Stadtcasino Baden verbessert Personalplanung und Employee Engagement mit UKG Pro WFM

Die Stadtcasino Baden Gruppe und ihre Tochtergesellschaften sind führende Casinobetreiber in der Schweiz. Das Grand Casino Baden im Herzen der Schweiz und das Casinó Locarno im Süden des Landes gehören der Gruppe. An diesen beiden Standorten, die jedes Jahr von mehr als 400.000 Casinogästen besucht werden, arbeiten rund 400 Beschäftigte.

Herausforderungen

Lange Zeit haben die Verantwortlichen in den Abteilungen der Stadtcasino Baden AG die Arbeitseinsätze mithilfe von Excel-Tabellen geplant. Allerdings nicht alle auf die gleiche Weise. Sie haben nicht nur die Einsätze der Voll- und Teilzeitbeschäftigten, sondern auch die der Saisonkräfte ohne Daten und Einblick in die Schichtplanung geplant. Da spezifische Tage und die Jahreszeit keine Rolle spielten, blieb die Zahl der Kräfte annähernd konstant. Die Mitarbeitenden in der Verwaltung haben zwar ihre Zeiten erfasst, doch ohne eingebundenen Prozess und ohne Workflows geschah dies eher nach Belieben. Herausfordernd war auch die Einhaltung aller arbeitsrechtlichen Bestimmungen, kasinospezifischer Anforderungen und des Landes-Gesamtarbeitsvertrages des Gastgewerbes.

Lösung

Da das Zeiterfassungssystem des Stadtcasinos Baden veraltet war und nicht über die benötigten Zeitplanungsfunktionen verfügte, lotete das Unternehmen andere Optionen aus. Ein wichtiges Kriterium war, dass es sich um ein einziges System handeln sollte, das an allen Standorten und in allen Abteilungen eingesetzt werden kann. Außerdem sollte es eine digitale Lösung sein, die zuverlässig die verschiedensten HR-Anforderungen erfüllt.

Die HR-Abteilung des Casino-Unternehmens hatte bereits die UKG HR Service Delivery™-Lösung für das Management von Personalaufgaben evaluiert. Daher zog der mit der Suche beauftragte Lenkungsausschuss neben einer weiteren Lösung auch die UKG Pro® WFM-Lösung in Betracht – eine kombinierte Human Capital- und Workforce Management-Lösung. Stadtcasino hat sich schließlich für UKG entschieden.

„Wir wollten unsere Digitalisierung weiter vorantreiben. Bei UKG haben wir mehr Wachstumspotenzial gesehen, außerdem hat es mehr Module“, erklärt Jannine Hodel, Group HR Director bei Stadtcasino.

Die UKG®-Lösung wurde so konfiguriert, dass sie die unterschiedlichsten Anforderungen und Vorschriften der einzelnen Arbeitsgruppen und Abteilungen des Stadtcasinos erfüllt. Nach dem schweizerischen Arbeitsrecht kann zum Beispiel die maximale Wochenarbeitszeit je nach Art des Arbeitsplatzes variieren. Dank der umfassenden Integration von aktuellen Arbeitsvorschriften und Richtlinien kann das Unternehmen darauf vertrauen, dass es bei der Planung und Bezahlung die aktuellen Vorschriften einhält.

Das Change-Management war zunächst eine Herausforderung. Denn in den letzten 10 bis 20 Jahren hatte es bei den Führungskräften und den Verfahren kaum Änderungen gegeben. Um die Akzeptanz der neuen Lösung zu verbessern, führte das Unternehmen interne Schulungen durch. Um die Testung abzuschließen, bildete es Gruppen aus Führungskräften und Vorgesetzten, damit diese voneinander lernen und die Vorteile der Lösung für sich entdecken konnten. Die Schulungen wurden dann auf die spezifischen Bedürfnisse einzelner Personalgruppen zugeschnitten.

