Kemira ist ein globaler Chemiekonzern mit Hauptsitz in Helsinki, der 5.000 Mitarbeiter in 37 Ländern beschäftigt. Mission des Unternehmens ist, den Alltag mit Hilfe seiner Chemieprodukte zu verbessern. Der Schwerpunkt liegt dabei auf Industrien mit hohem Wasserverbrauch: Zellstoff und Papier, kommunale und industrielle Wasseraufbereitung sowie Öl und Gas. Die Erzeugnisse werden eingesetzt, um Papierund Kartonprodukten eine optimale Qualität, Funktionalität und Festigkeit zu verleihen, die Sicherheit und Hygiene von Wasser zu gewährleisten und den Ertrag von Energieressourcen zu maximieren. Kemira verfügt über ein umfassendes Netzwerk von Experten, Produktionsanlagen und F&E-Zentren auf der ganzen Welt. 2020 feierte das international renommierte Traditionsunternehmen sein 100-jähriges Bestehen. Seit 1972 operiert es unter dem Namen „Kemira“, der im Zuge eines Namenswettbewerbs unter den Mitarbeitern entstand. „Kemira“ leitet sich von den finnischen Wörtern für Chemie, Mineralien und Nährstoffe ab: „kemiaa“, „mineraaleja“ und „ravinteita“.
“Der Punkt, der uns besonders ansprach, war das Dokumenten Management und insbesondere die Möglichkeit, die Funktionen zu konfigurieren und an lokale Prozesse anzupassen. So konnten wir die Workflows auf lokaler Ebene nach den Wünschen der einzelnen HR-Teams gestalten.”
Mirka Janhonen
Director, Digital HR and Workplace Development
Die Herausforderung
Kemira begann bereits vor mehr als 10 Jahren, mit SAP SuccessFactors zu arbeiten. Als Erstes wurde das Modul für Leistungsmanagement und Mitarbeiterentwicklung implementiert; später folgten weitere Module. 2016 wurde Employee Central für das Stammdatenmanagement eingeführt. In diesem Modul sind sämtliche Mitarbeiterstammdaten und globalen HRProzesse enthalten. Das dezentralisierte HR-Modell des Unternehmens hat zur Folge, dass ein Großteil der Personalarbeit auf lokaler Ebene stattfindet. Dies wiederum bedeutet, dass die HR-Teams in ihrer Arbeit in der Vergangenheit häufig auf (teils gedruckte) Word- oder Excel-Dokumente und andere manuelle Prozesse zurückgreifen mussten. „Da wir in 37 verschiedenen Ländern agieren, haben wir es mit vielen sprachlichen Herausforderungen zu tun, die mit einer einzigen globalen Plattform und einem dezentralen HR-Modell nicht effektiv in den Griff zu bekommen waren“, so Janhonen. Benötigt wurde ein mit der vorhandenen HRM-Plattform integrierbares System zur Optimierung des Dokumentenmanagements, das es den HRManagern ermöglichen sollte, Mitarbeiterdokumente, Vorlagen und andere Informationen einfacher hochzuladen, zu verwalten und abzurufen. Darüber hinaus sollte das System die HR-Teams dabei unterstützen, ihre lokalen HRProzesse und -Praktiken zu digitalisieren. Neben einer Steigerung der Effizienz erhoffte man sich, künftig auch robustere und transparentere Prozesse in Bereichen wie Compliance etablieren zu können. Janhonen betont, dass die Aussicht auf verbesserten Datenschutz ein Schlüsselelement war, als es darum ging, die Geschäftsleitung von der Idee zu überzeugen. „Wir wollten besser nachvollziehen können, über welche Dokumente die HR-Manager verfügen, und unseren Mitarbeitern besseren Einblick in die Daten geben, die über sie gespeichert sind“, so Janhonen. „Aus Sicht eines globalen Managers muss man in jedem Land, in dem ein Teammitglied sitzt, den jeweiligen Personalverantwortlichen kontaktieren. Bei zehn Teammanagern in zehn verschiedenen Ländern sind das also zehn einzelne Kontakte.“
Die Lösung
Nach Prüfung verschiedener Systeme entschied sich Kemira für die UKG HR Service Delivery Plattform, die den Document Manager (UKGs Lösung für Dokumenten Management) und People Assist (UKGs Anwendung für das Case Management) umfasst. Einer der Gründe für die Wahl der UKG-Lösung war die Möglichkeit der Integration mit dem SAP SuccessFactors Core System. UKG ermöglicht es, eine zusätzliche Integrationsebene hinzuzufügen. Das bedeutet unter anderem, dass die HR-Mitarbeiter direkt über das Portal von SuccessFactors Employee Central auf den Document Manager zugreifen können. Laut Kristiina Airola, ehemalige Managerin für HR-IT-Anwendungen und Arbeitsplatzentwicklung, die in Janhonens Team arbeitete, war neben der Integration auch die Möglichkeit, Prozesse zu lokalisieren und anzupassen, ein wichtiger Bestandteil der Kaufentscheidung. „Die Möglichkeit, Workflows nach unseren eigenen Vorstellungen zu gestalten, war ein wichtiges Element“, so Airola.
