Yves Rocher ist eine global agierende Unternehmensgruppe, die vornehmlich Kosmetika und Pflegeprodukte auf pflanzlicher Basis produziert und verkauft. Der Konzern aus Frankreich ist weltweit Marktführer für diese Art von Schönheitsprodukten und in Europa die Nummer zwei bei Gesichtspflege.
“Die HR-Service-Delivery-Plattform von UKG sorgt im Hause Yves Rocher für entscheidende Vorteile. Mitarbeitende wissen, wo sie nach ihren Gehaltsabrechnungen und anderen persönlichen Dokumenten suchen müssen. Dies spart Zeit und Kosten.”
Stefan Schröder
Human Resources
Die Herausforderung
Bisher wurden alle Mitarbeiterdaten auf Papier verwaltet, was für viele Wege und viel Aufwand sorgte. „Galt es etwa Unterschriften von Mitarbeitenden innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens einzuholen, musste HR die Mitarbeitenden im Zweifel immer wieder kontaktieren, erinnern und ermahnen“, erinnert Stefan Schröder sich. „Das kostete Zeit und Nerven.“ Die Hoffnung: Mit einem System, das über eine höhere Prozessautomatisierung verfügt, würde das der Vergangenheit angehören.
Besonders der komplexe HR-Prozess des Onboardings sollte durch digitale und automatisierte Prozesse schlanker werden. Die HR hatte außer einer regelmäßigen manuellen Kontaktaufnahme keine Möglichkeiten die Mitarbeitenden auf Fristen hinzuweisen. Es war durch manuelle Prozesse oft schwierig, Fristen einzuhalten, denn auch die Versanddauer von mehreren Tagen musste eingeplant werden. Eine manuelle Erstellung aller Schritte und Dokumente seitens der Personalabteilung war notwendig.
Die Lösung
UKG Document Manager mit integrierter Prozessautomatisierung bietet die gewünschten Funktionen, mit denen sich sämtliche Ereignisse im Leben eines Mitarbeitenden effizient und in großen Teilen vollautomatisch unterstützen lassen. Zusätzlich können Gehaltsabrechnungen und weitere mitarbeiterbezogene Dokumente automatisch und digital in das elektronische Schließfach (UKG Employee Vault) der Mitarbeitenden versendet werden.
Alle mitarbeiterbezogenen Dokumente werden automatisch in der Personalakte gespeichert. Dies erleichtert die Auffindbarkeit und die Zugriffsgeschwindigkeit wird erhöht. Durch automatisierte Ablauffristen kommt es zu wesentlich weniger "Altlasten" in den Akten.
Das Resultat
Begeisterte Mitarbeitende
Informationen über Prozesse und Richtlinien sind in der HR-Wissensdatenbank von UKG Knowledge Base für Mitarbeitende mit wenigen Klicks zu finden. Durch ein Rollenkonzept findet jeder Mitarbeitende relevante Informationen. Rückfragen werden dokumentiert, sodass kein Suchen in alten E-Mails mehr notwendig ist.
Die Produktivität steigt
Beim Onboarding kann direkt nach der Vertragserstellung, der Betriebsanhörung und der Unterzeichnung durch die eSignature der Onboarding-Prozess angestoßen werden. Der unterschriebene Vertrag wird dann automatisch in der digitalen Personalakte gespeichert.
Zeit und Kosten werden gespart
Durch UKG Document Manager wird die Einhaltung von Fristen automatisch überwacht. Die Digitalisierung der Dokumente spart zudem Platz und Portogebühren für das Versenden von Briefen in Papierform. Alle Beteiligten erhalten eine Übersicht über den aktuellen Stand von HR-Prozessen und können bei Verzögerungen direkt reagieren.
