Huuskes hat seinen Sitz im niederländischen Enschede und ist Komplettanbieter, Erzeuger und Wissenspartner im Lebensmittel- und Getränkebereich für Gesundheitseinrichtungen und Betriebsrestaurants. Das Unternehmen unterhält Betriebe an mehreren Standorten und bietet ein umfassendes Sortiment an frisch in der eigenen Küche zubereiteten Mahlzeiten, frischen unverarbeiteten Produkten, Trockenlebensmitteln, Tiefkühlkost und Non-Food-Produkten.
Herausforderungen
Die 1.000 Mitarbeiter von Huuskes müssen pro Tag acht Mal Einbuchen und Ausbuchen, um Arbeitszeiten und Pausen zu erfassen. Vergessene Buchungen waren keine Seltenheit und die Manager mussten zum Aktualisieren jedes Mal per E-Mail einen Änderungsantrag für den Stundenzettel an HR senden. Berücksichtigt man die große Zahl der Mitarbeiter und täglichen Buchungsvorgänge, wird schnell klar, dass die HR-Mitarbeiter einen erheblichen Teil ihrer wöchentlichen Arbeitszeit mit der Bearbeitung von Änderungsanträgen verbrachten. Die Mitarbeiter konnten zwar ihre Stundenzettel und Buchungen im alten Zeiterfassungssystem des Unternehmens aufrufen, jedoch nicht erkennen, wie ihre Zeit letztendlich in die Gehaltsabrechnung einfloss.
Die effektive Verwaltung der Mitarbeiterzeit war ebenfalls eine Herausforderung, da die Manager die Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter aus der Vorwoche erst eine Woche später anzeigen konnten, um zu prüfen, ob alle Aufträge abgewickelt wurden. Da Personaleinsatzpläne in Tabellenkalkulationen erstellt wurden, waren rechtzeitige Anpassungen zur Vermeidung von Überstunden nahezu unmöglich.
Das Unternehmen verfügte zwar über zahlreiche Bereitschaftsmitarbeiter, jedoch hatten die Manager keinen Einblick in deren Verfügbarkeit. In der Regel sendeten die Manager eine Anfrage über WhatsApp, um herauszufinden, ob der betreffende Mitarbeiter verfügbar war. Dieser Prozess war nicht nur zeitaufwändig, sondern auch ungeeignet, um die Mitarbeiter mit der richtigen Qualifikation zu identifizieren und einzusetzen.
Zu Beginn eines jeden Jahres und bei Neueinstellungen wies die Personalabteilung den Mitarbeitern manuell die angesammelten Stunden zu, da diese nur begrenzt Zugriff auf ihr Stundenkonto hatten.
Lösungen
Huuskes wünschte sich eine Lösung mit mehr Funktionen und Flexibilität und wollte das System für Zeiterfassung und Anwesenheit in die Cloud verlagern. Die Wahl fiel auf UKG Ready®, einschließlich Timekeeping und Access Control, wodurch cloudbasiert zu jeder Zeit und an jedem Ort über ein Mobilgerät, einen Laptop oder einen PC auf die Lösung zugegriffen werden kann. Vor Kurzem hat das Unternehmen die Module noch um die Personaleinsatzplanung ergänzt.
„Die Lösung ist flexibel, sehr modern und cool“, so Martin Bakker, HR Advisor bei Huuskes. „Sie bietet alle Funktionen, die wir brauchten.“
UKG Ready ist in das cloudbasierte HR-System von Huuskes, AFAS Profit, integriert.
„Mit der [Ready]-App werden wir über einen direkten Einblick in die Personaleinsatzplanung verfügen. Das wird die größte Veränderung für unsere Mitarbeiter und für uns sein.“
Martin Bakker
HR Advisor
Ergebnisse
UKG Ready ist sehr benutzerfreundlich. Wie uns Martin Bakker mitteilte, wurden die Manager und Mitarbeiter über selbst erstellte Videos via Intranet über die Verwendung der Lösung geschult. Darin wurde erläutert, wie ein Stundenzettel ausgefüllt, ein Änderungsantrag dazu eingereicht und wie Stundenzettel und Stundenkonten angezeigt werden. „Es kamen nur wenige Fragen seitens der Manager und Mitarbeiter auf“, so Bakker. „Für die meisten war die Verwendung der Lösung sofort ersichtlich.“
Der Prozess für Änderungsanträge zu Stundenzetteln wurde optimiert. Die Mitarbeiter reichen ihre fehlenden Buchungen ein, die Manager überprüfen diese auf dem Stundenzettel und der Prozess ist in der Lösung klar ersichtlich.
