HR-Compliance, mit der Sie den Risiken immer einen Schritt voraus sind

HR-Compliance bleibt niemals stehen – und Sie sollten es auch nicht tun. Da sich die Regelungen ständig ändern, wachsen die Risiken kontinuierlich. Der Erfolg erfordert ein tiefes Verständnis Ihrer Belegschaft, um kluge Strategien zu entwickeln, die Ihre Compliance in den Bereichen Einstellung, Gehaltsabrechnung, Zusatzleistungen, Arbeitssicherheit und darüber hinaus unterstützen. Weil der Schutz Ihres Unternehmens auch den Schutz Ihrer Mitarbeitenden bedeutet.

HR-Compliance-Management – Was sollte es umfassen

Es gibt viele Aspekte, die für eine korrekte HR-Compliance berücksichtigt werden müssen, beginnend mit den folgenden Schlüsselbereichen:

• Rechtliche Compliance: Bleiben Sie stets konform mit regionalen, nationalen und internationalen Arbeitsgesetzen, einschließlich Vorschriften zu Lohn- und Arbeitszeitregelungen, Anforderungen an Sozialleistungen, Antidiskriminierungsgesetzen und Sicherheitsstandards am Arbeitsplatz.
• Richtlinienentwicklung: Erstellen, aktualisieren und kommunizieren Sie klare Richtlinien, die aktuelle Gesetzgebung, Unternehmenswerte und bewährte Branchenpraktiken widerspiegeln, damit Mitarbeitende wissen, was erwartet wird und welche Rechte geschützt sind.
• Schulung und Weiterbildung: Statten Sie HR-Teams, Führungskräfte und Mitarbeitende mit umfassenden Compliance-Schulungen aus, die von der Bekämpfung von Belästigung bis hin zum Datenschutz reichen.
• Aufzeichnung und Dokumentation: Pflegen Sie präzise und strukturierte Aufzeichnungen über Einstellungen, Gehaltsabrechnungen, Zusatzleistungen, Leistungsbewertungen und Disziplinarmaßnahmen unter Berücksichtigung regionaler gesetzlicher und prüfungsrechtlicher Anforderungen.
• Risikomanagement: Identifizieren Sie potenzielle Compliance-Lücken und setzen Sie Prozesse um, um diese Lücken zu schließen, bevor sie zu kostspieligen Problemen werden.

Die 6 wichtigsten Gründe für die Einführung einer modernen Lösung für das HR-Compliance-Management

HR-Compliance ist unverzichtbar und bietet die folgenden unverzichtbaren Vorteile. Sobald Sie alle Details bedacht haben, werden Sie:

1. Rechtliche und finanzielle Risiken minimieren: Die Einhaltung der Vorschriften schützt vor kostspieligen Bußgeldern, Rechtsstreitigkeiten und Rufschädigung.
2. Das Unternehmen stets prüfungsbereit halten: Eine sorgfältige Dokumentation und aktuelle Prozesse bedeuten weniger Überraschungen, wenn die Prüfungszeit beginnt.
3. Langfristiges Wachstum fördern: Eine solide Grundlage für die Compliance ermöglicht es dem Unternehmen, mit Zuversicht zu wachsen, da die grundlegenden Aspekte abgedeckt sind.
4. Vertrauen und Fairness aufbauen: Wenn Sie Richtlinien konsequent umsetzen, fühlen sich Mitarbeitende sicherer und stärker respektiert. Unternehmen mit hohem Vertrauen berichten von 70 % weniger Stress, 106 % mehr Energie am Arbeitsplatz und einer um 50 % höheren Produktivität, so der Neurowissenschaftler Paul Zak.
5. Einstellung und Bindung verbessern: Ein regelkonformer, gut geführter Arbeitsplatz ist attraktiver für Spitzenkräfte und erhöht die Wahrscheinlichkeit, sie langfristig zu binden.
6. Die Unternehmenskultur stärken: Faire Behandlung, klare Erwartungen und sichere Arbeitsbedingungen schaffen ein gesünderes und inklusiveres Umfeld.

Wie trägt die HR-Compliance zum Mehrwert eines Unternehmens bei?

