Worldline ist ein weltweit führendes Unternehmen in der Finanz- und Transaktionsbranche. Die Gruppe steht an der Spitze der digitalen Transformation, prägt neue Formen des Bezahlens, Lebens und Wohnens und unterstützt dabei, Geschäfte abzuschließen und Beziehungen aufzubauen. Die Stärken des Unternehmens im Bereich Innovation werden durch die Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit der Plattformen, die Sicherheit der Lösungen und die Qualität der Dienstleistungen komplementiert/ ergänzt.
De Uitdaging
Around Worldline wird unabhängig
2019 löste sich Worldline von der Muttergesellschaft Atos und begann die eigene Geschichte als reiner Zahlungslösungsanbieter mit 12.000 Mitarbeiter in 30 Ländern. Innerhalb von nur sechs Monaten musste Worldline 90 % der zuvor gemeinschatlichen SoftwareLösungen mit Atos ersetzen und war im Zugzwang eine komplett neue Employee Experience für Mitarbeiter, Führungskräfte und HR-Teams zu entwickeln.
Innovation und digitale Transformation gehören zu den wichtigsten Treibern der Worldline Geschäftsstrategie. Die Digitalisierung ist dabei ein elementarer Baustein der Employee Experience. Vor der Unabhängigkeit haben einige regionale Standorte von Worldline mit digitalen HR-Lösungen von Atos gearbeitet. In anderen Ländern gab es gar keine digitalen Systeme für die Personalverwaltung, wie zum Beispiel Workflows oder die Verwendung elektronischer Unterschriften. Worldline musste schnell eine neue eigene und einheitliche Lösung finden.
“Das war eine unserer wichtigsten Missionen”, sagt Michael Oggenfuss, Global Head HRIS and Employee Services bei Worldline. “Als wir unsere verschiedenen Niederlassungen weltweit betrachteten, beschlossen wir, die Digitalisierung und die Employee Experience schnellstmöglich anzugehen und harmonisch in Einklang zu bringen.”
Worldline übernimmt Ingenico
Ungefähr ein Jahr nach der Abspaltung von Atos übernahm Worldline 2020 Ingenico. Dadurch vergrößerte sich die Belegschaft um weitere 8.000 Geschäftssitz: Bezons, Frankreich HR Core System: SAP SuccessFactors Mitarbeiter: 20.000 Mitarbeiter in 50 Ländern. Das Worldline-Management verständigte sich schnell darauf, die UKG HRSDService-Delivery-Plattform auf die neu erworbenen Einheiten auszudehnen. Dadurch eintand eine noch dringendere Notwendigkeit, Dokumente effizient auszutauschen und Einblicke auf Landes- oder globaler Ebene zu erhalten.Das verlieh dem Business Case zusätzliches Interesse.
“Wir haben uns nach externen Beratungsunternehmen umgesehen, um die Lösung zu implementieren, sind aber im Verlauf unserer Evaluierung zu der Überzeugung gelangt, dass UKG die beste Arbeit leisten würde, da das Pilotprojekt sehr reibungslos verlaufen ist.”
Michael Oggenfuss
Global Head HRIS and Employee Services
Die globale Pandemie als Treiber des Digitalisierungsfortschritts
Faktoren, wie Platz und Kosten trieben die Digitalisierung von Wordline weiter voran. Bürofläche zur Unterbringung papierbasierter HR-Dokumente kostet unnötiges Geld. Weiterhin birgt die papierbasierte Verwaltung von Personalakten Sicherheitsrisiken; etwa im Falle eines Brandes oder einer weltweiten Pandemie, die den direkten Zugriff auf Papierakten immens erschwert. Die Covid-19-Pandemie war also ein weiterer Faktor, der die Digitalisierung der Personalakten bei Worldline vorantrieb.
Die Lösung
Warum sich Worldline für UKG HR –Service Delivery entschieden hat
Schon Atos setzte die UKG-Lösung ein, mit der Worldline daher schon in Berührung gekommen war. Dennoch verschaffte sich Worldline zunächst mithilfe mehrerer Beratungsfirmen einen Überblick aller verfügbaren Optionen . Das Ergebnis: UKG HR Service Delivery gehörte zu den Top Drei Plattformen, die vorgeschlagen wurden. Daraufhin evaluierte Worldline die Auswahl der Lösungen anhand der Anforderungen, um herauszufinden, welche für sie am besten geeignet wäre.
Compliance und Gesetzgebung waren grundlegende Aspekte für die Bewertung der Lösungen durch Worldline. Beispielsweise schreiben einige Märkte physische Unterschriften zwingen vor, während das in anderen Ländern nicht der Fall ist.
Wie implementierte Worldline die UKG-Lösung?
Ein Pilotprojekt in der Schweiz und Großbritannien sollte Worldline ein besseres Verständnis dafür verschaffen, wie die Plattform im Zusammenspiel mit lokaler Gesetzgebung funktioniert. Die Software-Nutzung wurde getestet und Feedback eingeholt. Das war ein wichtiger erster Schritt besonders hinsichtlich des Umgangs mit Personalakten. Die Einführung eines soliden Prozesses half dabei sicherzustellen, dass die Nutzung der Plattform vollständig rechtskonform und prüfungssicher ist.In der Schweiz importierte Worldline bereits alle existierenden Dateien in die UKG HR-ServiceDelivery-Plattform, die heute stolze 20.000 Dokumente umfasst. Auch der Digitalisierungsprozess in Großbritannien nimmt Fahrt auf.
