Papierformulare und Excel-Listen gehört nicht die Zukunft!
Eines ist klar, die Digitalisierung macht auch vor der HR nicht Halt. Das Thema steht in vielen Personalabteilungen ganz oben auf der To-Do-Liste. Spätestens seit die Pandemie viele gewohnte Prozesse durcheinandergebracht hat. Aber: Was bedeutet Digitalisierung für die HR denn konkret?
Die Personalabteilung ist mit allen Bereichen eines Unternehmens eng verzahnt und kann nicht einfach über Nacht umgekrempelt werden. HR-Teams haben genügend Herausforderungen, mit denen sie täglich umgehen müssen. Ein zusätzlich ein großes IT-Projekt zu beginnen, erscheint für viele Unternehmen riskant.
Wie kan die Personalabteilung Digitalisierung erfolgreich angehen? Gibt es einen pragmatischen Weg? Dieser Artikel beleuchtet, wie schrittweise vorgegangen werden kann und gängige Fehler vermeiden werden können.
Das richtige Mindset
HR-Digitalisierung ist nicht nur ein Schlagwort und es umfasst viel mehr, als nur eine neue Software einzuführen. Sie lässt sich nicht als abgeschlossenes Projekt mit festen Deadlines planen. Digitalisierung bedeutet für die Personalabteilung einen längerfristigen Veränderungsprozess und einen tiefgreifenden Wandel aller Bereiche der Personalarbeit.
Alle sind davon betroffen: das gesamte HR-Team, Management, Führungskräfte und Mitarbeitende. Im Zentrum der Digitalisierung darf nicht nur die Technik stehen. Entscheidend ist, die Menschen zu begeistern und an Bord zu holen, um Unterstützung aus dem gesamten Unternehmen zu haben.
Der beste Zeitpunkt, um zu starten ist jetzt
Beginnen Sie möglichst schnell mit den ersten Schritten; der perfekte Zeitpunkt wird nicht kommen. Aber es verändert sich gerade schon so vieles – wollen Sie jetzt für noch mehr Unruhe sorgen? Der Einwand scheint berechtigt, nur: auf Phasen, in denen alles seinen ruhigen Gang gehen wird, dürfen Sie kaum noch hoffen.
Starten Sie nicht unbedingt vor der Haupturlaubszeit oder dem Jahreswechsel. Aber schieben Sie den Beginn nicht unnötig hinaus. Ihre Wettbewerber tun es auch nicht.
Wer hat den Hut auf?
Ernennen Sie Personen, die dieses Projekt leiten und das “Ownership” für Ihre HR-Digitalisierung übernehmen. Diese treiben den Wandel aktiv voran und sorgen dafür, dass alle Beteiligten gut miteinander arbeiten und kommunizieren.
Die Projektleiter, deren Wort Gewicht hat, genießen nicht nur das Vertrauen des Managements, sondern auch der Mitarbeitenden. Neben Zeit und Ressourcen für die Umsetzung der Digitalisierung, dürfen wichtige Aufgaben des Tagesgeschäfts nicht mit dem Projekt konkurrieren.
Holen Sie das Management und alle Abteilungen mit ins Boot
Reden Sie frühzeitig mit dem Management und zwar nicht nur, weil Sie deren Freigabe für die Budgets brauchen. Stellen Sie ein Team zusammen, aus Führungskräften unterschiedlicher Ebenen, aus Mitarbeitenden von HR, IT und anderen Fachabteilungen.
Bestimmen Sie gemeinsam Ziele, Erwartungen und Wünsche. Wie stellt sich das Management eine erfolgreiche HR-Digitalisierung vor? Welche KPIs müssen erreicht werden? Welche Verbesserungen wünschen sich Führungskräfte und Mitarbeitende? Nehmen Sie Ängste und Befürchtungen ernst. Planen Sie, wie Sie das Team regelmäßig über den Fortschritt informieren und Feedback einholen können.
Legen Sie Anforderungen und Prioritäten fest
Halten Sie Anforderungen und Ziele zentral fest, damit Sie nichts übersehen. So können Sie später Ihre Erfolge prüfen und nachweisen. Konzentrieren Sie sich zunächst nicht auf technische Details. Beschreiben Sie, welche Probleme gelöst oder welche Verbesserungen erreicht werden sollen. Zum Beispiel: Mitarbeitende können zukünftig ortsunabhängig Anträge und Anfragen an die HR-Abteilung online übermitteln. Alle Anfragen sollten bestenfalls innerhalb eines Werktages bearbeitet werden.