HR-Compliance sorgt für reibungslose Abläufe für alle – was dem Geschäft zugutekommt. Wenn ein Unternehmen seine Mitarbeitenden versteht und ihre Anliegen angemessen behandelt, entsteht Vertrauen. Dieses Vertrauen trägt dazu bei, qualifizierte Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten, das Unternehmen vor rechtlichen Problemen zu schützen und eine positive Unternehmenskultur zu schaffen, in der alle ihr Bestes geben können.

Welche wichtigen Compliance-Gesetze sollte ich kennen?

Die HR-Compliance umfasst eine Vielzahl von Arbeitsgesetzen, die je nach Region variieren, sich jedoch häufig auf dieselben Kernbereiche konzentrieren: gerechte Vergütung, sichere Arbeitsbedingungen, Chancengleichheit und ordnungsgemäße Verwaltung von Belegschaftsdaten. Hier sind einige wichtige Beispiele aus der ganzen Welt.

Vergütung und Arbeitszeiten

Von den nationalen Mindestlohngesetzen bis hin zu lokalen Überstundenregelungen – die korrekte Vergütung ist einer der am strengsten geregelten Bereiche im Personalwesen. In den USA legt der Fair Labor Standards Act (FLSA) einen bundesweiten Mindeststandard fest, jedoch haben Bundesstaaten wie Kalifornien und New York höhere Mindestlöhne und strengere Überstundenregelungen. In Kanada variieren die Vergütungsvorschriften je nach Provinz (z. B. Ontarios Employment Standards Act). Das australische Modern Awards System legt unterschiedliche Vergütungssätze je nach Branche und Rolle fest.

Abwesenheitsansprüche

Gesetzliche Bestimmungen zu Abwesenheiten variieren nicht nur zwischen Ländern, sondern auch innerhalb eines Landes. Die USA verfügen über den Family and Medical Leave Act (FMLA), aber einige Bundesstaaten wie Massachusetts (Paid Family and Medical Leave) oder Kalifornien (CFRA) bieten zusätzliche bezahlte Abwesenheiten an. In Kanada hat jede Provinz, wie zum Beispiel British Columbia, ihre eigenen Regelungen für Kranken-, Urlaubs- und Elternzeit. Großbritannien und Australien regeln Abwesenheit im Allgemeinen auf nationaler Ebene, bieten jedoch regionale Variationen für Feiertage.

Arbeitssicherheit

Sicherheitsgesetze existieren weltweit, doch ihre Umsetzung erfolgt häufig lokal. In den USA setzt OSHA nationale Standards, aber Bundesstaaten wie Kalifornien (Cal/OSHA) betreiben eigene, strengere Programme. In Australien hat jeder Bundesstaat (z. B. New South Wales unter SafeWork NSW) seinen eigenen Regulierer für Arbeitssicherheit gemäß dem nationalen Work Health and Safety Act. Ähnlich wird in Kanada die Arbeitssicherheit auf Provinzebene überwacht; zum Beispiel durch WorkSafeBC in British Columbia.

Nichtdiskriminierung und Chancengleichheit

Nationale Gesetze wie Title VII (USA) oder der Equality Act (UK) bilden die Grundlage, aber viele lokale Regelungen gehen darüber hinaus. In den USA bieten das Human Rights Law in New York City und Ordinances in San Francisco umfassendere Schutzmaßnahmen als das Bundesgesetz. Quebecs Charter of Human Rights and Freedoms bietet einzigartige Schutzmaßnahmen, die über die föderalen kanadischen Standards hinausgehen.

Mitarbeiterklassifikation

Die fehlerhafte Einstufung von Auftragnehmenden als Mitarbeitende kann schwerwiegende Konsequenzen nach sich ziehen, wobei die Vorschriften je nach Region variieren. In den USA hat das AB5 in Kalifornien strenge Kriterien für die Klassifizierung von unabhängigen Auftragnehmenden eingeführt. Australien und Großbritannien bewerten die Einstufung von Mitarbeitenden auch unterschiedlich nach Region und Rechtsprechung, und in Kanada definieren Provinzen wie Alberta den Status von Auftragnehmenden gemäß ihren eigenen Arbeitsgesetzen.

