Die weltweit tätige PATRIZIA SE bietet seit 38 Jahren Investments in Immobilien und Infrastruktur für institutionelle, semi-professionelle und private Anleger an. Das Investmentunternehmen setzt auf verantwortungsvolles Handeln: Es setzt sich konsequent für ökologische und soziale Nachhaltigkeit von Immobilien ein, um den hohen CO2-Beitrag der Immobilienwirtschaft sowie Umweltschäden zu reduzieren und auf der ganzen Welt die Lebensqualität künftiger Generationen zu verbessern. Dazu gehört ein intensives Engagement für globale Bildungsinitiativen: Durch die “PATRIZIA Foundation” hat das Unternehmen Schulen, Kindertagesstätten und Nachsorgezentren weltweit errichtet, unter anderem in Uganda, Peru, Kenia und Nepal.
Die PATRIZIA SE lebt Globalisierung mit 28 internationalen Standorten in Europa, Nordamerika, Australien und Asien. Die Internationalität nimmt dabei immer weiter zu, wie jüngst durch Übernahmen von Unternehmen in Großbritannien und Australien. Je globaler das unternehmerische Handeln wird, desto notwendiger wird ein modernes HR-System, das standortübergreifend auf internationaler Ebene funktioniert. Bei der Digitalisierung der Personalabteilung setzte PATRIZIA Ende 2021 auf UKG HR Service Delivery. Ein erster Erfolg: wenige Monate nach der Einführung agiert die HR des Investmentunternehmens global und fortschrittlich.
“Neben dem garantierten Zugang hat sich auch die Produktivität verbessert: Dadurch, dass alle Unterlagen zentral gespeichert und verwaltet werden, lassen sich Informationen viel schneller und unkomplizierter finden. Die wertvolle Zeit, die unser HR-Team bisher mit Suchen und Nachfragen verbracht hat, kann jetzt für wichtigere Aufgaben verwendet werden. ”
Kornelia Mayr
Associate Director HR
Die Herausforderung: Standortübergreifende HR
Personalakte – der Begriff ruft bei vielen wohl immer noch die Assoziation von Dokumentenordnern hervor, die in einem Aktenregal oder -schrank stehen. Denn auch im 21. Jahrhundert ist das immer noch zu häufig Realität. PATRIZIA wollte diesen Zustand unbedingt ändern: Bis Ende 2021 waren die Personalakten aller deutschen Mitarbeitenden in Papierform teils in Augsburg teils in Frankfurt gelagert. Zugleich sollte die HR jedoch standortübergreifend agieren. Die Konsequenz in der Praxis: Wollten HR-Mitarbeitende zum Beispiel in Frankfurt auf eine Personalakte zugreifen, die in Augsburg aufbewahrt wurde mussten sie in Augsburg anrufen, die Kollegen dort nahmen die Akte aus dem Schrank, suchten die gewünschte Information und übermittelten sie dann via Telefon oder per E-Mail. „Uns war schon lange bewusst, dass das kein haltbarer Zustand ist“, sagt Kornelia Mayr, Associate Director HR bei PATRIZIA SE. „Unser Prozess, um auf Akten zuzugreifen, war nicht nur zeitaufwendig, sondern beeinträchtigte auch die Produktivität, weil unsere Mitarbeitenden regelmäßig aus anderen Aufgaben herausgerissen wurden.“ Dazu kam, dass der Zugriff auf Akten internationaler Standorte nahezu unmöglich war. Denn die entsprechenden Dokumente wurden entweder auf lokalen Servern oder ebenfalls in Papierform in den jeweiligen Ländern verwahrt. „Wir hatten schon lange vor, unsere Personalakten zu digitalisieren und diese Situation zu verbessern, doch im Geschäftsalltag fiel das immer wieder hinten runter“, erzählt Mayr.