„Mit UKG Ready sparen wir pro Woche ungefähr 20 Stunden ein“, sagt Bakker. „Wenn Sie die Buchungen für 1.000 Mitarbeiter korrigieren müssen, dann kostet das viel Zeit. Bei all den Pausen vergisst man schnell eine Buchung – schließlich müssen unsere Mitarbeiter acht Mal pro Tag ihre Zeit buchen.“
Mit dem Prozess wird den Mitarbeitern mehr Verantwortung für ihre Arbeitszeiten übertragen. „Die Mitarbeiter haben jetzt mehr Bezug zu ihrem Stundenzettel und fühlen sich dafür zuständig“, erläutert Bakker. „In der Vergangenheit wurden diese ja von den Managern überprüft und die Änderungen von ihnen weitergegeben. Jetzt machen das die Mitarbeiter selbst.“
Da die Mitarbeiter jetzt Zugriff auf ihre Informationen haben, z. B. auf Stundenzettel, Stundenkonten und Gehälter, und dieser Zugriff jederzeit über Self-Service-Funktionen vom Mobilgerät aus möglich ist, steigt auch die Motivation der Mitarbeiter. „Die Mitarbeiter haben deutlich mehr Einblick in ihre Informationen und das kommt richtig gut bei ihnen an“, so Bakker.
Da auch die Manager Einblick in die geleistete Arbeitszeit pro Abteilung und Kostenstelle haben, sind außerdem die Planung der Belegschaft und die Steuerung der Arbeitskosten einfacher. Manager haben nunmehr Zugriff auf benutzerdefinierte Berichte und können auf einen Blick erkennen, wie viele Stunden ihre Mitarbeiter beispielsweise in den letzten zwei Tagen gearbeitet haben. Daraus können sie berechnen, ob zu viel Zeit aufgewendet wurde und ggf. unmittelbar Anpassungen vornehmen.
Mit UKG Ready lassen sich jedoch auch in anderen Bereichen Zeiteinsparungen und Verbesserungen erzielen. „Da die Lösung sämtliche Berechnungen für uns übernimmt, ist unser Aufwand geringer, wenn Mitarbeiter in das Unternehmen eintreten oder es verlassen. Außerdem sind die Daten jederzeit aktuell“, so Bakker. Er fügt hinzu, dass dank der Konfigurierbarkeit der Lösung gewährleistet sei, dass die für Arbeitgeber in den Niederlanden geltenden Abrechnungsregeln für Krankheitstage exakt umgesetzt werden. Früher mussten diese komplizierten Berechnungen manuell durchgeführt werden. Er hat nun mehr Zeit für andere HR-Aufgaben.
Huuskes hat vor Kurzem noch UKG Ready Scheduler erworben, um die Personaleinsatzplanung zu verbessern. Derzeit ist die Lösung bei 50 Mitarbeitern des Unternehmens im Einsatz. In den kommenden Monaten wird sich diese Anzahl auf 800 Mitarbeiter in weiteren Abteilungen erhöhen. Bakker geht davon aus, dass die Lösung die Verfügbarkeit der Bereitschaftsmitarbeiter transparenter machen werde, da sich die Mitarbeiter in UKG Ready ganz einfach als verfügbar oder nicht verfügbar kennzeichnen können.
„Wir erkennen dann auf einen Blick, wer verfügbar und qualifiziert ist und wer nicht“, sagt Bakker.
Diese Transparenz wird sich erheblich auf Huuskes auswirken. „Scheduler wird eine Riesenveränderung für die Organisation bringen, schließlich müssen Manager die Verfügbarkeit nicht mehr über WhatsApp oder E-Mail-Tabellen bei den Mitarbeitern abfragen“, erklärt er. „Mit der [Ready]-App werden wir über einen direkten Einblick in die Personaleinsatzplanung verfügen. Das wird die größte Veränderung für unsere Mitarbeiter und für uns sein.“
