Big Dutchman beschleunigt die digitale Transformation mit UKG
- Reduziert die Zeit für die Lohnabrechnungsvorbereitung um etwa 50 %, beschleunigt Monatsendprozesse und verbessert die Effizienz
- Bietet Echtzeit-Einblick in Zeitkonten, Urlaubssalden und Abwesenheiten für schnellere Entscheidungen und verbesserte Transparenz
- Konsolidiert fragmentierte Prozesse auf einer einzigen Plattform, ermöglicht tägliche Überwachung und reduziert manuelle Fehler
„Wir sind jetzt bereits am zweiten Arbeitstag des neuen Monats bereit für die Lohnabrechnung. Das ist ein echter Erfolg.“
Über Big Dutchman
Big Dutchman ist ein globaler Anbieter von Fütterungs- und Haltungssystemen für die moderne Nutztierhaltung. Das Unternehmen beschäftigt 3567 Mitarbeitende in 48 Ländern und ist in über 170 Ländern aktiv. UKG wird derzeit in Deutschland für 1.000 Mitarbeitende eingesetzt. Komplexe Schichtmodelle mit einer Vielzahl von Mustern, um schwankende Nachfrage zu bedienen und einen kontinuierlichen Betrieb sicherzustellen, machen das Zeitmanagement für HR und Lohnabrechnung entscheidend.
Herausforderungen
Vor der Einführung von UKG nutzte Big Dutchman ein ERP-basiertes System für das Workforce Management, einschließlich Zeit- und Abwesenheitserfassung. Vieles war manuell, was eine administrative Belastung für die Führungskräfte darstellte. Dies führte zu Fehlern, eingeschränkter Transparenz und hohem Aufwand. Führungskräfte hatten keine Echtzeit-Einblicke, das Controlling stützte sich auf manuelle Berichte, und die Lohnabrechnung benötigte jeden Monat viel Zeit für Korrekturen. „Als ich vor siebeneinhalb Jahren ins Unternehmen kam, war klar: Im Zeitmanagement musste sich etwas ändern.“ Franz-Josef Moormann, Payroll-Team
Lösung
Big Dutchman nutzte zunächst ein allgemeines HR-System für die Personalbedarfe. Mit steigenden Anforderungen an die Zeitverwaltung brauchte das Team einen moderneren Ansatz. Das Unternehmen entschied sich für UKG Pro Workforce Management™ aufgrund der einfachen Integration, Unterstützung komplexer Schichtmodelle und einer intuitiven Benutzererfahrung. Das Ziel war klar: UKG nutzen, um Zeitprozesse zu modernisieren und die Arbeitsbelastung für Lohnabrechnung, Controlling und Führungskräfte zu reduzieren.
Innerhalb von sechs Monaten führten Big Dutchman, UKG und der Implementierungspartner ABS Team GmbH, Prozessanalysen, Workshops und Schulungen durch, um einen Blueprint für die Implementierung und den Rollout von UKG Pro Workforce Management zu entwickeln. Bereits zu Beginn gab es ein klares Zeitmanagement und eine grundlegende Zeitplanung.
„Wir waren von Anfang an nah am System, haben früh getestet und Anpassungen vorgenommen. Das half uns, schnell auf Herausforderungen zu reagieren“, so Franz-Josef Moormann
Change-Management
Die Einführung der UKG-Zeituhren war ein großer Schritt und die Umstellung brauchte Zeit. Zwar mussten anfangs einige Buchungen und Stempelungen korrigiert werden, doch die UKG-Dashboards markierten Abweichungen, bevor sie zu größeren Problemen wurden.
Die Schulungen begannen früh und wurden konsequent fortgesetzt. Führungskräfte und Schichtplaner testeten das System vor dem Go-Live. Dadurch wurde Vertrauen geschaffen und interne Widerstände konnten direkt zu Beginn reduziert werden.
Nach dem Start wurden neue Rollen und Berechtigungen für Gruppen wie Zeitarbeitskräfte und Assistenzkräfte hinzugefügt. Diese Anforderungen wurden erst während des Live-Betriebs deutlich, konnten aber nahtlos in das System eingefügt werden.
Während des gesamten Prozesses blieb ABS Team eng eingebunden. Das Team reagierte schnell auf neue Anforderungen, unterstützte Änderungswünsche und beriet auch nach dem Go-Live weiter. Diese Zusammenarbeit half, Probleme pragmatisch und zeitnah zu lösen und das System Schritt für Schritt zu optimieren.
Ergebnisse
Mit UKG Pro Workforce Management reduzierte sich die Zeit für die Lohnabrechnungsvorbereitung um etwa 50 % – der Prozess verkürzt sich um mindestens zwei bis drei Tage. Die Datenqualität hat sich deutlich verbessert, Führungskräfte erhalten Echtzeit-Einblicke in Zeitkonten, Urlaubssalden und Abwesenheiten. Dies ermöglicht schnellere Entscheidungen und reduziert Anfragen von Mitarbeitenden. Mit weniger manuellen Schritten, schnellerer Fehlerbehebung und transparenter Kontrolle ist der Prozess nun stabiler und effizienter. Arbeit, die zuvor fragmentiert war, erfolgt jetzt an einem Ort und kann täglich überwacht werden. „Wir sind jetzt bereits am zweiten Arbeitstag des neuen Monats bereit für die Lohnabrechnung. Das ist ein großer Erfolg.“ Franz-Josef Moormann
Big Dutchman plant die Einführung des Moduls Advanced Scheduling in der Logistik, um die Bedarfsabdeckung zu verbessern und das Controlling weiter zu stärken. Erste Workshops sind abgeschlossen, die Implementierung ist für das kommende Jahr geplant. „Big Dutchman ist ein Paradebeispiel für aktive Projektbeteiligung und klare Anforderungen – das macht den Unterschied.“, erklärt Rene Pfeiffer, Consulting Manager, ABS Team
Kollaboration mit dem ABS Team
Die Partnerschaft zwischen Big Dutchman und ABS Team war ein Eckpfeiler des Projekterfolgs. Als Implementierungspartner brachte ABS Team sowohl technisches Know-how als auch ein tiefes Verständnis der Prozesse von Big Dutchman ein. Von den ersten Workshops und der Blueprint-Erstellung bis zum Go-Live und darüber hinaus arbeiteten die Teams eng zusammen, um sicherzustellen, dass das System den Anforderungen des Unternehmens entsprach.
ABS Team erwies sich als mehr als nur ein Dienstleister – es war ein vertrauenswürdiger Partner. Offene Kommunikation, schnelle Reaktionszeiten und das Engagement für maßgeschneiderte Lösungen schufen Vertrauen und beschleunigten den Fortschritt. Auch nach dem Go-Live unterstützt ABS Team weiterhin neue Anforderungen und zukünftige Erweiterungen. Diese Zusammenarbeit zeigt, wie entscheidend echte Partnerschaft für eine erfolgreiche digitale Transformation ist.