Customer Story

Costa Coffee optimiert mit KI-gestützter UKG-Technologie die Personalbesetzung in Filialen und steigert die Effizienz um 65 %

  • Effizienz bei der Personalbesetzung steigt in der Weihnachtszeit um fast 50 % und direkt danach um 65 %

  • Reduktion von Überstundenkosten dank genauer Prognosen und besserer Personaleinsatzplanung

  • Reduktion der Anzahl der Leiharbeiter durch eine bessere Auslastung von Vollzeit-, Teilzeit- und befristeten Arbeitskräften

Erfolge, die Costa Coffee mit UKG Strategic Workforce Planning erzielen konnte:

50
%
höhere Effizienz bei der Personalbesetzung in der Weihnachtszeit
65
%
höhere Effizienz bei der Personalbesetzung nach der Weihnachtszeit

Costa Coffee zählt zu den weltweit größten und bekanntesten Café-Ketten. Der Café-Konzern mit Hauptsitz im britischen Buckinghamshire beschäftigt tausende Vollzeit-, Teilzeit- und befristete Arbeitskräfte in den unternehmenseigenen 1.600 Filialen im Vereinigten Königreich.

Herausforderungen

Vor dem Einsatz der UKG-Technologie verwendeten Manager bei Costa Coffee Tabellenkalkulationen und schätzten anhand des Budgets, wie viele Arbeitskräfte sie an jedem Standort benötigen würden. Dies führte oft dazu, dass in den Filialen zu viel oder zu wenig Personal vorhanden war. Aufgrund dessen mussten manche Arbeitskräfte Überstunden leisten und andere von einer Filiale zu einer anderen wechseln, um Schichten abzudecken. Das Problem verschlimmerte sich in der Weihnachtszeit. Da dies jedoch eine Hochsaison für Costa Coffee darstellt, ist es für das Unternehmen besonders wichtig, in dieser Zeit die richtige Anzahl an Arbeitskräften für die Bedienung von Kunden einzusetzen.

„Wir konnten nicht genau planen und waren alles andere als effizient. Da wir nicht in der Lage waren, Personaldaten in Echtzeit abzurufen oder den Personalbedarf korrekt zu prognostizieren, haben wir immer mit veralteten Daten geplant“, erklärt Matt Smith, Retail Operations Standards Manager bei Costa Coffee. „Wir hatten auch keinen Überblick darüber, wie viele Urlaubstage die Mitarbeitenden noch zur Verfügung hatten. Vor den Weihnachtsferien waren wir dann unterbesetzt, weil viele Mitarbeitende zum Jahresende Urlaub genommen haben. Danach waren wir wieder überbesetzt. Das war sowohl für die Filialleiter als auch für die Mitarbeiter sehr mühsam und kostete uns Geld. Wir wussten, dass wir etwas ändern mussten."

Lösung

Der Wendepunkt kam in der Weihnachtssaison 2021, als Costa Coffee UKG Strategic Workforce Planning als zentrale Lösung für Personalbedarfsberechnung, Personaleinsatzplanung und Produktivität einführte. Dies war die effizienteste Methode, um das Personal an den Bedarf anzupassen und den Personaleinsatz so zu optimieren, dass in den Filialen immer die richtige Anzahl an Arbeitskräften zur Verfügung stand.

„Mit UKG haben wir fantastische Ergebnisse erzielt. Die Filialleiter können nun den Personalbedarf lange im Voraus genau planen und datengestützte Entscheidungen treffen, so dass in unseren Filialen immer die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Kompetenzen am richtigen Ort sind. Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern ermöglicht uns auch, den idealen Mix an Arbeitskräften einzusetzen. Es verbessert außerdem die Erfahrung unserer Mitarbeitenden und wir halten unser Budget ein."

Katie Little

Labour Operations Manager

Ergebnisse

Dank der strategischen Personaleinsatzplanung von UKG und der Nutzung von Personaleinsatzdaten und -analysen aus den einzelnen Filialen konnte Costa Coffee seinen Personalbedarf für die Weihnachtssaison 2022 besser prognostizieren. Dadurch konnte der Personaleinsatz optimiert, die Motivation der Mitarbeitenden gesteigert und gleichzeitig das Budget eingehalten werden. Auf diese Weise schaffte es der Café-Riese die Effizienz in der Personalbesetzung in der Weihnachtszeit um fast 50 % und direkt danach um 65 % zu steigern.

„Mit UKG haben wir fantastische Ergebnisse erzielt“, freut sich Katie Little, Labour Operations Manager bei Costa Coffee. „Die Filialleiter können nun den Personalbedarf lange im Voraus genau planen und datengestützte Entscheidungen treffen, so dass in unseren Filialen immer die richtigen Mitarbeitenden mit den richtigen Kompetenzen am richtigen Ort sind. Das erhöht nicht nur die Kundenzufriedenheit, sondern ermöglicht uns auch, den idealen Mix an Arbeitskräften einzusetzen. Es verbessert außerdem die Erfahrung unserer Mitarbeitenden und wir halten unser Budget ein.“

In der Vergangenheit hatte die Café-Kette mehr als 300 verschiedene Arten von Arbeitsverträgen mit ihren Beschäftigten. Mit UKG konnten die Vertragsprozesse standartisiert werden. Dies führte zu einer deutlichen Reduzierung der Gesamtzahl der Verträge und zu einer Verbesserung der Gesamterfahrung der Mitarbeitenden.

„Da wir unseren Personalbedarf mehrere Monate im Voraus genauer planen können, haben wir bessere Möglichkeiten für unsere Mitarbeitenden. Wir können die Arbeitsstunden unserer Vollzeit- und Teilzeitmitarbeitenden aufstocken und müssen weniger Zeitarbeitskräfte einstellen“, sagt Little. „Das senkt die Rekrutierungskosten und ermöglicht es uns, Personallücken besser zu schließen, indem wir rechtzeitig neue Mitarbeitende einstellen, wenn und wo sie gebraucht werden.“

Ein weiterer wichtiger Vorteil der Zusammenarbeit von Costa Coffee mit UKG ist die verbesserte Gesamterfahrung für Filialleiter.

„Filialleiter können ihre Geschäfte nun effektiv und effizient führen. Da sie einen guten Überblick über die Personaldaten haben, können sie schneller intelligentere Personalentscheidungen treffen und müssen selbst weniger Überstunden leisten“, fügt Little hinzu. „Wir wissen auch, dass die Personalplanung einen großen Einfluss auf die Kundenzufriedenheit hat. Neue Technologien wie die von UKG werden uns dabei helfen, unseren Kunden ein noch besseres Erlebnis zu bieten.“

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