Nahtlose Zusammenarbeit und einfache Integration mit bestehenden Systemen
Im Herbst 2021 entschied sich das Unternehmen schließlich, das Vorhaben endlich umzusetzen. „Eine digitale Personalakte, standortübergreifend einsehbar für eine nahtlose internationale Zusammenarbeit in der HR, das war unser klarer Wunsch“, berichtet Mayr. „Ein weiterer wichtiger Faktor war für uns, dass wir die Stammdaten aus unserem HR-System Workday mithilfe einer Schnittstelle für unsere neue digitale Personalakte nutzbar machen konnten. Während unserer Entscheidungsfindung haben wir uns die Lösungen mehrerer Anbieter angesehen und UKG HR Service Delivery stellte sich dabei als die optimale Alternative heraus.“ Mit den flexiblen Tools, die unter anderem auch die Einhaltung globaler Gesetze und Regeln ermöglicht, kann die Plattform die internationale Verwendung optimal abbilden. Und auch eine Integration mit Workday war einfach möglich: Die Stammdaten der Mitarbeitenden aus dem HR-Kernsystem synchronisieren sich unkompliziert mit der HR-Service-Delivery-Plattform von UKG, wodurch das System immer auf dem neuesten Stand ist. Hierzu wurden zwischen Oktober 2021 und Januar 2022 600 Akten in Deutschland und 150 in Großbritannien eingescannt. Die restlichen Akten von anderen internationalen Standorten folgen nach und nach. Zudem kann PATRIZIA mit UKG Smart Document Generation auf Grundlage dieser Personaldaten nicht nur intelligente Dokumentenvorlagen erstellen, sondern auch automatisch standardisierte Arbeitsdokumente wie etwa Vertragsänderungen oder Elternzeitbestätigungen generieren.
Aktuelle Personalakten: Der neue Standard
„Das Ergebnis entspricht genau unseren Vorstellungen“, erklärt Kornelia Mayr. Für die Verwaltung von Personaldaten gibt es jetzt einen klar definierten, einheitlichen Prozess: Wird etwa ein neuer Mitarbeitender eingestellt, wird der Vertrag über die UKG Plattform erstellt und zur Unterschrift elektronisch versendet. Ist der Vertrag unterschrieben, wird er über die Inbox an die zuständige Gehalts- oder Lohnabrechnung weitergeleitet. Dort werden alle benötigten Daten im Abrechnungssystem erfasst. Mithilfe von UKG Document Manager wird der Vertrag anschließend der digitalen Personalakte hinzugefügt. „Dadurch können jetzt die entsprechend berechtigten HR-Business Partner auf die Personalakten zugreifen, jederzeit und von überall. Gleichzeitig behalten wir stets die Kontrolle darüber, wer die Akten bearbeiten kann oder wer nur Lesezugriff hat“, freut sich Kornelia Mayr. „Neben dem garantierten Zugang hat sich auch die Produktivität verbessert: Dadurch, dass alle Unterlagen zentral gespeichert und verwaltet werden, lassen sich Informationen viel schneller und unkomplizierter finden. Die wertvolle Zeit, die unser HR-Team bisher mit Suchen und Nachfragen verbracht hat, kann jetzt für wichtigere Aufgaben verwendet werden.“ Durch das neue System und die digitalen Prozesse sind die Personalakten jetzt jederzeit auf dem aktuellen Stand. Früher wurden Informationen und Dokumente in der Regel über einen Monat hinweg gesammelt und dann abgelegt. Jetzt erfolgen Änderungen und Ergänzungen immer zeitnah. „Und nicht zuletzt bietet uns das System auch beim Thema Compliance eine große Unterstützung“, erklärt Mayr. „Durch die im System hinterlegten Aufbewahrungsfristen (Retention Policies) laufen die Dokumente nach der entsprechenden Frist ab und sind für den HR Benutzer nicht mehr zugänglich.“
Der nächste Schritt: Vorlagen für HR-Dokumente
Die Digitalisierung der Mitarbeiterdaten mit UKG HR Service Delivery ermöglicht nicht nur einen einheitlichen Datenprozess und den standortübergreifenden Zugriff. Es ist auch die Basis für die HR-Prozessoptimierung, die PATRIZIA in kommenden Projekten weiter ausbaut. Unter anderem das Erstellen weiterer Vorlagen, um noch mehr Dokumente in einem einheitlichen Prozess generieren zu können. Dazu gehören besonders häufig verwendete Dokumente wie Zusatzvereinbarungen, Bestätigungen, Meldungen oder Beförderungsschreiben. Dank eines – zusätzlich zu den bereits durchgeführten Standardschulungen – geplanten User Trainings sollen die Mitarbeitenden lernen, entsprechende Vorlagen selbst im System zu konfigurieren. PATRIZIA denkt auch darüber nach, das System eventuell für Audits oder Wirtschaftsprüfungen anzuwenden. Zum Beispiel, um einen Ordner mit allen benötigten Dokumenten unter einem befristeten Link zur Verfügung zu stellen. „Die Investition in ein digitales HR-System lohnt sich schnell“, betont Mayr. „Dadurch eröffnen sich völlig neue Möglichkeiten, die für ein international agierendes und schnell wachsendes Unternehmen wie PATRIZIA Gold wert sind. Wir sind froh, dass wir jetzt mit UKG diesen Schritt gegangen sind.“
