Unilever ist weltweit einer der größten Hersteller von Verbrauchsgütern. Die Hauptgeschäftsbereiche umfassen die Produktion von Nahrungsmitteln, Kosmetika, Körperpflege- sowie Haushalts- und Textilpflegeprodukten. Weltweit hat Unilever ca. 150.000 Mitarbeitende, davon 2.200 in Frankreich.
Herausforderung
In einem typischen Jahr arbeitet die eine Hälfte der 2.200 Beschäftigten von Unilever Frankreich in der Zentrale, während die andere Hälfte auf sechs Werke verteilt ist. Eine besondere Herausforderung für das HR Team stellen die unterschiedlichen Bedürfnisse der Mitarbeitenden in der Zentrale und in den Produktionsstätten dar. Um einen gleichwertigen Service für alle Beschäftigen sicherzustellen, hat sich das Team an UKG gewandt, um die HR-Prozesse und -Dateien auf eine einheitliche Plattform umzuziehen.
„Das Hauptziel der Digitalisierung der HR-Prozesse war, dass alle Mitarbeitenden von denselben Tools profitieren können sollten.” erläutert Frédéric Faure, VP HR von Unilever Frankreich. „Gleichzeitig wollten wir die Qualität der HR-Dienstleistungen deutlich verbessern und unsere Teams entlasten, so dass sie mehr Zeit in die Entwicklung unserer Mitarbeitende investieren können.“
Hier erfahren Sie, wie das HR-Team von Unilever Frankreich die Personalabteilung erfolgreich digital transformiert hat, ohne dabei die Menschen und Mitarbeitende aus den Augen zu verlieren, um die es geht.
“Das Hauptziel der Digitalisierung der HR-Prozesse war daher, dass alle Mitarbeitenden von denselben Tools profitieren können sollten. Gleichzeitig wollten wir die Qualität der HR-Dienstleistungen deutlich verbessern und unsere Teams entlasten, so dass sie mehr Zeit in die Entwicklung unserer Mitarbeitenden investieren können.”
Frédéric Faure
VP HR von Unilever Frankreich
Die Lösung
Demokratischer Zugang zur HR – jederzeit und überall
Vor der Einführung der neuen Lösung konnten die Beschäftigten von Unilever France über die HR-Dashboards des Unternehmens zwar auf einzelne Informationen zugreifen, mussten bei den meisten Fragen aber dennoch zum Telefonhörer greifen oder eine E-Mail schreiben, um Antworten zu erhalten. Beides war nicht ideal für die Mitarbeitenden in den Fabriken, da sie nur eingeschränkt Zugang zu einem Computer hatten und oft nachts oder am Wochenende arbeiteten, wenn niemand zu erreichen war. Das HR-Team war sich im Klaren darüber, dass eine digitale Plattform zu jeder Tages- und Nachtzeit vollständig über das Smartphone zugänglich sein müsste, damit die Fabrikangestellten sie überhaupt nutzen konnten.
„Die Digitalisierung in den Werken war ein gewagtes Unterfangen“, erinnert sich Nathalie Guerrier, HR Operations- und Projektmanager bei Unilever. „Die hohe Akzeptanz schon im ersten Monat hat uns angenehm überrascht; 70 % der Mitarbeitenden in den Fabriken und 95 % in der Zentrale nutzten da bereits UKG HRSD, um auf ihre persönlichen Dokumente, wie etwa ihren Arbeitsvertrag oder ihre Gehaltsabrechnung zuzugreifen.“
Das Team war sich bewusst, dass die Mitarbeitenden der verschiedenen Standorte die Plattform sehr unterschiedlich nutzen würden. Glücklicherweise ist die Lösung so flexibel, dass sie problemfrei auf die individuelle Situation und die Bedürfnisse der Angestellten angepasst werden kann.
„Wir haben von Anfang an die Heterogenität unserer Belegschaft berücksichtigt“, sagt Faure. „Das Tool wurde auf die persönliche Situation jeder einzelnen Person angepasst: Status, Vertragstyp, Arbeitsort und so weiter.”