Die Implementierung fand in einem Jahr statt, das für die HR-Teams weltweit sehr herausfordernd war – denn aufgrund von COVID-19 waren große Flexibilität und rasches Handeln gefragt. Ein Schwerpunkt für Janhonens Team im Jahr 2020 war die Erarbeitung von Homeoffice- und hybriden Modellen, um sicherzustellen, dass die internationalen Kunden des Unternehmens ohne Unterbrechung bedient werden konnten. So konnte Kemira während der Pandemie den Betrieb aufrechterhalten, ohne Personal abbauen zu müssen.
Auch UKG musste angesichts der globalen Einschränkungen durch das Corona Virus reagieren und setzte den Großteil der Implementierung kurzerhand per Remote-Unterstützung um. Um potenzielle Hindernisse zu vermeiden, führt UKG bei der Einrichtung von People Assist sogenannte Co-Construction Workshops durch, in denen der Kunde definiert, welche Prozesse und Anfragen er benötigt. Diese werden dann sofort gemeinsam erstellt (In diesem Fall selbstverständlich ebenfalls remote). Der Kunde lernt hier, die benötigte Funktionalitäten zukünftig selbstständig einzurichten und das System autark zu bedienen. UKG führt in dieser Phase wöchentliche Follow-ups durch, in denen auftretende Probleme gemeinsam gelöst werden können. Außerdem wird ein monatlicher Termin zur weiteren Klärung von Fragen angeboten. Je kompetenter das Kemira-Team im Umgang mit der neuen Lösung wurde, desto weniger dieser Meetings waren erforderlich.
Das System wurde in 37 Ländern über einen Zeitraum von einem Jahr in zwei Wellen ausgerollt. In der ersten Welle wurde es in Ländern mit mehr als 100 Mitarbeitern implementiert (die zusammen 85 Prozent der Belegschaft ausmachen), in der zweiten Welle in den übrigen Ländern. Auch die Einführung der Funktionalitäten erfolgte in zwei Phasen: Der Document Manager wurde zuerst eingeführt, und erst nach erfolgreicher Implementierung kam People Assist hinzu.
Die Integration begann Ende Oktober 2019 mit dem 16. Dezember als erstem Starttermin für den Document Manager in den Ländern der ersten Welle für die HR-Organisation (nicht für Mitarbeiter oder Personalmanager) und dem vierten und letzten Termin im August 2020 für People Assist in den Ländern der zweiten Welle. Jeder einzelne der vereinbarten Termine konnte eingehalten werden.
Ein entscheidender Faktor für den Erfolg der Implementierung war die Begeisterung und Offenheit des Teams für das neue System – keine Selbstverständlichkeit, wenn man bedenkt, dass Personalabteilungen Veränderungen oft eher skeptisch gegenüberstehen. Zum Projektteam gehörte auch Anna Syrjänen, Concept Owner HR, deren Aufgabe darin bestand, die Implementierung in technischer Hinsicht mit Blick auf die vorhandene KemiraIT-Architektur zu begleiten, sowie ein spezieller IT-Spezialist. „Wir haben sie vollständig in Beschlag genommen“, sagt Janhonen, und fügt hinzu: „Das Projekt war von Anfang an von enger Zusammenarbeit geprägt. Das entspricht auch unserer üblichen Arbeitsweise.“
Auf Seiten von UKG fiel auf, dass Kemira kaum Supportanfragen stellte. Dies ist bei Integrationen mit Drittsystemen eher ungewöhnlich und zeigt, wie erfolgreich länderübergreifende Kommunikation und Wissensweitergabe vor dem Rollout sein kann.
Ergebnisse
Im Mittelpunkt des ursprünglichen Business Case standen Daten-Compliance und ein hohes Maß an Transparenz für Manager. Laut Angaben des Teams zeigt das qualitative Feedback der Stakeholder, dass die neue Lösung in diesen Bereichen auch tatsächlich zu den angestrebten Ergebnissen geführt hat.
Darüber hinaus zeigen sich die Mitarbeiter zufrieden mit den kürzeren Bearbeitungszeiten etwa von Urlaubsgenehmigungen und damit, dass sie nun auch selbst Zugriff auf das System und die darin über sie gespeicherten Daten haben.
Ebenfalls positiv ist die neu eingerichtete Möglichkeit, über lokale HRProzesse zu berichten. „Es macht die Arbeit der HR sichtbarer“, so Airola. „Personalabteilungen machen viel unsichtbare Arbeit. Sie verrichten wertvolle Aufgaben und kümmern sich um Anfragen. Manche HR-Manager in den kleineren Ländern erledigen diese Arbeit komplett im Alleingang.“