Kündigungs- und Abfindungsrichtlinien

In „at-will“-Rechtsgebieten wie den meisten US-Bundesstaaten können Kündigungen schnell erfolgen, jedoch nicht ohne Risiko. Einige Bundesstaaten, wie Montana, verlangen einen berechtigten Grund für Kündigungen nach Ablauf einer Probezeit. In Kanada sind Unternehmen in Quebec und Ontario unter bestimmten Bedingungen verpflichtet, Abfindungen zu zahlen. Australien schreibt Kündigungsfristen und Abfindungszahlungen vor, wobei einige Betriebsvereinbarungen je nach Bundesstaat unterschiedlich sind.

Datenschutz

Globale Datenschutzgesetze beeinflussen die Abläufe im Personalwesen erheblich. Die DSGVO der EU gilt in allen Mitgliedsstaaten, während Kaliforniens CCPA und Virginias CDPA regionale Anforderungen innerhalb der USA einführen. Kanadas föderales PIPEDA gilt außerhalb von Quebec, das ein eigenes Datenschutzgesetz (Law 25, ehemals Bill 64) durchsetzt. Brasiliens LGPD ist ebenfalls für multinationale Unternehmen von Bedeutung.

Wie hält die Personalabteilung die Arbeitsgesetze und Vorschriften ein?

HR-Compliance funktioniert nur, wenn sie kontinuierlich gelebt wird. HR-Teams bleiben am Ball, indem sie die richtigen Systeme und Fachkräfte einsetzen. Für manche bedeutet das, eine interne Compliance-Fachkraft zu haben oder mit externen rechtlichen Beraterinnen und Beratern zusammenzuarbeiten, die mit den sich ändernden Gesetzen vertraut sind.

Viele HR-Teams verlassen sich auch auf Tools und Software wie die von UKG, die Benachrichtigungen über wichtige Fristen oder rechtliche Aktualisierungen senden, wie z. B. Mindestlohnerhöhungen oder neue Schulungsanforderungen. Alli Baxter, Chief Human Resources Officer, Bulloch County Schools berichtet über ihre Erfahrungen:

„Unsere Compliance ist jetzt um 100 % besser. In Sachen Compliance sind wir meilenweit voraus im Vergleich zu früher.“

Regelmäßige Audits, Schulungen für Mitarbeitende und klare interne Richtlinien tragen ebenfalls dazu bei, die Compliance sicherzustellen. Der Schlüssel liegt darin, die Compliance in die täglichen Prozesse zu integrieren, damit sie Teil des Geschäftsbetriebs wird.

Welche Schritte kann die HR-Abteilung unternehmen, um ein effektives Compliance-Management-System zu entwickeln?

Hier sind einige konkrete Schritte, die die Personalabteilung unternehmen kann, um ein solides Compliance-System aufzubauen.

• Verantwortung zuweisen: Ob eine Einzelperson für Compliance sorgt oder ein kleines Team, jemand muss die Verantwortung übernehmen.
• Informiert bleiben: Informieren Sie sich über die neuesten Gesetze und Vorschriften durch vertrauenswürdige Quellen, juristische Berater oder HR-Software.
• Klar definierte Richtlinien erstellen: Schreiben Sie die Regeln in klarer Sprache nieder, damit alle wissen, was erwartet wird.
• Regelmäßige Schulungen für Mitarbeitende: Stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende und Führungskräfte die Richtlinien verstehen und wissen, was zu tun ist.
• Nützliche Tools einsetzen: Nutzen Sie Erinnerungen, Checklisten oder Software, um Fristen zu verfolgen und alles ordnungsgemäß zu dokumentieren.
• Überprüfen und verbessern: Überprüfen Sie, was funktioniert (oder nicht) und nehmen Sie bei Bedarf Aktualisierungen vor.

Welche häufigen HR-Compliance-Fehler sollten Sie vermeiden?

Wir verstehen das: Angesichts anderer Prioritäten steht Compliance möglicherweise nicht ganz oben auf Ihrer To-do-Liste. Doch Compliance zu vernachlässigen, selbst unbeabsichtigt, kann später erhebliche Probleme verursachen. Hier sind einige häufige Fehler, auf die Sie achten sollten.