Ursprünglich hatte Worldline den Einsatz externer Berater für die Umsetzung des Projektes in Erwägung gezogen. Nach Bewertung der ersten Fortschritte habe man sich jedoch dazu entschieden, das Projekt allein mit dem UKG Team umzusetzen kommentiert Michael Oggenfuß.
Vertrauen ist für Worldline bei allen Geschäftsbeziehungen von entscheidender Bedeutung, wie Michael Oggenfuss bestätigte: “Wir vertrauen UKG. Wir haben uns nach externen Beratungsunternehmen umgesehen, um die Lösung zu implementieren, aber dann sind wir im Verlauf unserer Evaluierung zu der Überzeugung gelangt, dass wir mit UKG die besten Ergebnisse erzielen würden, da bereits das Pilotprojekt sehr reibungslos verlaufen ist.”
Wie wird Worldline UKG HR –Service Delivery nutzen?
Nach der Unabhängigkeit von Atos, gehörte die Einführung einer eigenen Wissensdatenbank zu den Hauptzielen der Implementierung von UKG HR Service Delivery. Worldline plant mit Hilfe von UKG eine neue Wissensbasis aufzubauen, die den Worldline-Mitarbeitern helfen soll, Formulare auszufüllen, Anträge zu stellen und Prozesse automatisch in Gang zu setzen – zum Beispiel bei der Beantragung eines Sabbaticals.
Darüber hinaus prüft Worldline die Kompatibilität von UKG und SuccessFactors, um den größtmöglichen Mehrwert für das lokale Personalwesen zu generieren und eine nahtlose Prozessintegration in beiden Plattformen zu ermöglichen.
Welche Produkte hat Worldline zuerst implementiert?
Worldline implementierte in nur vier Wochen zunächst den Document Manager in Großbritannien und der Schweiz, gefolgt von Finnland. Es wurden bereits positive Gespräche mit Betriebsräten in Österreich, Deutschland und Belgien geführt, um die Lösung auch in diesen Ländern so schnell wie möglich einzuführen. Jede Software-Implementierung erfolgt Modul um Modul oder Produkt um Produkt. Sobald alle Lösungskomponenten in einem Land konfiguriert wurden, werden sie als Gesamtpaket in das nächste Land geliefert.
Um das Vorhaben erfolgreich umzusetzen, hat sich Worldline mit den Ländern einzeln abgestimmt um alle regionalen Bedürfnisse ausreichend berücksichtigen zu können. Dadurch ensteht ein System, das in allen Ländern einheitlich funktioniert aber gleichzeitig Raum für regional notwendige Anpassungen bietet. Aus den Ergebnissen der Einzelabstimmung mit zunächst 7 bis 10 Ländern enstand eine globale Vorlage, die 96 % des gemeinsamen Bedarfs abdeckt und dabei die lokalen Vorgaben berücksichtigen kann.
Auch die Rollen, die für die Nutzung der Plattform angelegt werden müssen, wurden global abgeglichen. So konnte gewährleistet werden, dass nichts übersehen wurde. Fehlende Rollen wurden hinzugefügt und alle Beteiligten erhielten die entsprechenden Berechtigungen. Dieses Vorgehen erleichtert und beschleunigt die Einführung auf lokaler Ebene,. Es gewährleistet, dass keine größeren Anpassungen erforderlich werden. Die einzigen Elemente, die Worldline auf lokaler Ebene konfigurieren wird, sind Dokumententypen und Aufbewahrungszeiten.
Was waren die größten Herausforderungen für Worldline?
Es braucht immer Zeit, um Änderungen einzuführen und ihre Vorteile zu vermitteln. Im Falle der Worldline-Teams mussten beispielsweise die notwendigen Prozesse in den Bereichen Compliance, Recht und Sicherheit eingerichtet werden, um sicherzustellen, dass alle Anpassungen mit der Unternehmensstrategie in Bezug auf Sicherheit und Datenschutz übereinstimmen.
Welche Empfehlungen erteilt Worldline für die Auswahl einer HR-Service-Delivery-Lösung? “UKG HR Service Delivery ist eine sehr solide Lösung“, sagt Michael Oggenfuß. “Ihre Bilanz ist extrem gut. Diese Plattform ist ansprechend und passt zu uns. Man muss immer darauf achten, dass die Lösung zum Unternehmen passt, und sich fragen: ‘Ist es der richtige Zeitpunkt? Sind Sie am richtigen Punkt, um Ihre digitale Reise zu starten?’ Oggenfuss empfiehlt zwar grundsätzlich immer, den Markt zu prüfen, kommt aber zu dem Schluss, dass er “UKG auf jeden Fall empfehlen würde.”
Results
Mit UKG HRSD konnte Worldline eine integrierte globale HR-Lösung implementieren, die dank ihrer Flexibilität auch allen lokalen Marktkriterien gerecht wird. Durch den Wegfall der Papieraufbewahrung werden die Kosten erheblich gesenkt, und länderübergreifende compliance-konforme Prozesse verringern gleichzeitig das Kostenrisiko.