Ergebnisse

In der Gaming-Abteilung mit rund 130 Mitarbeitenden sorgte der Wechsel von der Schichtplanung mit Excel auf die automatisierte UKG-Lösung für mehr Effizienz, wodurch die Verantwortlichen zeitlich weniger unter Druck stehen.

Die Mitarbeitenden bei Stadtcasino haben je nach Aufgabe und Präferenz mehrere Möglichkeiten ein- und auszustempeln. Viele erfassen den Beginn und das Ende ihrer Schicht an einer Terminaluhr, andere nutzen dafür die mobile App, und die Büroangestellten arbeiten meist mit der Lösung auf ihren Rechnern. Zudem können alle ihre Urlaubstage und Überstunden in der Lösung sehen. Über die App können sie dann einen Freizeitausgleich beantragen und sehen, ob er genehmigt wurde. Dieser Prozess ist weitaus effizienter als der bisherige, bei dem jeder Antrag von den Mitarbeitenden noch manuell eingeben und von den Vorgesetzten genehmigt werden musste.

„Die Mitarbeitenden haben durch die Self-Service-Funktionen des neuen Systems mehr Möglichkeiten“, erklärt Hodel und fügt hinzu, dass die größte Herausforderung darin bestehe, den Urlaubs- und Überstundenausgleich in der Lösung zu finden. Denn das Unternehmen hatte die Skala von Tagen auf Stunden angepasst, um genauere Salden zu erhalten.

„Diese digitale Transformation passt perfekt zu der Vision des Stadtcasinos Baden, sich als ,House of Entertainment‘ zu positionieren – und dabei Gastfreundschaft, Gaming und Technologie zu verbinden“, ergänzt sie.

UKG Pro WFM bietet sorgt für mehr Transparenz und Einblick in die geleistete Arbeitszeit. Die Vorgesetzten können jetzt die Zeiterfassung ihrer Mitarbeitenden in der Lösung überprüfen und genehmigen. Ein Prozess, der vorher nicht existierte.

Und auch die Mitarbeitenden haben mehr Transparenz und Kontrolle über ihre Zeitpläne und Arbeitszeiten. In der mobilen App können sie nicht nur ihre Zeitpläne und Arbeitszeiten einsehen, sondern auch ihren Urlaub sowie den Tausch und Wechsel von Schichten.

„Je besser die Vorgesetzten und Mitarbeitenden die Self-Service-Funktionen kennen, die sie nutzen können, desto mehr profitiert das gesamte Unternehmen“, ist Hodel überzeugt. „Es wird immer selbstverständlicher, dass alles mobil erledigt werden kann – die Menschen verlangen diese Art von Flexibilität und Transparenz.“

Wenn die Belegschaft auf allen Ebenen mit diesen Self-Service-Tools vertraut ist und von ihnen profitiert, kann dies dazu beitragen, neue Mitarbeitende zu gewinnen und zu halten – ein echter Vorteil in einem umkämpften Markt.

Durch den Einblick und die Analyse der Arbeitsdaten bietet die Daten der UKG-Lösung noch weitere Vorteile. So kann das Stadtcasino erkennen, ob die Mitarbeitenden die vorgeschriebenen Pausen einhalten und ausreichend Zeit zwischen den Schichten liegt. Außerdem kann das Unternehmen Krankheitstage und Unfälle nach Personen und Abteilung betrachten, um Initiativen zu entwickeln, die das Wohlbefinden der Mitarbeitenden fördern.

Mithilfe dieser Erkenntnisse möchte das Vorstandsteam die Ressourcenplanung und die Personalausstattung verbessern. Die Zahlen der Casinogäste werden nicht nur saisonal betrachtet, sondern auch nach Schwankungen an Wochentagen, Wochenenden und Feiertagen. So kann das Stadtcasino mithilfe der Lösungsdaten die Personalplanung besser an die erwarteten Gästezahlen anpassen. Diese neue Ausrichtung wird das Casinoerlebnis verbessern und die Lohnkosten optimieren.