• Richtlinien veralten lassen: Gesetze ändern sich – und wenn Ihr Mitarbeiterhandbuch schon länger nicht überprüft wurde, könnte etwas Wichtiges fehlen.
• Verpasste Schulungsfristen: Das Auslassen vorgeschriebener Schulungen – etwa zur Verhinderung von Belästigung oder zur Arbeitssicherheit – kann dazu führen, dass Mitarbeitende unvorbereitet sind und das Unternehmen Risiken ausgesetzt wird.
• Mangelhafte Aufzeichnungen: Unvollständige oder schlecht organisierte Unterlagen können bei Audits oder rechtlichen Auseinandersetzungen zu Problemen führen.
• Inkonsequente Durchsetzung: Wenn Richtlinien nicht konsequent und für alle gleichermaßen angewendet werden, kann dies rechtliche Risiken mit sich bringen und das Vertrauen Ihrer Mitarbeitenden beeinträchtigen

Best Practices für Compliance-Schulungen

Regelungen ändern sich schnell, manchmal über Nacht, daher benötigt das Personalwesen eine Möglichkeit, mit den neuesten Compliance-Anforderungen Schritt zu halten, indem diese Best Practices befolgt werden:

• Systeme einrichten, die mitwachsen: Verwenden Sie Prozesse und Tools, die sich mit Ihrem Unternehmen entwickeln – von der Nachverfolgung der Richtlinienbestätigungen bis hin zur automatischen Protokollierung compliancebezogener Aktionen.
• Verhalten fördern: Formale Schulungen sind nur der Anfang. Erinnern Sie Ihre Mitarbeitenden in Teambesprechungen und mit Praxisbeispielen daran, wie sie ihr Wissen anwenden können.
• In Echtzeit überwachen und anpassen: Warten Sie nicht auf die jährliche Überprüfung. Verfolgen Sie Compliance-Probleme, sobald sie auftreten, und reagieren Sie schnell, wenn etwas nicht funktioniert.
• Compliance für das Führungsteam sichtbar machen: Verwandeln Sie Daten in Erkenntnisse, indem Sie Berichte nutzen, um Trends aufzuzeigen, Risiken zu markieren und Compliance auf der Agenda der Führungsebene zu halten.
• Sichere Kanäle für Feedback und Berichterstattung schaffen: Ermöglichen Sie es Ihren Mitarbeitenden, Compliance-Bedenken einfach, sicher und anonym zu äußern, falls erforderlich, und zeigen Sie, dass Sie ihre Anliegen ernst nehmen.

Welche Aufgaben hat die HR-Abteilung bei der Einhaltung von Arbeitsgesetzen?

Die HR-Abteilung ist das Rückgrat der Arbeitsrechte-Compliance. Als HR-Mitarbeitender begleiten Sie den Mitarbeiterlebenszyklus – vom Onboarding bis zur Verabschiedung – und sorgen dafür, dass jedes Formular ausgefüllt, jede Aufgabe abgehakt und jede Richtlinie auf dem neuesten Stand ist. Einige der Prozesse, die Sie betreuen, sind sensibel – wie Beschwerden oder Audits – aber alle haben das Ziel, Ihr Unternehmen und Ihre Belegschaft zu schützen.

Welche Rolle spielt Technologie bei der Erfüllung von Compliance-Anforderungen?

Technologie ersetzt nicht das fundierte Urteilsvermögen im Personalwesen, aber sie erleichtert die Compliance erheblich. Von automatisierten Erinnerungen an Schulungsfristen bis hin zu Systemen, die Richtlinienaktualisierungen oder Änderungen im Arbeitsrecht verfolgen – Technologien unterstützen HR-Teams dabei, vorauszudenken, ohne in manuellen Aufgaben zu versinken. Sie können die Dokumentation vereinfachen, potenzielle Probleme frühzeitig erkennen und Betriebsprüfungen stressfreier gestalten. Der wahre Mehrwert? Technologie schafft mehr Freiraum für die Personalabteilung, um sich auf die Mitarbeitenden zu konzentrieren, in dem Wissen, dass die richtigen Prüfungs- und Kontrollmechanismen im Hintergrund vorhanden sind.

FAQs zur HR-Compliance