Die Bedürfnisse der Mitarbeitenden verändern sich ununterbrochen. Spätestens seit der COVID-19 Pandemie ist Unternehmen wirklich bewusst geworden, wie wichtig ein regelmäßiges Meinungsbild und eine transparente Kommunikation mit allen Mitarbeitenden ist, um eine langfristige Zufriedenheit zu gewährleisten. Gibt es Best Practices? Welche Tools helfen HR-lern in der operativen Umsetzung? Fakt ist: Setzen Unternehmen die verschiedenen Möglichkeiten sinnvoll ein, liefern sie detaillierte und zuverlässige Eindrücke über die Mitarbeiterbefindlichkeit und erleichtern eine zielgerichtete bidirektionale Kommunikation mit der gesamten Belegschaft. Die Aussagekraft der verfügbaren Nutzungs- und HR-Daten hängt dabei von der Qualität der eingesetzten Tools ab.
Fehlende Transparenz, irrelevante Inhalte, schlechte Formulierungen oder fehlende Logik können den Erfolg jeglicher Maßnahmen zur Steigerung der Mitarbeiterzufriedenheit mindern. Führt ein Unternehmen beispielsweise regelmäßige Mitarbeiterumfragen durch, muss beachtet werden, dass Mitarbeitende dazu neigen, sich selbst besser darzustellen oder die eigene Unzufriedenheit in bestimmen Kategorien absichtlich zu unterstreichen. Dadurch werden die Umfrageergebnisse verfälscht und ein verzerrtes Bild der Situation skizziert.
Der Return on Investment (ROI) von Kommunikationsmaßnahmen, Umfragen und Self-Service-Angeboten in einer Wissensdatenbank können bereits durch kleine Veränderungen optimiert werden. Mit unseren praktischen Tipps starten Sie heute mit der Weiterentwicklung Ihres Unternehmenserfolgs.
1. Transparenter Umgang mit wichtigen Themen
Fakt ist: Mitarbeitende wollen Transparenz. Dabei ist es egal, ob es sich um Informationen, Entscheidungen oder den Sinn und Zweck von Umfragen handelt. Die Belegschaft will wissen, was um sie herum – beruflich oder privat – passiert und wofür ihre Daten eingesetzt werden.
Unser Tipp: Indem Sie Faktoren wie Aktualität, Regionalität und Zielgruppengenauigkeit bei der Informationsverbreitung berücksichtigen oder Anonymität, Datenschutz sowie den Sinn und Zweck von Umfragen klar kommunizieren, schaffen Sie direkt die richtige Erwartungsgrundlage bei allen Mitarbeitenden. Dazu gehört auch ein Ausblick auf mögliche weiterführende Aktionen, konsequente Handlungen und Optimierungen, die anhand des erhobenen Nutzerverhaltens, Feedbacks oder der Umfrageergebnisse vorgenommen werden. So stellen Sie sicher, dass Mitarbeitende auch zukünftig engagiert Ihrer Kommunikation folgen, ihre Meinung transparent teilen und somit einen positiven Beitrag zur Unternehmensentwicklung leisten wollen.
2. Kurz & Knackig: Präzision und Übersichtlichkeit als Kommunikationsmodell
Eine einfache Wortwahl in der Kommunikation aus der Personalabteilung führt nicht zwangsläufig dazu, dass Mitarbeitende besser informiert oder zufrieden sind. Zu viele oder irrelevante Informationen (insbesondere für andere Standorte oder Belegschaftsgruppen) erhöhen die Wahrscheinlichkeit, dass sich Mitarbeitende nicht auf die HR-Kommunikation verlassen, diese erst gar nicht lesen und schneller zum Telefon greifen als selbst im System nachzuschauen. Sie verlieren wertvolle Zeit und werden von ihren eigentlichen Aufgabenbereich abgehalten.
Unser Tipp: Welche Informationen sind für welche Mitarbeitende relevant? Das ist die Frage mit der Sie beim Kommunikationskonzept grundsätzlich starten sollten. Zusätzlich sollten Sie immer so präzise wie möglich kommunizieren. Wollen Sie z.B., dass Mitarbeitende an Umfragen teilnehmen? Wählen Sie kurze, knappe Fragen und einen geringen Umfang. Wollen Sie, dass Mitarbeitende selbstständig Antworten auf HR-Fragen in der Wissensdatenbank finden? Definieren Sie die Inhalte präzise für die unterschiedlichen Zielgruppen und geben Sie nur Zugriffsrechte auf Dokumente und Formulare, die wirklich nützlich sind.
3. Mehrwert ist das A und O
Mitteilungen, Umfragen und E-Mails sollten nicht geschrieben werden, nur um zu kommunizieren. Jegliche Kommunikation aus der Personalabteilung sollte einen ganz bestimmten Zweck verfolgen - besonders aus der Perspektive der Mitarbeitenden! Unterteilen Sie Informationen lieber in mehrere Sektionen, um Ihre Belegschaft an den unterschiedlichen Standorten, im Büro oder der Produktion immer genau die Hinweise zu geben, die Sie auch benötigen. Wenn Sie eine Umfrage durchführen, kann eine Unterteilung in mehrere Seiten mit jeweils wenigen Fragen zu einer Thematik dabei helfen, Zusammenhänge zu verdeutlichen und das Volumen zu entzerren.
Unser Tipp: Nicht alles muss für jeden relevant sein. Nutzen Sie Technologien, um zu erkennen, wen was interessiert und wer zu welcher Zielgruppe gehört und erleichtern Sie mithilfe einer HR-Service-Delivery-Lösung den operativen HR Workload sinnvoll. Dann können sich Ihre HR-Kollegen wichtigen strategischen Aufgaben widmen und den Unternehmenserfolg von morgen sichern.