Eine bessere Erfahrung für die Mitarbeitenden – und das HR-Team
Obwohl die Plattform nahtlose Self-Service-Funktionen bietet, gibt es Fälle, in denen Mitarbeitende persönlichen Kontakt mit der HR aufnehmen müssen. Früher mussten sie oft viele Hürden überwinden, wenn sie z. B. einen Urlaubstag beantragen wollten. Heute können sie einfach die Anfrage stellen und mit Hilfe des Case-Management-Tools „People Assist” einen HR-Prozess auslösen.
„Vor kurzem hatte ich die Grippe“, erzählt Frédéric Parizot, ein Supply Chain Operator im Unternehmen. „Früher musste ich zur Post gehen, um meine Krankmeldung einzureichen. Jetzt muss ich nur noch ein Foto von der Krankschreibung machen und kann sie dann mit ein paar Klicks über die Plattform einreichen.“
Auch für das HR-Team ist es jetzt einfacher, schnell Unterstützung zu leisten. Da die meisten Mitarbeitenden in der Knowledge Base Antworten auf ihre Fragen finden, erhält das Team weit weniger Anfragen als zuvor, sodass es nun bei Bedarf eine persönliche Antwort innerhalb von 48 Stunden garantieren kann.
In Fällen, in denen eine Frage online nicht abgedeckt wird, kann das Team einfach die Wissensdatenbank ergänzen, um sicherzustellen, dass der nächste Mitarbeitende die gesuchte Antwort schnell findet.
Die intuitive UKG Plattform ermöglicht es dem HR-Team auch, selbst Prozesse hinzufügen und zu ändern. Als Unilever Frankreich vor kurzem einen neuen betrieblichen Sparplan für die Mitarbeitenden einführte, konnten die HR-Leiter diesen innerhalb weniger Minuten in den Onboarding-Prozess für Neueinstellungen integrieren. Und durch die Digitalisierung der HR-Dokumente und die Möglichkeit der automatischen Archivierung müssen keine Dokumente mehr an verschiedene Standorte versandt oder ganze Tage auf die Vorbereitung von Audits aufgewandt werden. Alle benötigten Dokumente sind jetzt immer sofort verfügbar.
„Die Herausforderung für uns bestand in erster Linie darin, Zeit zu sparen, gleichzeitig wollten wir die Archivierung von Dokumenten zuverlässig und sicher gestalten”, sagt Faure, „vor allem im Hinblick auf neue europäische Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten.”
„Wir sind jetzt autonomer und vor allem viel schneller“, fügt Marco Medrano hinzu, ein Talent-Berater des Unternehmens. „UKG ist mit allen HR-Tools unseres Konzerns integriert. Wir haben eine einzige Zugangsstelle, die es uns ermöglicht, alle Prozesse zu verwalten.“
Ergebnisse
Mehr Zeit für die wirklich wichtigen Dinge
Dank dieser Optimierungen hat die HR von Unilever Frankreich nun mehr Zeit, sich auf wichtige Initiativen wie Weiterbildung und interne Mobilität zu konzentrieren. Und da das Team jetzt keine wertvollen Ressourcen mehr für routinemäßige Aufgaben wie etwa Ablageorganisation aufbringen muss, konnten zwei neue Funktionen geschaffen werden - People Experience Lead und Datenspezialist - um die Beschäftigen noch besser zu unterstützen.
„Das HR-Team ist nicht mehr mit Aufgaben beschäftigt, die nur einen geringen Mehrwert bieten“, sagt Faure. „Das HR-Personal muss sich weniger mit rein administrativen Aufgaben befassen und kann sich dafür mehr auf strategische Fragen, die Entwicklung von Schulungen und Nachfolgeplänen konzentrieren. Vor allem hat das HR-Team durch die Automatisierung mehr Zeit, Angestelltenkontakte zu pflegen und zu verbessern.”
Der Implementierungsprozess dauerte nur vier Monate, und sehr schnell meldete das Team eine Akzeptanzrate von 97 % seitens der Mitarbeitenden.
Dieser Erfolg ist auch der Muttergesellschaft nicht verborgen geblieben. „Das HR-Team in Frankreich konnte sich das Projekts zunutze machen, um seine Produktivität zu verbessern und neue strategische Missionen in Angriff zu nehmen, die der Performance des Konzerns zugutekommen”, sagt Nicolas Liabeuf, Vorstandsvorsitzender von Unilever Frankreich. “Dies entspricht genau den Zielen, die wir für das Unternehmen vorgesehen hatten.”
