2 Sisters Food Group spart jährlich 5.000 Stunden dank UKG

Die 2 Sisters Food Group ist ein multinationaler Lebensmittelhersteller mit Sitz im Vereinigten Königreich. Das Unternehmen beliefert große Einzelhändler und Gastronomiebetriebe mit Hähnchenfleisch, Pizza, Backwaren und Fertiggerichten. Das Unternehmen ist in den beiden Geschäftsbereichen Geflügel und Fertiggerichte tätig und beschäftigt 14.000 Mitarbeiter an 14 Produktionsstandorten im Vereinigten Königreich.

Herausforderungen

Die 2 Sisters Food Group arbeitete viele Jahre mit drei separaten Systemen, um die Arbeitszeit und Anwesenheit der Beschäftigten zu erfassen sowie die vielfältige und mehrsprachige Belegschaft im gesamten Unternehmen zu koordinieren. 

Da es keine zentralisierte Lösung für die komplexen Anforderungen des Workforce Managements gab, kostete die Bearbeitung von Stundenzetteln, Urlaubsanträgen und der Abgleich mit der Gehaltsabrechnung unglaublich viel Zeit. 

Zudem wünschte sich das Unternehmen bessere Planungsmöglichkeiten für Vollzeitkräfte sowie eine schnellere und effektivere Kommunikation mit den flexiblen Arbeitskräften. Letztere werden in der Regel kurzfristig für Schichten an unterschiedlichen Standorten angefragt.

Lösung

Da die 2 Sisters Food Group die UKG-Technologie bereits für Teile seiner Belegschaft nutzte und gute Erfahrungen gemacht hatte, entschied sie sich für die Migration auf die KI-gestützte UKG Pro Workforce Management Suite™ als zentrale Plattform für alle Workforce-Management-Anforderungen. Dafür sprachen zahlreiche Gründe: die Flexibilität der Lösung, die langjährige Kundenbeziehung, die Branchenexpertise und das Renommee von UKG als weltweit führendes Unternehmen im Bereich Workforce Management.

„Wir sind ein 24/7-Betrieb mit verschiedensten Schichtmodellen, darunter auch Acht-Wochen-Rotationen. Wir brauchten eine Lösung, die diese Schichten abbilden kann und gleichzeitig Zeit- und Anwesenheitserfassung über alle Standorte hinweg vereinheitlicht. Die UKG Pro Workforce Management Suite ist besonders intuitiv. Sie ist die perfekte Lösung für unsere komplexen Anforderungen“, erklärt Victoria Askew, Head of HR Systems bei der 2 Sisters Food Group.

Ergebnisse

Die Implementierung der UKG Pro Workforce Management Suite hat sich für die 2 Sisters Food Group gelohnt: Sie kann erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen verbuchen und zugleich für mehr Transparenz bei den Mitarbeitenden sorgen. Dafür wurde das Unternehmen mit dem  Customer Excellence Award von UKG ausgezeichnet.

„Unsere HR- und Abrechnungsteams profitieren massiv von UKG: Sie konnten den Aufwand für Tätigkeiten, die nicht direkt zur Arbeitszeit zählen, um mehr als 600 Stunden reduzieren und jährlich beinahe 4.300 Stunden bei der Bearbeitung der Ausnahmen einsparen. Zudem müssen wir uns jetzt nicht mehr um die Wartung von drei separaten Lösungen kümmern. Alles, was wir benötigen, finden wir bei UKG“, berichtet Askew.

Dem UKG 2024 Manufacturing Talent Trends Report, zufolge verlassen sich noch immer viele Hersteller auf veraltete, tabellenbasierte Lösungen, um die Arbeitskräfte zu verwalten und einzubinden. Weniger als 10 % der befragten Unternehmen setzt auf KI-gestützte Tools, um die Employee Experience zu verbessern. Hingegen ist mehr als die Hälfte der Mitarbeitenden (53 %) der Meinung, dass ihr Arbeitgeber mobile Technologie nicht ausreichend nutzt. Diesen Unternehmen entgeht Diesen Unternehmen entgeht einiges.

2 Sisters zufolge hat das Engagement für die Innovation der Mitarbeitererfahrung mithilfe der mobilorientierten UKG Pro Workforce Management-Suite zu motivierteren Mitarbeitenden und einem transparenteren Arbeitsplatz geführt.

„Bei den papierbasierten Urlaubsanträgen kam es früher manchmal vor, dass sie nicht richtig erfasst oder rechtzeitig bearbeitet wurden“, so Askew. „Jetzt können die Beschäftigten die Anträge über die UKG Pro Mobile App einreichen. Das hat den Vorteil, dass sie dies bequem von zu Hause aus erledigen können. Außerdem erhalten die Führungskräfte Genehmigungsempfehlungen von UKG basierend auf den jeweiligen Personalbedarfen in der Produktion. Dieser neue Prozess beschleunigt nicht nur das Genehmigungsverfahren, sondern trägt auch dazu bei, dass wir bei der Einsatzplanung faire und transparente Bedingungen für die Mitarbeitenden schaffen.“

Die drastische Reduktion manueller Prozesse hat einen weiteren bemerkenswerten und äußerst willkommenen Nebeneffekt.

„Dank der Automatisierung unserer Prozesse können sich die HR-Teams stärker strategischen Aufgaben widmen“, weiß Askew. „Anstatt Papierformulare zu durchforsten, können sie Lern- und Entwicklungsmöglichkeiten erarbeiten, von denen die Beschäftigten an unseren Standorten profitieren.“

Eine weitere Herausforderung für die 2 Sister Food Group war die Kommunikation mit der vielfältigen, über ganz Großbritannien verteilten Belegschaft, die sich aus 36 verschiedenen Nationalitäten zusammensetzt. Auch hier leistet die UKG Pro Workforce Management Suite hervorragende Arbeit.

„Bei unserer vielfältigen und mehrsprachigen Belegschaft ist es eine echte Herausforderung, die richtigen Personen mit der richtigen Botschaft in der richtigen Sprache zu erreichen. Inzwischen übersetzen wir unsere Nachrichten in bis zu 16 Sprachen, und das kommt gut an.“

Auch die neue Fähigkeit der 2 Sisters Food Group, über UKG effizienter und effektiver mit den externen Arbeitskräften zu kommunizieren, hat großen Anklang gefunden.

„Früher haben wir unsere flexiblen Arbeitskräfte manuell koordiniert. In der Praxis hieß das: Wir mussten jedem einzelnen Mitarbeitenden eine Nachricht schicken, um zu erfahren, ob wir unsere Schichten besetzen können. In einer Woche kamen so schnell mehr als 250 Textnachrichten pro Standort zusammen. Dank UKG können wir uns jetzt die verschiedenen Bereiche unserer Fabriken ansehen, um festzustellen, wo und für welche Tätigkeiten wir Arbeitskräfte benötigen. Unsere flexiblen Kräfte informieren wir dann mithilfe der Broadcast-Nachrichten der UKG Suite darüber, dass Schichten verfügbar und buchbar sind. Für uns ist das revolutionär“, sagt Askew.

Mit Blick auf die Zukunft plant die 2 Sisters Food Group, fortschrittliche Prognosefunktionen in ihre UKG-Suite zu implementieren. Damit will sie die Personalplanung optimieren, Schichten besser besetzen und Rollen und Kompetenzen in allen Produktionsstätten aufeinander abstimmen.