und Risikomanagement

Sie bleiben im Einklang mit internen Richtlinien und externen Vorschriften, indem Sie:

• Prüfbereite Berichte erstellen und detaillierte Aufzeichnungen pflegen
• Interne Kontrollen durch standardisierte Arbeitsabläufe etablieren
• Risiko von Betrug, manuellen Fehlern oder Verstößen gegen Vorschriften reduzieren

Was sind die Nachteile der Nutzung von ERP-HCM für das Personalmanagement?

ERP-Systeme können zwar HR-Funktionen enthalten, jedoch wurden sie nicht mit Fokus auf die Employee Experience entwickelt. Wenn HR nur ein weiteres Modul einer umfassenderen Businessplattform darstellt, gehen oft entscheidende Aspekte der Personalstrategie verloren. Hier zeigen sich die Schwächen von ERP-basierten HCM-Lösungen – und die Stärken echter HCM-Plattformen.

Begrenzte Fokussierung auf Mitarbeitende

ERP-Systeme konzentrieren sich eher auf Aufgaben als auf die Mitarbeitenden. Sie konzentrieren sich auf wesentliche Verwaltungsaufgaben wie Budget und Bestand und sind nicht unbedingt darauf ausgelegt, ein dynamisches Unternehmen mit der Belegschaft als zentrale Priorität zu unterstützen. Stattdessen profitieren alle Bereiche des Unternehmens von HCM, da es die Mitarbeitenden in den Mittelpunkt stellt – was zu höherem Engagement und besserer Mitarbeiterbindung führt.

Unflexibel und schwer anzupassen

ERP-HCM-Module tun sich oft schwer, den modernen Anforderungen der Belegschaft gerecht zu werden, insbesondere in Branchen mit schichtbasierten, frontline-orientierten oder globalen Mitarbeitenden. Die Anpassung an neue Arbeitsabläufe oder lokale Compliance-Regeln kann zeitaufwendig und kostspielig sein. Zweckgerichtete HCM-Lösungen überwinden die Grenzen von ERP-Systemen mit anpassbaren Tools, die sich Ihrer Belegschaft anpassen und nicht umgekehrt.

Schlechte User Experience für HR-Teams

Wenn Sie jemals mit einer ERP-Oberfläche kämpfen mussten, um einen Mitarbeitenden-Datensatz zu aktualisieren, kennen Sie sicherlich das Gefühl, dass diese Systeme für jemand anderen entworfen wurden. Das liegt daran, dass sie es tatsächlich waren. Anstelle eines starren Ansatzes setzen moderne HCM-Plattformen auf Benutzerfreundlichkeit, wodurch es Managern und Mitarbeitenden erleichtert wird, Aufgaben wie Personaleinsatzplanung, Freistellungsanträge und Onboarding zu bewältigen.

Lücken in den Einblicken zur Belegschaft

ERP-HCM-Systeme bieten häufig nicht die erforderliche Datenfülle oder Analysen, um fundierte Einblicke in die Belegschaft zu ermöglichen. Sie können keine Trends bei Engagement, Burnout oder Arbeitseffizienz aufzeigen, die zu umsetzbaren Entscheidungen führen würden. Auf der anderen Seite bieten echte HCM-Plattformen mehr als nur Berichte – sie liefern wertvolle Einblicke, die Ihnen helfen, Ihre Belegschaft strategisch zu planen, einzubinden, zu terminieren und zu vergüten.

Fragmentierte Erfahrung durch unterschiedliche Systeme

Wenn Ihr ERP-Anbieter mehrere Produkte für Personalwesen, Gehaltsabrechnung und Workforce Management zusammengestellt hat, kann dies für Sie holprig und unzusammenhängend wirken. Mit einer einheitlichen HCM-Plattform funktioniert alles nahtlos zusammen. Geben Sie Daten einmal ein und erleben Sie, wie sie reibungslos Ihr gesamtes System durchlaufen —, mit weniger manuellem Aufwand und deutlich höherer Genauigkeit.

FAQs über echtes HCM im Vergleich zu ERP-HCM