Sodexo beschäftigt an seinen 1.850 Standorten im Vereinigten Königreich 34.000 Mitarbeiter. Das Dienstleistungsunternehmen bietet u. a. Pförtner-, Sicherheits- und Reinigungsservices an und betreut auch die fünf Krankenhäuser, die dem NHS Foundation Trust der Universität Manchester angehören.
“Wenn Mitarbeiter ihre Arbeit als sinnvoll und effizient wahrnehmen, sind sie zufriedener – das ist ein einfacher, aber ausschlaggebender Zusammenhang.”
Sue Prince
Business Process Director
Herausforderungen
Sodexo war auf der Suche nach einer leistungsfähigeren Lösung für Zeiterfassung, Anwesenheit und Personalplanung. Aufgrund der hohen NHS-Standards musste die Lösung in der Lage sein, die richtigen Mitarbeiter in den richtigen Bereichen kosteneffizient einzuplanen und dies akkurat zu erfassen.
Sodexo benötigte eine Lösung, die Folgendes ermöglichte:
- Effizientere Personaleinsatzplanung zur Erfüllung der NHS-Dienstpläne und Vermeidung von Strafzahlungen
- Genauere Personaleinsatzplanung
- Geringerer Aufwand seitens der Manager für manuelle Personaleinsatzplanung
- Genaue Erfassung der geleisteten Arbeitsstunden für verbesserten Gehaltsabrechnungsprozess
- Senkung der Arbeitskosten
- Effiziente Verwaltung von Krankheit und Abwesenheit zur Reduzierung ungeplanter Fehlzeiten
Lösungen
In Zusammenarbeit mit UKG hat Sodexo an allen Krankenhäusern im Zentrum von Manchester eine moderne Lösung für Zeit- und Anwesenheitserfassung eingeführt. Die Mitarbeiter buchen nunmehr über biometrische InTouch-Terminals ein und aus. Eine moderne Personaleinsatzplanung gewährleistet, dass das richtige Personal zur richtigen Zeit am richtigen Ort eingesetzt wird. Vorgesetzte haben damit die Möglichkeit, die Planung in Echtzeit über eine einzige zentrale Ansicht zu verwalten.
Zeiterfassung und Anwesenheit
- Alle Mitarbeiter nutzen zum Ein- und Ausbuchen biometrische Terminals.
- Dadurch entfällt das Aufsuchen eines Managers zur Abzeichnung von Stundenzetteln.
- Da Abwesenheitsdaten hervorgehoben werden, können Manager zeitnah reagieren.
- Verspätungen können effektiv gehandhabt werden.
- Durch die genaue Erfassung geleisteter Stunden ließ sich der Verwaltungsaufwand für Rechnungsabwicklung und Gehaltsabrechnung reduzieren.
- Mitarbeiterplanung
- Dienstpläne lassen sich schnell und effizient erstellen.
- Dadurch wird sichergestellt, dass die richtigen Mitarbeiter zur richtigen Zeit mit der richtigen Aufgabe betraut werden.
- Genauere Personaleinsatzplanung
- Ermöglicht Managern eine kostengünstigere Erfüllung von SLAs, etwa durch Vermeiden unnötiger Überstunden.
- Frühwarnsystem für personelle Unterbesetzung ermöglicht Managern proaktive Suche nach Ersatz.
- Die Dienstpläne sind konkreter und stehen Mitarbeitern sechs Wochen im Voraus zur Verfügung.
- Hebt Mitarbeiter hervor, die bereit sind, zusätzliche Stunden zu übernehmen.
Ergebnisse
Dank der implementierten Workforce Management-Lösung profitiert Sodexo von erheblichen Vorteilen. Durch die optimierte Personaleinsatzplanung ließen sich die Kosten für Überstundenzuschläge um mehr als 44.000,00 GBP pro Jahr senken. Dies entspricht einer Reduzierung um 14 %. Allein im Einzelhandel wurden mittels verbesserter Personaleinsatzplanung 60.00,00 GBP (6 %) eingespart. Die höhere Schichtgenauigkeit ermöglichte eine Reduzierung der Ausnahmen von 25-30 % auf 2-4 %, was weit unter der angepeilten Marke von 7 % liegt. Durch den Wegfall der manuellen Aufgabenzuteilung sparen Vorgesetzte pro Woche mehr als drei Arbeitsstunden ein, dies entspricht zwei Vollzeitmitarbeitern. Vorgesetzte können SLAs außerdem kostengünstiger erfüllen.