HR umfasst viele Bereiche und Prozesse: Recruiting, Mitarbeiterentwicklung, Lohnabrechnung, Personalplanung etc. Daher können Sie nicht alles auf einmal umstellen. Legen Sie Prioritäten fest: Wo liegen aktuell die größten Herausforderungen? Welcher Bereich hat das größte Optimierungspotenzial, um schnell Ergebnisse zu erzielen? Erstellen Sie eine Roadmap entsprechend Ihrer Prioritäten.
Speichern Sie Personaldaten zentral
Die Umsetzung erfolgt zwar Schritt für Schritt, die richtige Grundlage ist jedoch entscheidend: Alle HR-Prozesse basieren auf Daten. Führen Sie eine Lösung ein, in der alle HR-Daten zentral abgespeichert und bearbeitet werden können. So können alle Beteiligten stets auf aktuelle Daten zugreifen und Regelungen in Bezug auf Datensicherheit, Datenschutz und Compliance leichter einhalten.
Vermeiden Sie vorschnell einzelne Prozesse zu digitalisieren oder Insellösungen einzuführen. Wenn Sie Daten in unterschiedlichen Systemen pflegen, wird Ihre Arbeit eher erschwert und ineffizient, anstatt einfacher.
Digitalisieren und optimieren Sie Prozesse schrittweise
Gehen Sie nun die Digitalisierung des ersten Bereichs auf Ihrer Roadmap an. Übertragen Sie jedoch nicht einfach die bestehenden Prozesse in eine Software. Analysieren Sie Ihre bestehenden Prozesse: Wo haben Sie Schwächen? Wie können Sie diese optimieren? Welche Verbesserungen wollen Sie erreichen? Wollen Sie nur schneller werden und Kosten sparen – oder bessere Ergebnisse erzielen?
Definieren Sie zuerst den idealen Prozess „auf dem Papier“ und digitalisieren und testen Sie im nächsten Schritt. Sammeln Sie Erfahrungen: Klappt alles? Wo entstehen Probleme? Kommen alle Beteiligten klar damit? Passen Sie den Prozess nach und nach an und testen Sie weiter, bis Sie mit dem Ergebnis zufrieden sind.
Bei einfachen Prozessen, zum Beispiel bei reinen Verwaltungsaufgaben, klappt es schon nach ein paar Stunden. Komplexere Bereiche wie das Onboarding oder Leistungsbeurteilungen müssen Sie ggf. über mehrere Wochen testen und immer wieder Feedback einholen.
Schulen Sie Führungskräfte und Mitarbeitende
Der gesamte Erfolg der HR-Digitalisierung steht und fällt mit der Beteiligung und Akzeptanz der Mitarbeitenden. Das HR-Team, Führungskräfte und Angestellte müssen die neuen digitalen Services nutzen. Zudem ist es essenziell, Ängste und Vorbehalte abzubauen. Ein Beispiel: Sie stellen Ihren Führungskräften neue Analyse-Tools zur Verfügung. Mitarbeitende könnten sich unter Druck gesetzt fühlen, von jetzt an ihre Arbeit an Leitkennzahlen festmachen zu müssen. Schulen Sie vor allem die Führungskräfte, die neuen Tools richtig zu nutzen und ihren Teams zu helfen, die Chancen zu sehen.
Informieren Sie Ihre Mitarbeitenden regelmäßig auf Veranstaltungen, erstellen Sie Demos und eine Wissensdatenbank. Bilden Sie Paten aus, die ihre Kollegen unterstützen. Holen Sie regelmäßig Feedback ein und entwickeln Sie Ihre Trainingsangebote weiter.
Das Wichtigste zum Schluss: Bleiben Sie dran!
Geben Sie nicht auf, wenn es nicht gleich reibungslos läuft oder Sie nicht gleich die gewünschten Ergebnisse erzielen. HR-Digitalisierung ist ein Prozess der Veränderung. Fehler gehören dazu. Analysieren Sie, was bisher schiefläuft und aus welchen Gründen. Reden Sie mit allen Beteiligten. Messen und Optimieren Sie stetig.
Behalten Sie Ihr Ziel im Blick: Sie wollen nicht nur HR-Software einführen, sondern die vollen Potenziale der Digitalisierung nutzen. Sie möchten Ihre Personalarbeit nachhaltig voranbringen und damit das gesamte Unternehmen zukunftsstark machen.
